Revolutioniere Dein Büro: Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft!

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

In unserer zunehmend vernetzten Welt hat der digitale Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle eingenommen. Es handelt sich dabei um eine Umgebung, in der Mitarbeiter auf die für ihre Arbeit benötigten Ressourcen und Anwendungen zugreifen können, unabhängig von Zeit und Ort. 

In dieser Ära, in der Daten das neue Gold sind, bildet der digitale Arbeitsplatz die Infrastruktur, die Unternehmen benötigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Er ermöglicht eine agile und adaptive Belegschaft, die auf Marktanforderungen reagieren kann, und fördert gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch Flexibilität.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine technologiebasierte Umgebung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit von jedem Ort aus zu erledigen. Er umfasst in der Regel eine Reihe von Tools und Plattformen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Hier sind einige Schlüsselelemente eines digitalen Arbeitsplatzes:

• Kollaborationswerkzeuge: Diese ermöglichen den Mitarbeitern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Beispiele hierfür sind Projektmanagement-Tools, gemeinsam genutzte Dokumente und Chat-Apps.

• Cloud-basierte Anwendungen: Diese Anwendungen ermöglichen den Zugriff auf wichtige Daten und Ressourcen von überall aus. Sie können auch die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Daten erhöhen.

• Mobile Technologien: Mit Hilfe von Mobilgeräten können Mitarbeiter von jedem Ort aus auf ihre Arbeit zugreifen.

• Video-Konferenz-Tools: Diese Werkzeuge unterstützen virtuelle Meetings und Präsentationen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Beziehungen zu Kollegen zu stärken.

• Digitale Lernplattformen: Diese Plattformen unterstützen die kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter.

• Automatisierungstools: Diese Tools können Routineaufgaben automatisieren, um die Produktivität zu steigern und Fehler zu reduzieren.

Ein digitaler Arbeitsplatz kann auch dazu beitragen, eine stärkere Unternehmenskultur zu schaffen, indem er eine konstante Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Überblick über den digitalen Arbeitsplatz

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie und wo Menschen arbeiten, verändert. Aufgrund der immensen Verlagerung hin zur Fern- und Hybridarbeit nach der Pandemie ist der Arbeitsplatz nicht mehr ein physischer Raum, ein Büro oder ein Schreibtisch, an dem die Beschäftigten während der regulären Bürozeiten arbeiten. 

In der heutigen Umgebung, in der man immer verbunden ist und sofortigen Zugriff auf die Daten hat, verschwimmt der Unterschied zwischen dem physischen Büro und dem Ort, an dem die Arbeit erledigt wird.

Verteilte Belegschaften, die rasante Entwicklung internetfähiger Geräte und die sich ändernden Bedürfnisse der modernen Arbeitnehmer sind die Hauptgründe für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. 

Und je digitaler die Arbeitsplätze werden, desto mehr kommunizieren und arbeiten die Beschäftigten auf nie dagewesene Weise zusammen. Um den veränderten Arbeitsweisen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden, beginnen führende Unternehmen damit, eine neue Arbeitsumgebung, den digitalen Arbeitsplatz, einzuführen.

Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Flexibilität

Millennials stellen den größten Teil der Arbeitskräfte dar, und ein digitaler Arbeitsplatz ist der Schlüssel, um diese Generation anzuziehen, zu halten, zu binden und zu motivieren. Das liegt daran, dass der digitale Arbeitsplatz es den Beschäftigten ermöglicht, auf den Geräten ihrer Wahl zu arbeiten und außerdem flexible Arbeitszeiten zulässt, um den modernen Arbeitsstil zu unterstützen.

Die Flexibilität, die digitale Arbeitsplätze bietet, sorgt für eine bessere Work-Life-Balance, steigert das Engagement der Beschäftigten und ermöglicht es ihnen, aus der Ferne mit optimaler Produktivität zu arbeiten.

Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

An digitalen Arbeitsplätzen müssen die Beschäftigten keine Meetings vor Ort abhalten, um mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Kommunikations- und Kollaborationstools wie Teams, Asana, Zoom, Slack usw. ermöglichen asynchrone und synchrone Kommunikation, damit die Beschäftigten jederzeit miteinander in Kontakt bleiben können, auch wenn sie nicht im Büro sind. 

Außerdem können Teammitglieder Informationen wie Projektdokumente, Nachrichten und andere Dateien schnell von ihren mobilen Geräten aus teilen und darauf zugreifen, wodurch ein nahtloser digitaler Arbeitsplatz geschaffen wird.

Zugang zu Informationen

Hast du jemals Zeit mit der Suche nach einem Dokument verschwendet, das dir dein Kollege letzten Monat gemailt hat, oder nach dem Netzlaufwerks-Ordner, in dem du dein letztes Protokoll des Kundengesprächs abgelegt hast?

Die Suche nach Informationen zum richtigen Zeitpunkt kann schwierig sein, da alle wichtigen Arbeitsdokumente über Sharepoint, Google Drive, OneDrive, E-Mail-Anhänge, Intranetportale und sonstige Ordner verstreut sind.

Digitale Arbeitsplätze lösen diese Herausforderung, indem sie es Teammitgliedern ermöglichen, alle Inhalte und Informationen an einem Ort zu sammeln. Ein zentraler Ort für alle Dateien, Dokumente, Weblinks und andere Medien erleichtert es den Beschäftigten, unabhängig von ihrem Standort von jedem Gerät aus auf Informationen zuzugreifen, wann immer sie sie brauchen.

