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Das Geheimnis des Zeitmanagements, über das niemand redet 

Du hast also die Kunst des Zeitmanagements gemeistert. Du stehst immer noch vor einer ernsthaften Herausforderung.

Du kannst deinen Tag auf die Minute genau planen. Du kannst so diszipliniert sein wie ein gut ausgebildeter Soldat. Tut mir leid, das macht dich nicht zum Produktivitäts-Superstar. Den besten Nutzen aus deiner Zeit zu ziehen, bedeutet nicht, dass du deinen Zeitplan einhältst.

Effektives Zeitmanagement läuft darauf hinaus, deine Zeit bestmöglich zu nutzen, wenn das Leben deinen akribisch geplanten Zeitplan durcheinanderbringt.

Das Leben bringt deinen Zeitplan immer durcheinander

Die Experten, die ihre Produktivitätstipps, routinebasierten Systeme und Zeitmanagementtechniken verkaufen, sprechen selten über Strategien zum Umgang mit Störungen. Es ist viel zu einfach gesagt: “ Halte dich einfach an deinen Plan“. Natürlich funktioniert das Leben so nicht. Du musst diese Störfaktoren nicht nur umgehen, sondern du musst sie auch zu deinem Vorteil nutzen.

Das ist vielleicht die wichtigste Frage des Zeitmanagements, die du dir noch nie gestellt hast.

Wie bekommst du Dinge erledigt, wenn das Leben deine Pläne durchkreuzt?

So gehe ich heute damit um

Als ich heute Morgen am Flughafen ankam, erfuhr ich, dass sich mein Flug um drei Stunden verspätet hatte.

Ich kickte und klagte wie alle anderen auch, aber anstatt mich mit den Mitarbeitern am Schalter zu streiten oder verzweifelte Telefonate mit jedem zu führen, der zuhörte, setzte ich mich ans Gate und begann zu schreiben.

Nach und nach drängten andere Passagiere in den Gate-Bereich und bemerkten, dass sie es wie im Studium versucht hatten. Sie bildeten eine spontane Mitleidsgruppe und beklagten sich über verpasste Pläne, verpasste Meetings und den Verlust produktiver Zeit.

Ja, ich hab’s verstanden. Manche Leute haben echte Notfälle. Vielleicht waren einige dieser Passagiere von ihren Familien getrennt gewesen und wollten verzweifelt nach Hause gehen.

Aber die meisten Menschen hassen es einfach, wenn ihre Pläne geändert werden. Sie ärgern sich darüber, in einem Flughafen oder Wartezimmer zu sitzen. Und so beschweren sie sich, streiten sich und haben Mitleid.

Manchmal muss man das Gefühl haben, dass man etwas tut, um das Problem zu lösen, auch wenn es keine realistische Lösung gibt.

Wir verschwenden zu viel Zeit, indem wir gegen die Realität ankämpfen und uns über die Ungerechtigkeit von Dingen beschweren, die wir nicht kontrollieren können.

Bekämpfe deinen Instinkt

Es liegt in der menschlichen Natur, emotional zu werden, wenn sich jemand oder etwas in dein Leben einmischt. Man hatte Pläne, Ziele, eine To-Do-Liste, was auch immer. Du musst deine Frustration an jemandem oder etwas auslassen. Ich verstehe das. Es fühlt sich gut an, aber es hat keinen Zweck.

Sobald du den Schock überwunden hast, können diese Momente der Unannehmlichkeiten ein Segen für deine Produktivität sein.

Trete einen Schritt zurück von der emotionalen Achterbahnfahrt und bewerte deine Situation logisch statt emotional.

Mit dieser einfachen Checkliste kannst du deiner emotionalen Reaktion auf den Schock mit dem Ruck die Kontrolle entziehen und überlegtere Entscheidungen treffen.

Liegt dies außerhalb deiner Kontrolle?

Die Antwort lautet fast immer nein. Wenn Scheiße passiert, liegt es fast immer außerhalb deiner Kontrolle. Das ist es, was es so frustrierend macht.

