Kollaboration ist eines der wichtigsten Elemente, wenn es um den Erfolg eines Unternehmens geht. Kein Arbeitsplatz kann ohne effiziente Kollaboration erfolgreich sein, daher sollte ihre nahtlose Umsetzung eine der obersten Prioritäten eines Unternehmens sein.
Was ist Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?
Wenn Personen als Team zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, spricht man von Kollaboration. Am Arbeitsplatz bezieht sich diese Definition auf Kollegen und Teammitglieder, die an bestimmten Projekten arbeiten, die ständige Kommunikation und Teamarbeit erfordern. Egal, ob ein Team in einem Büro arbeitet oder ob einige Mitglieder aus der Ferne arbeiten, die Kollaboration ist notwendig, um die Arbeit zu erledigen.
Effiziente Kollaboration, d.h. eine reibungslose, nahtlose und offene Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern, ist für einen produktiven Arbeitsablauf unerlässlich, vor allem, wenn es darum geht, große Geschäftsprojekte in Angriff zu nehmen. Sie ermöglicht optimierte Geschäftsabläufe und steigert das Erfolgspotenzial. Sie fördert gesunde berufliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern.
Der Arbeitsplatz von heute
Der Arbeitsplatz von heute verbindet traditionelle Methoden mit modernen, hochtechnologischen Lösungen für die Kollaboration, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, der allen Teammitgliedern gerecht wird. Bei einem kollaborativen Arbeitsplatz finden die Teammitglieder alle benötigten Werkzeuge und Ressourcen auf einer Plattform. Außerdem können sie auf dieser Plattform miteinander kommunizieren und sich abstimmen, wodurch sie ihre Arbeit viel schneller erledigen können.
Die Notwendigkeit der Kollaboration ist in den letzten Jahren durch die Veränderungen, die die Coronavirus-Pandemie mit sich gebracht hat, noch deutlicher geworden. Glücklicherweise gibt es inzwischen mehrere Online-Tools für die Zusammenarbeit, die effiziente Teamprozesse trotz räumlich getrennter Arbeitsumgebungen ermöglichen. Berichten zufolge haben digitale Plattformen die Produktivität der Beschäftigten um etwa 30 % gesteigert.
Die Abhängigkeit von digitalen Tools kann jedoch auch gewisse Herausforderungen mit sich bringen. Die Beschäftigten müssen in der Regel zwischen verschiedenen Apps und Plattformen wechseln, um zusammenzuarbeiten und vollen Zugriff auf ihre Dateien und Dokumente zu erhalten. Das kann wertvolle Zeit verschlingen, die für den Fortschritt der Arbeit genutzt werden könnte.
Die 9 größten Herausforderungen bei der Kollaboration und wie du sie meistern kannst
Kollaboration ist nicht immer leicht zu erreichen. Im Folgenden findest du die häufigsten Hindernisse bei der Schaffung eines kollaborativen Raums am Arbeitsplatz.
1. Die Schwierigkeit, eine nahtlose Kommunikation zu erreichen
Es ist wichtig, eine Kultur der offenen Kommunikation am Arbeitsplatz zu fördern. Manchmal wird die Zusammenarbeit behindert, wenn die Teammitglieder nicht das Gefühl haben, dass sie offen kommunizieren können oder wenn es keine einheitliche Plattform gibt, auf der alle Teammitglieder ihre Gedanken und Meinungen äußern können.
Wenn die Teammitglieder nicht das Gefühl haben, dass sie kommunizieren können, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie sich beteiligen, was zum Scheitern des Projekts führen kann.
Die Lösung:
Führungskräfte müssen aktiv auf ihre Teammitglieder zugehen und sie ermutigen, ihre Erkenntnisse und Ideen einzubringen. Sie müssen Gelegenheiten schaffen, bei denen offene Diskussionen mit jedem Mitarbeiter stattfinden können. Vielleicht müssen sie auch in eine Reihe von Instrumenten investieren, die ihnen helfen, eine effiziente Kommunikation zu erreichen.
2. Mangel an einer klaren Vision
Auf ein unklares Ziel lässt sich nur schwer hinarbeiten. Ohne ein klares Bild davon zu haben, was letztendlich erreicht werden soll, könnten die Teammitglieder gedankenlos arbeiten, was Produktivität, Motivation und Effizienz erheblich beeinträchtigen würde.