Gesteigerte Effizienz

Wusstest du, dass die Arbeitsüberlastung die Produktivität enorm senken kann, weil die Beschäftigten nicht genug Zeit haben, um ihre Aufgaben zu erledigen?

Da es in einem erfolgreichen Unternehmen vor allem darum geht, effizient zu sein und in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, ist ein digitaler Arbeitsplatz das Gebot der Stunde. 

Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es den Beschäftigten, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen und ihre Produktivität zu steigern, da sie nicht mehr pendeln müssen, keine Zeit mehr für die Suche nach Informationen aufwenden müssen, nicht mehr auf die Lösung von IT-Anfragen warten müssen usw.

Ein digitaler Arbeitsplatz kann erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringen:

• Reduzierung der Ausgaben für Büroräume durch flexibles Arbeiten

• Einsparungen bei Reisekosten durch die Nutzung digitaler Kommunikationstools

• Senkung der IT-Kosten durch den Einsatz von Cloud-Diensten und SaaS-Lösungen

Wissensmanagement und -austausch

Stell dir vor, deine Führungskraft mit jahrelanger Erfahrung beschließt, zu einem anderen Unternehmen zu wechseln oder in den Ruhestand zu gehen. Er nimmt wertvolles Wissen mit und es wird für dich ein harter Kampf, den Grundstein für eine effiziente Belegschaft zu legen.

Unternehmen verlieren jedes Jahr Millionen an Euros, weil Mitarbeiter ihr Wissen nicht teilen.

Ein digitaler Arbeitsplatz nutzt Wissensmanagementsysteme, die das wertvolle Wissen und die Erfahrung von Führungskräften und Mitarbeitern bewahren, auch wenn sie nicht mehr Teil des Unternehmens sind. Mit diesen Systemen können deine Mitarbeiter bei Bedarf einfach auf diese Informationen zugreifen und ohne Probleme weiterarbeiten.

Die Checkliste für den digitalen Arbeitsplatz

Hier ist eine Checkliste für die Erstellung eines Fahrplans für deinen digitalen Arbeitsplatz.

1. Bewertung des aktuellen Zustands des Arbeitsplatzes - Dies beinhaltet die Bewertung der technischen Fähigkeiten, des Qualifikationsniveaus der Belegschaft und der Fähigkeit der Organisation, sich an Veränderungen anzupassen.

2. Interessenvertreter und Beteiligung - Identifiziere den Auftraggeber, die wichtigsten Interessenvertreter in allen Funktionen und die aktuellen Interessenvertreter für die im Umfang definierten Tools und Dienstleistungen.

3. Entwurf eines Fahrplans für den digitalen Arbeitsplatz - Definiere klare, erreichbare Unternehmensziele, lege feste Zeitpläne fest, erstelle Kennzahlen, die Aufschluss über den Fortschritt des Veränderungsprojekte geben, und gehe auf mögliche Hindernisse innerhalb der Strategie ein.

4. Steuerung - Die Roadmap sollte klare Verantwortlichkeiten und eine klare Steuerung haben. Dein digitaler Arbeitsplatz kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn der Lebenszyklus der Informationen und die entsprechenden Steuerungsregeln festgelegt und umgesetzt werden.

5. Baue deinen Instrumentenkasten auf - Ein digitaler Arbeitsplatz muss die richtigen Werkzeuge und Technologien enthalten, die die Beschäftigten für ihre Arbeit benötigen. Die Werkzeuge sind für jedes Unternehmen unterschiedlich und hängen von den jeweiligen Geschäftsanforderungen ab.

6. Implementierung - Lege den Ansatz für die Einführung von Diensten und Software fest.

7. Change Management - Beziehe das Change Management Team mit ein.

8. Messung - Lege Erfolgsmetriken und KPIs fest, um den Erfolg deines Plans für den digitalen Arbeitsplatz zu messen.

Was sind die wichtigsten Elemente eines Digital Workplace?

Hier sind die verschiedenen Elemente eines digitalen Arbeitsplatzes, die du berücksichtigen solltest.

Menschen

Der erfolgreiche Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz hängt letztlich von den Menschen ab, denn die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht es den Mitarbeitern, das Wissensmanagement voranzutreiben, auf sinnvolle Weise zusammenzuarbeiten, nach flexiblen Zeitplänen zu arbeiten und jederzeit über einen Cloud- basierten Server oder eine Anwendung auf Informationen zuzugreifen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du einen messbaren Mehrwert für deine Mitarbeiter an einem digitalen Arbeitsplatz erzielen kannst:

• Biete Anwendungen an, die den Beschäftigten helfen, Möglichkeiten für neue Arbeitsmethoden zu erkennen.

• Stelle Werkzeuge und Technologien zur Verfügung, mit denen du neue Produkte schnell erforschen, entwickeln und anbieten kannst.

• Ermögliche den Beschäftigten, die benötigten Informationen leicht zu finden, um ihre Kunden besser zu bedienen und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.

• Stelle den Mitarbeitern Werkzeuge und Technologien zur Verfügung, die ihnen helfen, die Geschäftsprozesse und Funktionen so auszuführen, wie sie derzeit konzipiert sind.

• Stelle die richtigen Werkzeuge für die Mitarbeiter bereit, damit sie ihre Arbeit zur richtigen Zeit erledigen können.

