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Kapitel 3

Die Entwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes

Damit ein Arbeitsplatz örtliche und zeitliche Flexibilität sowie Raum zur Kollaboration und Interaktion der Beschäftigten bieten kann, braucht es eine systematische Einbindung verschiedener Dimensionen. Der Fokus sollte nicht bloß auf die physischen Räumlichkeiten gesetzt werden.

Bis vor kurzem hat das Wort "Arbeitsplatz" Bilder von Schreibtischen, Computern, Telefonen, Konferenzräumen und Managern hervorgerufen, die an den Arbeitsplätzen vorbeischauen, um zu sehen, was und wie die Mitarbeiter arbeiten.

Jetzt hat eine Pandemie und eine schnell voranschreitende globale digitale Transformation dazu geführt, dass sich der Arbeitsplatz so entwickelt hat, dass viele Unternehmen komplett in der Cloud existieren und arbeiten. Wie sind wir hierhergekommen? Und was hat dies möglich gemacht?


Die Ära des digitalen Arbeitsplatzes

Die rasante Entwicklung der Technologie hat es uns ermöglicht, riesige Fortschritte in der Art und Weise zu machen, wie wir kommunizieren, zusammenarbeiten und unsere Arbeit erledigen. Was mit E-Mails, Videokonferenzen, Dateifreigabe und anderen technologischen Innovationen begann, hat sich zu einem ganzen Ökosystem digitaler Anwendungen, Werkzeuge und Dienste entwickelt, die es Mitarbeitern auf der ganzen Welt ermöglichen, sich zu verbinden und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Aber bedeutet das, dass wir in der Ära des digitalen Arbeitsplatzes angekommen sind? Denke nochmal darüber nach.

Mit enormen Fortschritten in Technologie, Software, Konnektivität und künstlicher Intelligenz hat sich der digitale Arbeitsplatz im letzten Jahrzehnt auf eine epische Reise begeben. Obwohl es offensichtlich ist, dass wir uns gerade an einem großartigen Ort befinden, wenn es um hochmoderne Plattformen für den digitalen Arbeitsplatz geht, haben wir kaum an der Oberfläche des Potenzials gekratzt, das sie bieten.

Bei all den Variablen, Innovationen und futuristischen Technologien, die sich derzeit in der Entwicklung befinden, scheint es weit hergeholt zu sein, die Idee des digitalen Arbeitsplatzes in eine einzige Definition zu packen. Aber diese hier kommt dem schon sehr nahe: "Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Plattform, auf der Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten und verschiedene Arten von Arbeit erledigen können, während sie eine digitale Kultur annehmen."

Mit anderen Worten, der ideale digitale Arbeitsplatz ist nicht nur eine Ansammlung von digitalen Tools und Technologien, die deine gesamte Arbeit in den virtuellen Raum verlagert. Es hilft, wenn du dir einen digitalen Arbeitsplatz als eine lebende, atmende virtuelle Einheit vorstellst, die vollständig mit den Arbeitsanforderungen deines Unternehmens, deiner Mitarbeiter, deiner Kunden, Lieferanten und jedem oder allem, mit dem deine Organisation zu tun hat, synchronisiert ist.

Während wir in Bezug auf die aktuelle Arbeitsplatztechnologie noch einen langen Weg vor uns haben, hat fast jedes Unternehmen auf der ganzen Welt diese Reise begonnen. Es gibt bereits eine große Anzahl von Tools und Anwendungen, die Unternehmen aller Größen ein hohes Maß an Flexibilität für virtuelle und Remote-Arbeit bieten. Viele dieser Tools können sogar für sich in Anspruch nehmen, in bestimmten Bereichen der virtuellen Arbeit wie Zusammenarbeit, Prozess- und Projektmanagement technologisch überlegen zu sein.

Allerdings sind die meisten dieser Tools genau das, als was sie sich selbst beschreiben. Sie sind ein Mittel, um Arbeit virtuell auszuführen und stellen selbst keinen digitalen Arbeitsplatz dar. Einige führende Plattformen kommen einem digitalen Allround-Arbeitsplatz nahe, aber wir haben noch einen weiten Weg vor uns, wenn es darum geht, alle Aspekte der Arbeit in eine einzige digitale Plattform zu integrieren, die als idealer digitaler Arbeitsplatz bezeichnet werden kann. Die gute Nachricht ist, dass wir fast am Ziel sind.