Das Fehlen eines definierten Ziels kann es den Führungskräften auch erschweren, Verantwortung und Aufgaben an die einzelnen Teammitglieder zu delegieren. Dies wiederum kann zu negativen Gefühlen gegenüber einem Projekt beitragen und die Arbeitssynergie behindern. Mitarbeiter sind der Zusammenarbeit eher abgeneigt, wenn ihnen keine Leistungsindikatoren vorgegeben werden oder wenn sie nicht verstehen, was der Rest des Teams zum Erfolg des Projekts beiträgt.
Die Lösung:
Die Teammitglieder müssen sich regelmäßig treffen, um Ziele festzulegen und zu besprechen. Sie müssen auf dem Laufenden gehalten werden, wenn es darum geht, den Fortschritt zu analysieren und Änderungen vorzunehmen, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben können. Es wäre auch hilfreich, wenn sie über eine einheitliche Plattform kommunizieren und Projektänderungen in Echtzeit sehen könnten.
3. Die Notwendigkeit, Vielfalt zu fördern
Keine zwei Menschen haben den gleichen Arbeitsstil. Manche fühlen sich im Alleingang wohl, während andere sich in Gruppen wohlfühlen. Außerdem haben Teams in der Regel Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Kontexten. Es ist nicht immer einfach, sie zusammenzubringen und dafür zu sorgen, dass sich alle einbezogen fühlen, wenn es darum geht, Wege für die Zusammenarbeit zu finden.
Die Lösung:
Ähnlich wie bei der Förderung einer nahtlosen Kommunikation ist es auch bei der Förderung der Vielfalt wichtig, eine offene Interaktion zu fördern. Dies trägt dazu bei, dass der Arbeitsplatz integrativer wird. Außerdem müssen wirksame Delegations- und Konfliktlösungspläne aufgestellt werden. Die Teammitglieder sollten sich darüber im Klaren sein, welchen Wert sie für das Team haben und welche besonderen Aufgaben sie erfüllen müssen, um ein Projekt erfolgreich zu machen.
4. Vertrauen zwischen den Teammitgliedern entwickeln
Vertrauen ist eines der Schlüsselelemente der Zusammenarbeit, und es ist fast unmöglich, Vertrauen zwischen Teammitgliedern aufzubauen, die nicht miteinander kommunizieren. Es dauert eine Weile, bis Vertrauen aufgebaut ist. Aber es ist wichtig, denn es schafft ein Arbeitsumfeld, das Wachstum, Synergie und Produktivität fördert.
Die Lösung:
Vertrauen erfordert eine aktive und bewusste Kommunikation mit jedem Teammitglied am Arbeitsplatz, und jeder Arbeitnehmer muss sich wohl fühlen, wenn er sich äußert. Um das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern schneller herzustellen, müssen Führungskräfte klare Grenzen und Ziele setzen und sich für Offenheit und Kommunikation im gesamten Team einsetzen.
5. Mangelnde Produktivität
In einer Büroumgebung ist eines der Haupthindernisse für die Produktivität der Mangel an Feedback. Teammitglieder brauchen oft Anerkennung oder eine Bewertung ihrer Bemühungen und Leistungen.
Ein weiteres Hindernis ist die Verwendung traditioneller Kommunikationsmethoden, wie z. B. E-Mail. Es kann einige Zeit dauern, bis wichtige Personen auf E-Mail-Nachrichten antworten, was den Arbeitsablauf erheblich behindern kann.
Die Lösung:
Schnelle Antworten und zeitnahes Feedback sind notwendig, um einen produktiven Arbeitsplatz zu schaffen. Erwäge den Wechsel zu einer Instant-Messaging-Plattform, um schneller zu kommunizieren, und gib klare Anweisungen, wenn du Aufgaben und Projekte kommentierst.
In den ersten Wochen nach der Einführung eines neuen Kanals für die Zusammenarbeit wirst du vielleicht einen Rückgang der Produktivität feststellen. Das ist normal, weil deine Teammitglieder noch lernen, sich auf der neuen Plattform zurechtzufinden und herauszufinden, wie sie sie am besten zur Unterstützung ihrer Arbeit nutzen können. Mit etwas Zeit und der richtigen Anleitung kannst du die Produktivität deines Teams jedoch wiederherstellen oder sogar steigern.
6. Negative Denkweise der Mitarbeiter
Negatives Denken kann sich schnell verbreiten, und die pessimistische Sichtweise einer Person reicht aus, um alle anderen Teammitglieder zu beeinflussen. Wenn ein Teammitglied anfängt, darüber zu reden, wie unmöglich oder schwierig ein Projekt ist, könnten andere Teammitglieder anfangen, die gleiche Denkweise zu übernehmen.