Werkzeuge

Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz sollen die Qualität des Arbeitslebens, die Erfahrung der Beschäftigten und ihre Produktivität verbessern, indem sie sie mit den Ressourcen ausstatten, die es ihnen ermöglichen, von jedem Gerät und an jedem Ort zu arbeiten und sich zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Einige der digitalen Tools, die jeder moderne Arbeitsplatz beinhalten muss, sind: 

• Kommunikationstools - Teams, Slack, Zoom

• Tools für die Zusammenarbeit - Google Docs, M365

• Projektmanagement-Tools - Wrike, Asana

• Wissensmanagement-Tools - Zendesk, Freshdesk, Zoho Desk

• CRM-Systeme - HubSpot, Salesforce, Pipedrive

• Human Capital Management-Systeme - Workday, Datev, Personio, Haufe

Kommunikation

Die Kommunikation, d.h. die Interaktion und Zusammenarbeit in Echtzeit oder nahezu Echtzeit von einem oder mehreren Standorten aus, ist für den Erfolg eines digitalen Arbeitsplatzes entscheidend. 

Kommunikations- und Kollaborationstools, die eine Zwei-Wege-Kommunikation unterstützen, tragen zu einer effektiven Kommunikation an einem digitalen Arbeitsplatz bei.

Analytik

Analytik ist eine der wichtigsten Komponenten eines digitalen Arbeitsplatzes. Detaillierte und intelligente Analysewerkzeuge verwandeln die riesige Menge an unterschiedlichen Daten, die an einem digitalen Arbeitsplatz anfallen, in verwertbare Erkenntnisse, die dir helfen, wichtige Entscheidungen zu treffen und deinen Wettbewerbsvorteil auszubauen.

Management

Eine digitale Arbeitsumgebung erfordert ein System, mit dem du jedes Projekt verfolgen kannst, vor allem, wenn die Teammitglieder über mehrere Standorte verteilt sind. Dies erfordert wahrscheinlich folgendes:

• Projektmanagement - Festlegung von Richtlinien, Verfahren und Grundsätzen für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts von der Konzeptions- bis zur Abschlussphase.

• Fallbearbeitung - Verarbeitung von Informationen durch eine Kombination aus digitalisierten Arbeitsabläufen und menschlichen Entscheidungen, um unvorhersehbare und nicht-routinemäßige Geschäftsprozesse auszuführen.

• Prozessmanagement - Erstellen, Bearbeiten und Analysieren interner Prozesse, um den aktuellen Zustand der Organisation zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Hier erfährst du, warum Unternehmen den Aufbau eines digitalen Arbeitsplatzes in Betracht ziehen sollten.

Spitzentalente anziehen

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, entsprechen der sich wandelnden Dynamik und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt. Daher ziehen digitale Arbeitsplätze potenzielle Talente an, die Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance legen.

Geringere Betriebskosten

Durch die Installation von Elementen eines digitalen Arbeitsplatzes können viele Ausgaben für den physischen Arbeitsplatz gesenkt werden, wie z. B. die monatlichen Kosten für Immobilien, Strom, Möbel usw. Wenn herkömmliche Meetings, Konferenzen oder Schulungen durch virtuelle Interaktionen ersetzt werden, lassen sich außerdem erhebliche Einsparungen bei Autofahrten, Flugkosten, Hotels, Mietwagen, Energie usw. erzielen.

Verbesserung der Kundenerfahrung

Mit Einrichtungen von modernen Medien können Kunden innerhalb von Minuten auf den Kundendienst zugreifen und erhalten so die benötigten Informationen und Unterstützung, ohne tagelang warten zu müssen.

Das verbessert das Kundenerlebnis insgesamt und macht es wahrscheinlicher, dass die Kunden in Zukunft wiederkommen.

Transparenz

Die Verlagerung von Arbeitsabläufen in den digitalen Raum ermöglicht tiefere Einblicke in das Tagesgeschäft und hilft Unternehmen, zukünftige Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Umsatzsteigerung

Zusammen mit anderen Kosteneinsparungen bieten digitale Modelle mehr Flexibilität, die Geschäftsmöglichkeiten beschleunigt und Unternehmen hilft, den Markt schneller zu erreichen.

Für die Zukunft gerüstet

Unternehmen müssen die Arbeitsweise ihrer Beschäftigten ändern, um der sich verändernden Dynamik in der Arbeitswelt gerecht zu werden. Sie müssen vielseitiger werden, um die Anpassungsfähigkeit an Kundenanforderungen, Geschäftsziele, Markenbewusstsein, Arbeitsbereiche, Rahmenbedingungen, Benutzerfreundlichkeit und IT-Trends zu erhöhen. 

Um für die neue Generation von Arbeitskräften attraktiv zu sein, müssen Unternehmen außerdem flexiblere Arbeitsbedingungen und eine angemessene Work-Life-Balance schaffen. 

Ein digitaler Arbeitsplatz hilft Unternehmen, sich auf die kommenden Veränderungen in der Arbeitswelt vorzubereiten. Er wird gezielt mit Blick auf die Beschäftigten und alle von ihnen genutzten digitalen Tools und Systeme gestaltet, die es ihnen leicht machen, sich nahtlos mit Menschen, Ideen und Fachwissen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu vernetzen und ihnen jeden Service jederzeit, überall und mit jedem Gerät zu ermöglichen. 