Wir erkennen das nicht immer mitten im Geschehen. Diese Tatsache anzuerkennen, kann dazu beitragen, dich zu beruhigen, und es dir ermöglichen, zu beurteilen, ohne dass emotionale Schwankungen dein Urteilsvermögen beeinträchtigen.

Gibt es etwas, was du dagegen tun kannst?

Manchmal kannst du die Auswirkungen von Unterbrechungen in deinem Zeitplan mildern.

Vielleicht kannst du einen anderen Flug finden, das Meeting verschieben oder jemanden bitten, dir zu helfen.

Manche Leute verwechseln Klagen, Grübeln oder Schmollen mit konkreten Aktionen, die die negativen Auswirkungen mindern. Vielleicht gewinnst du durch diese Art von Verhalten emotionale Befriedigung, aber es trägt nicht zur Verbesserung deiner Situation bei.

Wenn du zu dem Schluss kommst, dass du etwas dagegen tun kannst, geh zur nächsten Frage über. Wenn du nichts gegen deine Situation tun kannst, überspringst du die nächste Frage und gehst zur nächsten über.

Lohnt es sich, etwas dagegen zu unternehmen?

Jetzt machst du eine kleine Kosten-Nutzen-Analyse. Lohnt sich der Preis für die Milderung deiner Störungen? Diese Analyse ist in der Regel subjektiv, aber es lohnt sich trotzdem, sie als Gesundheitscheck durchzuführen.

Nehmen wir als Beispiel einen verspäteten Flug.

Lohnt es sich, auf Standby zu fliegen, durch das Terminal zu hetzen und mit dem Stress fertig zu werden, eine Stunde früher nach Hause zu kommen? Das ist etwas, das du je nach den Umständen selbst entscheiden musst.

Allzu oft unternehmen wir mildernde Schritte aus dem Wunsch heraus, etwas zu tun, irgendetwas, um die wahrgenommene Ungerechtigkeit zu beheben. Die Realität zu akzeptieren und Wege zu finden, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen, wird uns oft besser helfen.

Wie kannst du deine Zeit besser nutzen?

Warum nicht einfach hier anfangen? Warum die Präambel der früheren Fragen durchgehen? Wenn das für dich in Ordnung ist, mach nur weiter. Ich finde, dass ich zuerst die vorhergehenden Fragen durchgehen muss; es hilft mir, einen emotionalen Zustand zu erreichen, in dem ich die Antworten, die ich in dieser Phase entdecke, akzeptieren kann.

Als mein Flug Verspätung hatte, beschloss ich, mich nicht zu beschweren. Ich habe mich gegen einen Standby-Flug für einen früheren Flug entschieden. Ich wollte das Geschenk der Zeit nutzen, um etwas für mich Wichtiges zu erreichen. Ich brauchte volle Konzentration, um diese Zeit produktiv zu nutzen.

Erweitere deinen Horizont, während du über die Frage nachdenkst, wie du deine Zeit besser nutzen könntest. Begrenze dich nicht auf etwas Arbeitsbezogenes. Vielleicht kannst du die Zeit mit persönlicher Entwicklung, Lesen oder dem Einüben einer Qualifikation verbringen. Die einzige Regel ist, dass du etwas wählst, das dir wichtig ist.

Entscheide selbst

Nun, da du deine Situation und deine verfügbaren Optionen bewertet hast, kannst du eine begründete Entscheidung treffen.

Es dauert nur wenige Minuten, diesen Prozess zu durchlaufen. Im Leben kommt es zu Veränderungen, wie du mit den unerwarteten Angelegenheiten ebenso umgehst wie mit deiner akribischen Planung, entscheidest du.

Mathias Diwo I Futurist , Keynote-Speaker, Autor


Mathias schreibt über transformative Digital- und Technologietrends, der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Die Entwicklungen der Megatrends: von Cloud bis KI, von AR/VR bis 5G, den digitalen Arbeitsplatz, Management, Leadership und die Zukunft der Arbeit. Lade ihn ein, bei deiner nächsten Veranstaltung zu sprechen.

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