Die Lösung:
Als Führungskraft liegt es an dir, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern. Ermutige das Team, kreative und innovative Lösungen zu finden, wenn es darum geht, Probleme anzugehen, und erinnere jedes Teammitglied an seinen Wert für die Organisation und das Unternehmen.
7. Organisatorische Silos beseitigen
Unternehmen haben schon seit langem mit Silos zu kämpfen, und diejenigen mit stark verteilten Arbeitsteams stehen vor einer zusätzlichen Herausforderung. Abteilungen sind vielleicht nicht immer bereit, Informationen miteinander zu teilen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit behindern kann. Remoteteams müssen auf dem Laufenden gehalten und eingebunden werden, um sicherzustellen, dass das gesamte Team auf dem gleichen Stand bleibt.
Die Lösung:
Erstelle Arbeitsanweisungen und informiere jedes Teammitglied darüber, was es zu tun hat und welche Protokolle es befolgen muss, bevor es seine Arbeit aufnimmt. Halte dies in einem schriftlichen Memo oder Dokument fest und mache es allen Teammitgliedern leicht zugänglich. So können sie jederzeit nachschlagen, wenn sie es brauchen.
8. Zögern der Beschäftigten und mangelnde Einhaltung von Regeln
Dies wird auch als mangelnde Akzeptanz bezeichnet. Wie bereits erwähnt, neigen einige Beschäftigte dazu, lieber allein zu arbeiten. Dies kann jedoch zu Isolation und mangelnder Kommunikation zwischen den Teammitgliedern führen. Diejenigen, die alleine arbeiten, könnten dann wertvolle Erkenntnisse von anderen Kollegen verpassen, was sie daran hindern könnte, ihre Arbeitsweise zu optimieren.
Manchmal ziehen es die Beschäftigten auch vor, an alten Methoden festzuhalten oder externe Plattformen zu nutzen, die wertvolle Daten in Gefahr bringen könnten. Führungskräfte sind vielleicht nicht in der Lage, die Bedeutung der Zusammenarbeit zu verdeutlichen, und die Mitarbeiter fühlen sich nicht gezwungen, effektiv mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
Die Lösung:
Wenn du eine neue Plattform oder Technik für die Zusammenarbeit einführst, achte darauf, dass sie so benutzerfreundlich wie möglich ist. Dein Team muss sich auf der Plattform zurechtfinden und die Umstellung muss für sie problemlos sein. Außerdem müssen sie genügend Zeit und Unterstützung bekommen, um sich richtig umzustellen und den Wert der neuen Methoden zu erkennen. Gewohnheiten und Komfortzonen sind schwer zu verlassen, aber Zeit und Übung können den Übergang erleichtern.
9. Übersättigung mit Ideen
Du hast wahrscheinlich schon von dem Sprichwort gehört: „Zu viele Köche verderben den Brei“. Auch wenn ein Team aus klugen Köpfen besteht, können zu viele Leute, die an derselben Aufgabe arbeiten, den Erfolg behindern. Zu viele Entscheidungsträger oder Projektleiter könnten zum Beispiel eine endlose Feedbackschleife erzeugen, die mehr schadet als nützt. Außerdem könnten die Teammitglieder dadurch die Ziele des Projekts aus den Augen verlieren.
Die Lösung:
Die Teammitglieder müssen sich über ihre individuellen Verantwortlichkeiten im Klaren sein und Ansprechpartner benennen. Das sind die Personen, die dafür verantwortlich sind, wie ein Projekt abläuft, und die das letzte Wort haben, wenn es um ein Projekt geht. Zwei oder drei Personen können Feedback geben, aber mehr als das könnte die Dinge zu sehr erdrücken.
Der digitale Arbeitsplatz und wie er die Kollaboration am Arbeitsplatz verbessern kann
Der digitale Arbeitsplatz kann Unternehmen eine Plattform bieten, auf der sie effektiv und effizient miteinander kommunizieren, Dateien und Dokumente austauschen, Fortschritte verfolgen und wichtige Termine und Fristen im Auge behalten können. Außerdem sind sie benutzerfreundlich gestaltet und verfügen über starke Sicherheitsmaßnahmen, die die Unternehmensdaten schützen und die Sicherheit der Nutzer gewährleisten.
Digitale Arbeitsplätze ermöglichen eine optimale Zusammenarbeit. Mit ihnen können Teams virtuelle Besprechungen abhalten, schnell über Instant Messaging kommunizieren und bequem Arbeitsunterlagen austauschen, was Zeit und Energie spart und die Produktivität steigert. Du und dein Team können Projekte effizienter abwickeln und ein kollaboratives und integratives Umfeld fördern.