Auch die Flexibilität, von jedem Ort aus zu arbeiten, die einen digitalen Arbeitsplatz bietet, trägt dazu bei, die neue Generation von Arbeitnehmern zu unterstützen.

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Herausforderungen für den digitalen Arbeitsplatz

Einige der Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes sind folgende:

Widerstand der Beschäftigten

Arbeitnehmer sind in der Regel resistent gegen alles Neue, wenn sie nicht glauben, dass die Veränderung ihr Arbeitsleben erleichtern würde. Es mag für die Beschäftigten schwer sein, von traditionellen Arbeitsmethoden auf eine digitale Arbeitsumgebung umzusteigen.

Was die Unternehmen betrifft, so hat die Pandemie ihnen jedoch die Möglichkeit gegeben, sich auf eine digitale Arbeitsplatzstruktur umzustellen und effektivere Arbeitsmethoden neu zu konzipieren. Um erfolgreich zu sein, ist es jedoch wichtig, den Widerstand der Beschäftigten zu überwinden, da sonst der Zweck des digitalen Arbeitsplatzes zunichtegemacht werden könnte.

Um Widerstände zu überwinden und einen digitalen Arbeitsplatz in deinem Unternehmen erfolgreich einzuführen, ist es wichtig, den Beschäftigten zu erklären, welchen Nutzen sie daraus ziehen können, um ihre Arbeitseffizienz zu verbessern.

Einführung digitaler Arbeitsmittel

Die Fülle an digitalen Tools, mit denen die Beschäftigten ihre Aufgaben effizient erledigen können, kann überwältigend sein. Zahlreiche Softwarepakete, die alle versuchen, die digitale Arbeitserfahrung der Beschäftigten zu verbessern, können die Komplexität, Ineffizienz und Verwirrung der Nutzer noch verstärken. 

Um die Produktivität und Effizienz bei der Nutzung digitaler Tools zu steigern, müssen Unternehmen eine Strategie für die Einführung von Software entwickeln, die auf die Bedürfnisse ihrer Hauptnutzer zugeschnitten ist. Einige dieser Strategien sind:

• Erstellung von kontextbezogenen, rollenbasierten Einführungsabläufen, Aufgabenlisten und anderen Anleitungen in der Software/App, die den Nutzern helfen, die verschiedenen Funktionen und Aktionen kennenzulernen, die für sie am wichtigsten sind.

• Vorstellung der wichtigsten Funktionen in der ersten Einführungstour.

• Die Bereitstellung von Hilfe-Inhalten auf Abruf innerhalb deiner Software oder Anwendung, die den Nutzern die Informationen liefern, die sie sofort benötigen. 

• Sammle das Feedback der Nutzer, um Wachstums- und Akzeptanztaktiken für dein Produkt zu ermitteln.

All das können Unternehmen erreichen, indem sie in eine Digitale Plattform investieren. Eine digitale Plattform bietet Unternehmen ein Werkzeug, mit dem sie Anleitungen und Just in Time Support empfangen, einführen, analysieren und verbessern können, z. B:

• Produkttouren

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen

• Interaktive Komplettlösungen

• Aufgabenlisten

• Intelligente Tipps

• Selbsthilfe-Umgebungen

• Feedback-Umfragen

Cybersicherheit und Informationssicherheit

Angesichts der ständigen Betrugsversuche durch Phishing und andere Sicherheitsvorfälle, und der weltweiten Vernetzung von Kunden- und Mitarbeiterdaten sind Cyber- und Informationssicherheit zu den größten Herausforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes geworden. 

Die Verantwortlichen stehen unter großem Druck, den Schutz vor diesen Angriffen zu gewährleisten. Obwohl viele Unternehmen über solide Richtlinien für die Informationssicherheit verfügen, kann die Durchsetzung dieser Richtlinien am Arbeitsplatz viel Zeit und Mühe kosten.

Die beste Möglichkeit, diese Herausforderung zu meistern, ist der Einsatz einer Plattform für den digitalen Arbeitsplatz, die alle Datensicherheitsrichtlinien einhalten kann. Oder führe Seminare zum Sicherheitsbewusstsein der Beschäftigten durch, die ihnen die Bedeutung der Datensicherheit und die besten Praktiken für den Zugriff auf vertrauliche Daten über ihre Geräte vermitteln.

Schwierigkeiten mit der Mitarbeiterproduktivität

In den ersten Wochen nach der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes kann die Produktivität der Beschäftigten sinken. Es kann einige Zeit dauern, bis sich deine Mitarbeiter an die neue Arbeitsumgebung gewöhnt haben.

Nach der Einführung hängt die Produktivität von der Effektivität der Schulungs- und Weiterbildungsprogramme ab, die den Beschäftigten angeboten werden, um die neue Plattform zu nutzen. Die Weiterbildungsstrategie und die Gestaltung der Prozesse müssen stärker auf die Leistung und Produktivität der Beschäftigten ausgerichtet sein.

Wie du einen digitalen Arbeitsplatz einführst

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes kann schwierig sein, vor allem für Unternehmen, die noch nicht den ersten Schritt zur digitalen Transformation gemacht haben. Hier sind ein paar Dinge, die du beachten solltest, wenn du dich auf die Reise zum digitalen Arbeitsplatz begibst:

Eine klare Vision formulieren

Bevor ein umfassender digitaler Arbeitsplatz eingerichtet werden kann, müssen sich die Verantwortlichen über zwei wichtige Faktoren klar werden: warum die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz erforderlich ist und wie der digitale Arbeitsplatz mit den bestehenden Geschäftszielen und der Strategie zur digitalen Transformation in Einklang gebracht werden kann. 