Warum du einen digitalen Arbeitsplatz brauchst?

Fortschritte in der Kommunikationstechnologie und positive Lifestyle-Trends haben im letzten Jahrzehnt eine globale Belegschaft geschaffen, die produktiver und leistungsfähiger ist als je zuvor. Da die Arbeitskulturen auf der ganzen Welt immer technologieintensiver und selbständiger werden, war ein schrittweiser Übergang zum digitalen Arbeitsplatz schon bald absehbar. Die jüngsten Entwicklungen haben jedoch den weltweiten Wechsel zur digitalen Arbeit beschleunigt.

Mit einem phänomenalen Anstieg der Anzahl von Unternehmen und Firmen, die auf Remote-Arbeit umgestiegen sind, wird eine Plattform für den digitalen Arbeitsplatz dringend benötigt. Die immer verbundene digitale Umgebung von heute lässt wenig Raum, um traditionelle Arbeitsplätze weiterhin zu rechtfertigen. Physische Büros, auch wenn sie in manchen Fällen unverzichtbar sind, werden größtenteils zu teuren Relikten der Vergangenheit.

Wenn Mitarbeiter sich von überall auf der Welt mit ihren eigenen Geräten einloggen können und einen uneingeschränkten Single-Window-Zugang zu ihrer Arbeit, ihren Kollegen und allen Daten und Tools haben, die sie benötigen, können sie ihre Arbeit mit einer viel höheren Produktivität erledigen, als sie es sonst tun würden.

Dies ist der wichtigste Grund, warum der digitale Arbeitsplatz die Zukunft der Arbeitsplätze weltweit ist. Wenn du nach einer technologischen Metapher suchst, ist dieser Übergang so unaufhaltsam wie der Wechsel von kabelgebundenen zu drahtlosen Netzwerken. Kabelgebundene Netzwerke sind nicht unbedingt verschwunden, aber drahtlose haben unwiderruflich unser Leben übernommen.

Das Argument für den digitalen Arbeitsplatz sollte sich jedoch wirklich um die Anpassungsfähigkeit drehen, die er für jedes Unternehmen mit sich bringt. Stell dir vor, du könntest dein gesamtes Büro einpacken, es verlagern, auf verschiedene Standorte verteilen, ganz schließen oder Abteilungen über Kontinente hinweg verlagern.

Würdest du dann immer noch erwarten, dass deine Mitarbeiter auf dem gleichen Produktivitätsniveau arbeiten wie zuvor? Mit einem digitalen Arbeitsplatz ist die Antwort auf diese Frage ein klares Ja. In einer sich schnell verändernden Welt, in der sich globale Paradigmen innerhalb weniger Monate ändern, sichert der Wechsel zu einem digitalen Arbeitsplatz die Anpassungsfähigkeit, Nachhaltigkeit, Leistung und Produktivität deines Unternehmens.

Die Grundlagen eines digitalen Arbeitsplatzes

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass eine Sammlung verschiedener digitaler Arbeitsmittel, die den Mitarbeitern helfen, online zusammenzuarbeiten, bedeutet, dass sie eine Form von digitalem Arbeitsplatz eingerichtet haben und betreiben. 

Es ist auch ein weit verbreiteter Fehler anzunehmen, dass Kollaborationstools, die den Mitarbeitern helfen zu kommunizieren, irgendwie als digitale Arbeitsplätze bezeichnet werden können. Wenn du jedoch auf der Suche nach einer großartigen Plattform für den digitalen Arbeitsplatz bist, die alles zusammenbringt, findest du hier eine Liste von Must Haves.

Eine gute Plattform für den digitalen Arbeitsplatz enthält alle Technologien und Werkzeuge, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Die Idee des digitalen Arbeitsplatzes ist jedoch nicht nur auf den digitalen Aspekt beschränkt. Die Technologie ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Daher ist eine digitale Kultur, die in Verbindung mit einer digitalen Transformation entwickelt wird, das, was eine Organisation zu einem wirklich digitalen Arbeitsplatz führt.