Außerdem ist es wichtig, die Führungskräfte der Unternehmens- und Informationstechnologie-Teams im gesamten Unternehmen einzubinden, damit sie sich auf ein gemeinsames Ziel und eine klare Vision für die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes einigen können.

Entwickle eine Strategie

Bevor du mit dem Aufbau oder der Durchführung von Änderungen beginnst, solltest du sicherstellen, dass deine Strategie und deine Ziele feststehen. Um eine wirksame Strategie zu entwickeln, musst du deinen aktuellen digitalen Arbeitsplatz bewerten und die Stärken und Schwächen der derzeit eingesetzten Systeme ermitteln. 

Diese Bewertung kann mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen bzw. durch einen Reifegrad-Check durchgeführt werden, um zu erfahren, welche Tools derzeit verwendet werden, was sie von der aktuellen Software halten, welche Erwartungen sie an die Verbesserung des Arbeitsablaufs haben und welche Hindernisse es gibt. 

Der digitale Arbeitsplatz sollte darauf ausgerichtet sein, diese Hindernisse aus dem Weg zu räumen und die Arbeit für die Beschäftigten leichter zu machen.

Eine gut definierte Strategie für den digitalen Arbeitsplatz beantwortet Fragen wie: Wie wird dein Team den digitalen Arbeitsplatz aufbauen? Wird dein digitaler Arbeitsplatz die harte Arbeit deiner Mitarbeiter fördern oder ihnen das Leben schwer machen? Wird dein digitaler Arbeitsplatz dazu beitragen, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern?

Um effizient und kollaborativ zu arbeiten, muss deine Strategie dazu beitragen, Initiativen, Entwicklung, Marketing, Vertrieb, Kundensupport und alle Elemente deines Unternehmens aufeinander abzustimmen.

Kommunikation

Die Kommunikation sollte bei der Einführung einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ein wichtiges Element sein. Führungskräfte und Personalverantwortliche können Nachrichten, Intranet, Wikis und soziale Medien nutzen, um ihre Beschäftigten über den Stand der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes auf dem Laufenden zu halten. 

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Führungskräfte den Prozess sehr transparent gestalten, aufzeigen, welche Probleme die Veränderung lösen wird und wie alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten werden.

Werkzeuge für die Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu jedem digitalen Arbeitsplatz. Wenn du deine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz entwickelst, solltest du sicherstellen, dass deine digitalen Tools die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. Das ist besonders wichtig, wenn du eine geografisch verstreute Belegschaft hast.

Digitale Sicherheit

Der Aufbau eines sicheren digitalen Arbeitsplatzes bedeutet, dass du Verfahren einführst, die Datenlecks oder Cybersicherheitsverstöße verhindern. Es ist wichtig, die IT-Abteilung so früh wie möglich in deine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz einzubeziehen, damit sie dazu beitragen kann, Pannen in Zukunft zu vermeiden. 

Außerdem müssen die Beschäftigten im sicheren Umgang mit Daten und internen Dokumenten geschult werden, um Datenlecks oder Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Ermutige die Mitarbeiter zum Feedback

Es gibt keine bessere Analyse des digitalen Arbeitsplatzes, als direktes Feedback von deinen Beschäftigten zu erhalten. Da sie ihn ständig nutzen, wissen sie, welche Funktionen gut funktionieren und können Verbesserungsvorschläge machen.

Implementiere adaptive Lernlösungen

Mit der Weiterentwicklung deiner Software steigt auch der Schulungsbedarf für ihre Bedienung. Auch wenn du deine Mitarbeiter zu Beginn ausführlich geschult hast, ist es unfair, von ihnen zu erwarten, dass sie sich alles merken, wenn sie anfangen, mit dem System zu arbeiten.

Der Einsatz einer digitalen Plattform kann hier helfen. Eine digitale Plattform kann als digitale Arbeitsplatzlösung für dein Unternehmen eingesetzt werden, um die Kluft zwischen Mensch und Technik zu überbrücken, indem die Benutzerakzeptanz in den Vordergrund gestellt wird. Die Plattform integriert das Lernen in Anwendungsumgebungen, um den Mitarbeitern bei Bedarf die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. 

Du kannst interaktive Komplettlösungen in einer Anwendung erstellen und einbetten, die die Nutzer in Echtzeit durch jeden Schritt eines Arbeitsablaufs führen. So können die Mitarbeiter lernen, während sie mit dem Tool arbeiten, um es besser zu verstehen und so die digitale Ermüdung zu verringern.

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Entwicklungen und Trends am digitalen Arbeitsplatz

Die letzten zwei Jahrzehnte haben eine rasante Transformation des Arbeitsplatzes erlebt. Vom Wechsel von physischen zu virtuellen Büros bis hin zur Einführung von Kollaborationstools und Cloud-Technologien - der Wandel ist tiefgreifend. Ein Blick in die jüngste Vergangenheit zeigt folgende Veränderungen:

Aufstieg des Remote-Office

Die COVID-19-Pandemie hat das Arbeiten aus der Ferne zur Norm gemacht, nicht zur Ausnahme. Unternehmen weltweit mussten schnell reagieren, um ihren Mitarbeitern sicheres und produktives Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen.

Cloud Computing Einführung und Nutzung

Jüngste Untersuchungen zeigen, dass viele Unternehmen ihre Informationstechnologie in die Cloud verlagern, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern. Und ein Großteil der Unternehmen hat bereits eine Multi-Cloud-Strategie.

Gegenwärtig haben Unternehmen viele innovative Technologien zur Auswahl, die sie bei allen Geschäftsprozessen unterstützen. Und diese neuen Technologien werden jedes Jahr ausgefeilter.

Aufgrund der vielen Vorteile, die die Implementierung von Cloud-Systemen mit sich bringt, überdenken Unternehmen bereits die Nutzung ihrer veralteten Altsysteme und arbeiten an der Einführung unternehmensweiter Cloud-Lösungen.

Kollaborative Technologie

Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom sind zu festen Bestandteilen des digitalen Arbeitsplatzes geworden, die die Zusammenarbeit im Team unabhängig vom Standort ermöglichen.

API Einführung und Nutzung

Zwei Drittel der Unternehmen im Industrie-Bereich haben eine Multi-Cloud-Strategie. Auch wenn diese Strategien große Geschäftsprobleme lösen und die Arbeit rationalisieren, sind Clouds komplex und schwierig zu verwalten. Dies gilt insbesondere für die Verlagerung von Arbeitslasten einer Anwendung zwischen verschiedenen Cloud-Umgebungen.

Immer mehr Unternehmen setzen auf API-gestützte Anwendungsentwicklung und Containerisierung, um die Migration zwischen verschiedenen Clouds zu erleichtern. APIs können helfen, Daten und einzigartige Funktionen von Anwendungen in verschiedenen Cloud-Umgebungen zu erschließen. 

Und containerisierte Anwendungen helfen dabei, Anwendungen zuverlässig von einer Rechenzentrums Umgebung in eine andere zu übertragen, was es für Unternehmen einfacher macht, ihre Anwendungen über mehrere Cloud-Plattformen hinweg zu nutzen.

Es wird auch erwartet, dass Unternehmen beginnen, mehr an Schnittstellen (APIs) zu unterstützen. Mit zunehmender Unterstützung von APIs werden Unternehmen Zugang zu besseren Echtzeitdaten haben und einen umfassenderen Überblick über ihre Kunden erhalten.

Einführung digitaler Plattformen

Die digitale Transformation der Belegschaft bringt eine Reihe von Lösungen für Unternehmen mit sich, aber auch Herausforderungen und große Hoffnungen.

Zum Glück ist es mit Hilfe von digitalen Plattformen einfach, die Ziele der digitalen Transformation schnell zu erreichen. Lösungen für die digitale Transformation nutzen innovative Schulungsmethoden, Microlearning und kontextbezogene, bedarfsorientierte und personalisierte In-App-Schulungen, um die digitale Kompetenz in allen Funktionen und bei allen Generationen von Beschäftigten zu fördern.

Wenn Unternehmen in digitale Plattformen investieren, können sie:

• Die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter verkürzen

• Alle Mitarbeiter von Anfang an zu schulen (unabhängig von ihren unterschiedlichen technischen Fähigkeiten und Kenntnissen)

• IT-Anfragen durch die Bereitstellung von In-App- und fortlaufendem Training zu reduzieren 

• Die Software hilft den Mitarbeitern, neue Herausforderungen zu meistern, wenn es darauf ankommt.

• Den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden

Technologie Erfahrungen der Benutzer

Die meisten Initiativen zum digitalen Wandel scheitern am Widerstand der Beschäftigten. Mit anderen Worten: Wenn die Mitarbeiter, die die neue Technologie nutzen sollen, nicht wissen, wie sie sie nutzen oder in ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren können, wird die digitale Transformation zum Scheitern verurteilt sein.

Außerdem laufen Unternehmen Gefahr, Mitarbeiter an Konkurrenten zu verlieren, die Wert auf eine anspruchsvolle Lernerfahrung für ihre Mitarbeiter legen. Die letzten Jahre zeigen, dass erfahrene Tech-Fachkräfte mittleren Alters durchaus einen Jobwechsel anstreben, weil sie die Benutzerfreundlichkeit von Unternehmenssoftware vermissen.

Wenn die Abteilungen neue Softwarelösungen einführen, arbeiten sie hart daran, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Dies kann durch Tools erreicht werden, die unternehmensweite In-App-Schulungen, Echtzeit- und globale Kommunikation sowie kontinuierlichen Support unterstützen.

Mit der Technikaffinität der jüngeren Generationen Schritt halten

Mit der Verbesserung der Technologie begrüßen die Unternehmen eine jüngere und technisch versierte Generation von Arbeitnehmern. Diese jüngere Generation ist anspruchsvoller, was die Erwartungen an digitale Innovationen angeht.

Wohlbefinden der Mitarbeiter

Im digitalen Zeitalter rücken das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter immer mehr in den Vordergrund. Ergonomie, mentale Gesundheit und Work-Life-Balance sind nicht nur HR-Themen, sondern zentrale Aspekte des modernen Arbeitsplatzes.

Diese Entwicklungen sind nur der Anfang. Die digitale Arbeitswelt ist ständig im Fluss, und die Unternehmen, die sich am besten anpassen, werden diejenigen sein, die in der neuen Ära des Arbeitens erfolgreich sind.