Der ideale digitale Arbeitsplatz ermöglicht es den Menschen: 

  • Effizient und effektiv arbeiten, egal wo sie sich befinden
  • Zugang zu allen Anwendungen und Werkzeugen, die sie für ihre Arbeit benötigen, innerhalb einer personalisierten und vertrauten Plattform
  • sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, anstatt Zeit damit zu verbringen, zwischen Apps zu wechseln oder Daten zu portieren
  • Bessere kontextuelle Zusammenarbeit mit Hilfe von intuitiven und einfach zu bedienenden Kollaborationswerkzeugen
  • Mit hoher Produktivität in einer wirklich agilen Arbeitsumgebung arbeiten

Die Vorteile, die ein digitaler Arbeitsplatz bieten kann

Eine digitale Transformation und die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz bieten jedem Unternehmen von Anfang an eine Reihe von Vorteilen. Es gibt viele Vorteile, die sich branchenübergreifend zeigen, wenn du mit dem Wechsel zu einem digitalen Arbeitsplatz beginnst und eine digitale Kultur einführst.

Wenn du die Arbeit effizienter und einfacher gestaltest, wirst du feststellen, dass du bessere Talente anziehst, die nicht abwandern wollen. Du kannst beobachten, wie die Produktivität steigt, während das Glücksniveau innerhalb des Unternehmens weiterwächst. Die Mitarbeiter werden mehr mit ihrer Arbeit im Einklang sein und effizienter mit ihren Teams zusammenarbeiten, um ihre beste Arbeit mit minimaler Aufsicht zu leisten.

Eine große Anzahl von Unternehmen weltweit macht den Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz auf die eine oder andere Weise. Während sich viele noch in den frühen Stadien dieser Transformation befinden, haben einige schon fast die gesamte Reise hinter sich. Das Wichtigste ist jedoch, dass sich der globale Wandel zum digitalen Arbeitsplatz in einem noch nie dagewesenen Tempo beschleunigt hat, und dies bringt die vielen Vorteile mit sich, die wir beschrieben haben.

In dieser Anfangsphase ist es für Unternehmen wichtig, Ressourcen in die Entwicklung einer digitalen Kultur unter ihren Mitarbeitern zu investieren und gleichzeitig eine Plattform für den digitalen Arbeitsplatz auszuwählen, die die beste Erfahrung in diesem Übergang zur Zukunft der Arbeit bietet. Hier ist eine große Liste mit den Vorteilen des Wechsels zu einer digitalen Arbeitsplatzplattform.

Der digitale Arbeitsplatz als Kulturwandel

In der Eile der digitalen Transformation vergessen die meisten Unternehmen den einen Schlüsselaspekt, der den Erfolg ihres Vorstoßes in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes definieren kann. Es ist die Kultur, in die er eingebettet ist.

"Bei Transformationen geht es nicht um Technologie, sondern um Menschen. Und wenn diese Menschen nicht mit der Transformation, die sie umgibt, übereinstimmen, wird es viel schwieriger, die Vorteile von Technologien und Plattformen zu nutzen, die darauf abzielen, sie vom Status Quo zu befreien. Deshalb muss die digitale Transformation immer mit den Menschen beginnen, die sie vorantreiben werden. Baue das Fundament deines digitalen Arbeitsplatzes mit deinen Mitarbeitern und die Plattformen, die du auswählst oder aufbaust, werden in der Zukunft unaufhaltsam sein."

Jedes Unternehmen hat ihre eigene, einzigartige Arbeitskultur. Deshalb gibt es keine Einheitslösung für diesen Aspekt eines digitalen Arbeitsplatzes.

Es ist auch eine Zwickmühle, in der sich die meisten digitalen Transformationshirten schnell wiederfinden, wenn sie den Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz planen. Obwohl es für den Erfolg eines digitalen Arbeitsplatzes absolut notwendig ist, müssen Unternehmen selbst entscheiden, welche Art von digitaler Kultur sie auf der Grundlage ihrer eigenen Bedürfnisse aufbauen wollen.

Eine ideale digitale Kultur setzt jedoch ein paar Dinge voraus. Nahtlose kontextbezogene Zusammenarbeit, uneingeschränkte Zwei-Wege-Kommunikation und ein gesundes Gemeinschaftsgefühl bei der Erledigung der Arbeit sind einige der wichtigsten Dinge, auf die du achten musst, wenn du das Veränderungsmanagement skizzierst, das erforderlich ist, um eine digitale Kultur in deinem Unternehmen einzuläuten.