Um den Bedürfnissen der neuen Generation gerecht zu werden, müssen Unternehmen Wege finden, ihre innovativen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Arbeit und die Erwartungen der älteren Generationen zu optimieren. 

Um alle auf dem gleichen Stand zu halten, müssen personalisierte, In-App-, bedarfsorientierte und kontextbezogene Software-Schulungstools eingesetzt werden.

Technologien für den digitalen Arbeitsplatz

Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierungstechnologien prägen bereits heute die Arbeitswelt. Sie ermöglichen es Unternehmen, Routineaufgaben zu automatisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen. 

Von intelligenten Chatbots, die den Kundenservice unterstützen, bis hin zu fortschrittlichen Algorithmen, die große Datenmengen analysieren, spielen KI und Automatisierung eine zunehmend zentrale Rolle am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft.

Virtuelle und erweiterte Realität

Virtuelle (VR) und erweiterte Realität (AR) sind nicht mehr nur für Gaming und Unterhaltung relevant. Diese Technologien bieten revolutionäre Möglichkeiten für Training, Zusammenarbeit und Produktentwicklung. 

Beispielsweise können Mitarbeiter in verschiedenen Standorten mittels VR in einer virtuellen Umgebung gemeinsam an Projekten arbeiten, während AR-Anwendungen das Lernen am Arbeitsplatz durch interaktive, immersive Erfahrungen fördern können.

Die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes ist dynamisch und von kontinuierlichen technologischen Fortschritten geprägt. Unternehmen, die sich aktiv auf die Integration von KI, Automatisierung, VR, AR und fortschrittlichen Netzwerktechnologien vorbereiten, werden in der Lage sein, ihre Wettbewerbsfähigkeit in einer immer stärker vernetzten und digitalisierten Welt sicherzustellen. 

Dabei ist es entscheidend, dass diese Technologien im Einklang mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Zielen des Unternehmens implementiert werden.

Die Rolle von 5G und zukünftigen mobilen Technologien

5G, die nächste Generation der Mobilfunktechnologie, wird eine drastische Beschleunigung der Internetverbindungen bringen. Dies wird neue Möglichkeiten für den digitalen Arbeitsplatz eröffnen, von verbesserten Video-Konferenzen bis hin zur Nutzung ressourcenintensiver Anwendungen in Echtzeit. 

Es wird erwartet, dass 5G und zukünftige mobile Technologien maßgeblich dazu beitragen, dass der digitale Arbeitsplatz noch nahtloser, effizienter und produktiver wird.

Wichtige Kennzahlen und Messgrößen für den digitalen Arbeitsplatz, die es zu analysieren gilt

Hier sind einige wichtige Kennzahlen und Messgrößen für den digitalen Arbeitsplatz, die du analysieren und verfolgen musst, um effektiv zu arbeiten.

Die Workflow-Effizienz

Die Workflow-Effizienz gibt an, wie viel Zeit die Mitarbeiter für geschäftskritische Arbeitsabläufe wie die Vorbereitung einer Bestellung, das Ausfüllen des Formulars, die Überprüfung der Details usw. benötigen. 

Um die Workflow-Effizienz zu steigern, muss zunächst entschieden werden, wie sie gemessen werden soll, da dies hilft, quantifizierbare Kennzahlen zu definieren und eine Ausgangsbasis zu schaffen.

Die Mitarbeiterzufriedenheit

Die Zufriedenheit der Beschäftigten und die Gesamterfahrung sind ein wichtiger Bestandteil einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz. Wenn du ein neues Tool oder eine neue Technologie einführst, solltest du prüfen, wie sie sich auf das Arbeiten der Beschäftigten am Arbeitsplatz auswirkt und ob sie sich durch die neuen Tools besser in der Lage fühlen, ihre Ziele zu erreichen.

Die Zufriedenheit der Beschäftigten wird durch eine Kombination aus Personal- und IT-Kennzahlen gemessen, die oft durch Umfragen oder Interviews erhoben werden. 

Zu den zu untersuchenden Elementen gehören die Bewertung der Veränderungen in den Arbeitsabläufen, die Benutzerfreundlichkeit, die Herausforderungen, die Zufriedenheit und die Auswirkungen auf die allgemeinen Erfahrungen der Beschäftigten am Arbeitsplatz.

Der Net Promoter Score

Der Net Promoter Score (NPS) ist eine Methode, um zu messen, wie die Mitarbeiter über ihr Unternehmen denken. Bei einer NPS-Umfrage wird eine einfache Frage gestellt:„Auf einer Skala von 0-5, wie wahrscheinlich ist es, dass sie die Produkte und Dienstleistungen dieses Unternehmens weiterempfehlen?“

Der NPS gibt dir einen besseren Einblick in die Faktoren, die das Engagement deiner Mitarbeiter beeinflussen, insbesondere wenn er zusammen mit anderen Kennzahlen analysiert wird. Er trägt auch dazu bei, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern, indem er ihnen zeigt, dass du ihre Meinung schätzt.

Der Software oder Tool ROI

Der Return on Investment (ROI) misst oder bewertet die Rentabilität deines Unternehmens und deiner Investition. Damit ein Tool oder eine Software für den digitalen Arbeitsplatz einen guten ROI erzielt, sollte sie dem Unternehmen mehr Geld einbringen oder einsparen, als es ausgegeben hat.

Die Berechnung des ROI bestimmt die Richtung der Geschäftsentwicklung, macht Anschaffungen für Interessengruppen und Entscheidungsträger attraktiver, vergleicht die Vorzüge verschiedener potenzieller Anschaffungen und vieles mehr.

Die Mitarbeiterfluktuationsrate

Die Fluktuationsrate ist der Prozentsatz der Beschäftigten, die dein Unternehmen nach einer bestimmten Zeit verlassen. Dies führt zu Produktivitätsverlusten, Wissensverlusten, hohen Kosten für die Rekrutierung, Einstellung und Schulung, einer negativen Arbeitsplatzkultur usw.

Für Unternehmen ist es äußerst wichtig, die Fluktuationsrate im Auge zu behalten und ständig daran zu arbeiten, sie zu minimieren, indem sie Strategien zur Mitarbeiterbindung anwenden, eine wechselseitige Kommunikation ermöglichen, in kontinuierliche Lern- und Entwicklungsprogramme investieren usw.

Interne Nutzung von Inhalten: 

Alle Unternehmensanwendungen und -software verfügen über interne Hilfeinhalte und Supportdokumente, um eine effektive Benutzerakzeptanz zu ermöglichen. Zu diesen Inhalten gehören Anleitungen, FAQs, Wissensdatenbanken und vieles mehr.

Aber es reicht nicht aus, die Inhalte zu erstellen. Es ist wichtig, die Nutzungsrate der Inhalte zu verfolgen, d.h. wie oft werden diese Inhalte genutzt? Welche Art von Hilfeinhalten wird am häufigsten genutzt? Suchen die Nutzer nach einem Inhalt, den es nicht gibt?

Wenn du die Nutzungsrate der internen Inhalte verfolgst, kannst du besser verstehen, wie die Support-Inhalte von den Endbenutzern genutzt werden, wie effektiv die Produktakzeptanz ist und was du in deinem Help Center ergänzen musst.

Zeit bis zur Lösung von IT Problemen

Die Lösungszeit gibt an, wie lange die IT-Abteilung braucht, um ein Problem für den Nutzer zu lösen. Eine schnellere Lösung minimiert die Ausfallzeiten und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wenn ein Techniker ein Problem nicht lösen kann und es an eine höhere Ebene eskalieren muss, muss der Nutzer länger warten und die IT-Kosten steigen, weil mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.

Die Kennzahlen geben Aufschluss über die IT-Effizienz und die Qualität der Endnutzer-Erfahrung. Wenn die Mitarbeiter eine wachsende Zahl von Helpdesk-Tickets einreichen, bedeutet das, dass sie mit verschiedenen Schwierigkeiten konfrontiert sind, die ihre digitale Erfahrung und Produktivität beeinträchtigen. Die Zufriedenheit und Produktivität der Nutzer wird beeinträchtigt, wenn sie länger auf eine Lösung warten.

Die Anwendung Akzeptanz

Die Anwendung Akzeptanz misst, wie viele Nutzer mit einer bestimmten Anwendung oder Software am digitalen Arbeitsplatz arbeiten. Sie hilft festzustellen, ob die Anwendung einem geschäftskritischen Zweck dient und ist ein wichtiger Indikator für den Erfolg und die Leistung des Unternehmens.

Die Anwendung Akzeptanz wird im Laufe der Zeit anhand der Anzahl der monatlich aktiven Nutzer der wöchentlich aktiven Nutzer oder der täglich aktiven Nutzer ermittelt.

Die Mitarbeiterkompetenz

Die Messung der Mitarbeiterkompetenz zeigt, wie gut deine Nutzer die neuen Werkzeuge, die ihnen zur Verfügung stehen, nutzen können. 

Die Leistung kann durch eine Mischung aus Aufgaben vor und nach der Schulung zur Überprüfung des Wissens, Interviews zur Analyse von Verhaltensänderungen, weniger IT-Support-Tickets, höherer Kundenzufriedenheit usw. bewertet werden.

Abschluss des Onboardings

Die Onboarding-Abschlussrate gibt Aufschluss über die Anzahl der Nutzer, die das Ende deines Onboarding-Prozesses erreichen. Wenn du die Schwachstellen des Onboarding-Prozesses erkennst, kannst du ein System schaffen, das mehr Nutzer anspricht und mehr Nutzer konvertiert.

Abschließende Gedanken

Der digitale Arbeitsplatz ist mehr als eine Sammlung von Tools und Technologien; er ist eine transformative Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und wachsen. 

Die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes ist kein einmaliges Projekt, sondern eine fortlaufende Strategie, die sich mit der technologischen Landschaft weiterentwickelt. Unternehmen, die diesen Wandel proaktiv und strategisch angehen, werden besser positioniert sein, um in einer zunehmend digitalen und moderner Arbeitskonzepte und vernetzten Welt erfolgreich zu sein.

Es ist essentiell, dass Unternehmen nicht nur in die erforderlichen Technologien investieren, sondern auch in die Kultur und die Mitarbeiter, die diesen digitalen Wandel leben und vorantreiben. 

In diesem Sinne ist der digitale Arbeitsplatz eine Investition in die Zukunft des Unternehmens – eine, die es ermöglicht, agil, wettbewerbsfähig und resilient in einer sich ständig wandelnden globalen Landschaft zu bleiben.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zum digitalen Arbeitsplatz