Den idealen digitalen Arbeitsplatz schaffen

Im Vergleich zu allen anderen Themen, die wir bisher besprochen haben, ist dieses Thema ziemlich einfach. Nehmen wir an, du hast die digitale Transformation in Gang gesetzt und deine Mitarbeiter darauf vorbereitet, eine digitale Kultur anzunehmen. Jetzt kommt es darauf an, welche Plattform du wählst, um deinen Wechsel zu einem vollständig digitalen Arbeitsplatz zu beginnen.

Stell dir vor, du wählst einen Büroraum für dein Unternehmen aus. Was sind die wichtigen Dinge, auf die du achten solltest? Großartige Konnektivität, Anpassungsfähigkeit der Arbeitsplätze, gut ausgestattete Konferenzräume, Freizeiträume, ästhetisch ansprechende Architektur? Die Liste ließe sich fortsetzen.

Nun, wenn deine geschäftlichen Bedürfnisse ziemlich alltäglich sind, kannst du einen Büroraum mieten oder leasen, von dem du denkst, dass er zu deinen Bedürfnissen passt. Wenn deine Anforderungen eher nischenartig oder umfangreich sind und dein Budget ziemlich hoch ist, könntest du dich dafür entscheiden, dein eigenes, maßgeschneidertes Bürogebäude zu bauen. So oder so, es lohnt sich, daran zu denken, dass du eine Entscheidung triffst, die für eine Weile zu deinen geschäftlichen Bedürfnissen passen muss.

Mit der Wahl einer digitalen Arbeitsplatzplattform verhält es sich ähnlich, denn wenn du dich einmal für eine entschieden hast, bist du für eine Weile an sie gebunden, es sei denn, du möchtest einen weiteren kostspieligen Wechsel in Kauf nehmen. Deshalb macht es viel Sinn zu entscheiden, was du brauchst und den Umfang der Plattformen, die du dir ansiehst, zu erforschen, um zu beurteilen, wie gut sie ein paar Jahre durchhalten werden.

Im Großen und Ganzen gibt es zwei Möglichkeiten, eine Plattform für den digitalen Arbeitsplatz auszuwählen:

  • Du entwickelst einen digitalen Arbeitsplatz. Für dich, deine Mitarbeiter und für deine Organisation.
  • Oder du "kaufst" einen digitalen Arbeitsplatz, in Form einer digitalen Plattform.

Ersteres ist ein Kostenfaktor, der gut bedacht sein muss. Es erfordert eine Investition von Ressourcen und ist nur dann wirklich gerechtfertigt, wenn dein Unternehmen in einer Größenordnung oder in einer Branche tätig ist, die wirklich eine maßgeschneiderte digitale Arbeitsplatzplattform erfordert.

Auf der anderen Seite gibt es großartige Plattformen für digitale Arbeitsplätze, die von Unternehmen entwickelt wurden, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben. Einige dieser Plattformen sind kostengünstige, funktionsreiche, schlüsselfertige Lösungen, die mit ausführlichem Support ausgestattet sind. Sie haben auch den technischen Hintergrund und die Erfahrung, mit verschiedenen Unternehmen auf der ganzen Welt gearbeitet zu haben.

Von diesen gibt es einige wenige, die sich durch positive Bewertungen, Anerkennung in der Branche und Erfahrungsberichte von Unternehmen, die sie nutzen, als großartige Plattformen für digitale Arbeitsplätze auszeichnen. Eine Vorauswahl aus diesen ist ein guter Ausgangspunkt für deine Suche nach der digitalen Arbeitsplatzplattform, die dein Unternehmen in die Zukunft führen wird.

Gemeinsam in eine digitale Zukunft

Nachdem wir nun gesehen haben, was ein digitaler Arbeitsplatz ist und alle Elemente, die dazu beitragen, einen solchen aufzubauen, ist es wichtig zu wiederholen, dass eine Plattform allein noch keinen digitalen Arbeitsplatz ausmacht. Der ideale digitale Arbeitsplatz ist eine Idee, die eine Konstellation aus vielen Dingen beinhaltet.

Es ist ein Ort, an dem sich Technologie, Werkzeuge, Anwendungen und Menschen als eine Einheit vereinen, um kontextbezogen zusammenzuarbeiten und die Art von Produktivität zu liefern, die die Zukunft verlangt. Es ist ein Ort, an dem Arbeit mühelos, effizient und produktiv mit minimaler physischer Präsenz und zielorientierter Kollaboration stattfindet.

Nächstes Kapitel:

Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes


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