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Kapitel 14

Die Technologien für deinen digitalen Arbeitsplatz

Die digitale Transformation verändert nicht nur die Art und den Ort der Arbeit, sondern auch die Arbeitsweise gesamter Industriezweige. Möglich machen das neue Konzepte, die sich durch die Verfügbarkeit neuer Technologien ergeben.

Vor einem Jahrzehnt waren Smartphones für viele noch ein Luxus. Aber heute schreitet die Technologie exponentiell voran und Smartphones sind zu einer Notwendigkeit für jeden Einzelnen geworden. Einige Unternehmen schreiben die Nutzung sogar vor, indem sie ihren Mitarbeitern Smartphones und Tablets zur Verfügung stellen.

Neue, sich entwickelnde Technologien finden in jedem Aspekt des digitalen Arbeitsplatzes weltweit Anwendung. Überall ist die Rede von neuen Technologien - künstliche Intelligenz, virtuelle Realität, das Internet der Dinge, etc. Diese Technologien erobern die Welt im Sturm. Aber wie viel von dieser Technologie kann am Arbeitsplatz genutzt werden?

Wo fängst du an? Wie kannst du die Technologien nutzen und dein Unternehmen stärken? Und welche Technologien werden, wie Mobile, zum Mainstream am digitalen Arbeitsplatz?


Denke an 'Technologie' vor ‚Tools'

Heutzutage sind Unternehmen daran gewöhnt, digitale Werkzeuge für jedes einzelne Problem zu kaufen. Auch wenn dies die fortschrittlichste Option zu sein scheint, hast du am Ende mehrere Tools, die sich in vielen ihrer Funktionen überschneiden.

Nehmen wir zum Beispiel an, dein Finanzteam nutzt ein spezialisiertes Tool für die Rechnungsstellung. Alle Ausgaben werden in dem Tool aktualisiert, und die Informationen werden organisiert gehalten. Ein paar Monate später braucht dein Vertriebsteam ein System, das die Ausgaben für die Akquise eines Kunden verfolgen kann.

Ein neues Tool kann das Problem für das Vertriebsteam lösen, aber das Finanzteam steht nun im Dunkeln über die Ausgaben, die in dieser Abteilung anfallen. Da die eine Anforderung zu einem anderen Zeitpunkt auftauchte, wurde der Bedarf für die andere ignoriert. Jetzt hast du zwei separate Tools, die beide überwacht, gewartet und bezahlt werden müssen.

Wenn du dich mit digitalen Werkzeugen befasst, solltest du immer einen Schritt zurücktreten und das Gesamtbild betrachten. Dein gesamtes Unternehmen ist eine Einheit, die mit verschiedenen Werkzeugen und Menschen arbeitet. 

Diese Werkzeuge unterscheiden sich voneinander und müssen zusammenarbeiten, um deinem Unternehmen zu helfen. Um sicherzustellen, dass du das Beste aus diesen Werkzeugen herausholst, sollten sie nicht als schnelle Lösungen für bestimmte Probleme betrachtet werden. Tools sind Investitionen in neue Technologien für deinen digitalen Arbeitsplatz.

Anstatt mit jedem Problem ein neues digitales Tool zu erfinden, solltest du ganzheitlich darüber nachdenken, welche Technologien dir helfen, deine Ziele zu erreichen. Welche Technologien sind bereits als Werkzeuge auf dem Markt verfügbar? Welche brauchst du im Moment? Welche sind noch in der Entwicklung? Wie werden sie funktionsübergreifende Bedürfnisse lösen? Diese Fragen zu klären, wird dir den Weg ebnen und langfristig Geld sparen.

Wesentliche Technologien für einen digitalen Arbeitsplatz

Hier sind einige Technologien für den digitalen Arbeitsplatz, die für die meisten Unternehmen den Kern ausmachen. Viele sind schon lange auf dem Markt und haben ein Plateau in der Innovationskurve erreicht. Andere sind viel neuer und erfordern eine Menge Strategie, um herauszufinden, wie sie in dem gesamten Unternehmen integriert werden können.

Dokumentenmanagement

Die Menge an Daten, die täglich erzeugt wird, nimmt zu. Dein Unternehmen kann jeden Tag zwischen Dutzenden und Hunderttausenden von neuen Dokumenten, Tabellen, Formularen und Videos produzieren. Informationen über Mitarbeiter, Geschäfte, Kunden, Abläufe, Marketing usw. sollten organisiert werden, damit sie leicht zugänglich sind und zeitnahe Erkenntnisse liefern.

Ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud kann der beste Weg sein, um Daten zu verwalten. Sie dienen auch anderen Zwecken als der Verwaltung von Daten. Sie können adaptive Lernplattformen für Mitarbeiter sein, auf denen sie die Informationen, die sie benötigen, in der richtigen Reihenfolge abrufen können. Die leistungsstarken Suchfunktionen in diesen Plattformen machen es einfach, auf jede Datei im gesamten Unternehmen zuzugreifen. Die Mitarbeiter können auch leicht über alle Formen von Daten zusammenarbeiten.

Dokumentenmanagementsysteme haben sich zu robusten Produkten entwickelt, die sogar Analysefunktionen für alle strukturierten Daten bieten.

Arbeitsmanagement

Die Automatisierung von Prozessen ist eine grundlegende Notwendigkeit für Unternehmen, die versuchen, agiler zu werden. Du kannst eine Menge Zeit und Ressourcen sparen, indem du Standardprozesse in jeder Abteilung identifizierst und automatisierst. Die Automatisierungstechnologie, die du einsetzen solltest, sollte dir maximale Flexibilität bieten, um Workflows zu gestalten und gleichzeitig die Sichtbarkeitsberechtigungen zu kontrollieren.

Die Fähigkeit, benutzergesteuerte Workflows von Fall zu Fall zu gestalten, ist die zweite Anforderung an ein Workflow-Tool. Ähnlich wie bei sich wiederholenden Prozessen gibt es in jeder Abteilung bestimmte unvorhersehbare Arbeitsabläufe, die verfolgt werden müssen. Anpassbare Fall- und Projektmanagement-Tools können fast jeder Abteilung helfen, Ad-hoc-Anfragen zu verwalten, die in jeder Phase menschliches Eingreifen erfordern.

Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Arbeit zu planen, zu koordinieren, zu verwalten und auszuführen. Du kannst den Mitarbeitern nicht mehr nur E-Mail, Textverarbeitung, Folien und Tabellenkalkulationen geben und erwarten, dass sie effektiv arbeiten. Projekt- und Prozessmanagement sind unerlässlich geworden, um die Arbeit zu erledigen.

Werkzeuge, die das Arbeitsmanagement adressieren, sollten intuitiv sein und Raum für Teams bieten, um sich vor ihrem Projekt zusammenzusetzen, mit optimaler Zusammenarbeit auszuführen, Fehler zu korrigieren und Ergebnisse zu evaluieren. Diese Anforderungen können durch eine Vielzahl von Funktionalitäten wie Chat, E-Mail, Sprach- und Videoanrufe, Meeting-Lösungen, Dateifreigabe usw. erfüllt werden. Die Tools sollten es den Mitarbeitern ermöglichen, Aufgaben und Projekte zu verwalten und sich intern zu vernetzen.

Maximale Funktionalität zu erhalten könnte auch bedeuten, mehrere Tools zu wählen. Entscheidungsträger sollten sorgfältig die Tools auswählen, die die meisten der benötigten Funktionen in einem Tool bereitstellen. Das spart nicht nur Kosten, sondern hilft den Mitarbeitern auch, produktiver zu sein, da sie weniger zwischen den Tabs wechseln und kontextbezogene Diskussionen führen müssen.

Kollaboration und Kommunikation

Enterprise Social Networking ist auf lange Sicht ein wichtiger Bereich für ein Unternehmen. Abgesehen davon, dass Mitarbeiter Nachrichten und relevante Informationen teilen können, kann es ein großartiges Werkzeug sein, um das Engagement von Teams und Einzelpersonen am digitalen Arbeitsplatz zu untersuchen. Durchdacht gestaltete soziale Netzwerke am Arbeitsplatz können auch dabei helfen, Ablenkungen zu vermeiden, indem sie algorithmusbasiert relevante Posts anzeigen und nicht ständig die Benachrichtigungsglocken läuten lassen. Menschen können eine gesunde digitale Kultur praktizieren, indem sie digitale Fähigkeiten und Grenzen verstehen und respektieren.

Chatbots werden sowohl in internen als auch in kundenorientierten Situationen immer wichtiger. Sie können entweder einfache, auf Algorithmen basierende Antworten sein oder ausgefeilte KI-basierte Algorithmen, die einen größeren Spielraum haben, um Sprache und Konversationen zu verstehen.

Beim internen Einsatz bieten Chatbots ein besseres Mitarbeitererlebnis, indem sie ihnen Self-Service-Funktionen für HR- und Service-Desk-Funktionen bieten. Es entlastet die IT-Teams, indem es die Erreichbarkeit von Ressourcen erhöht.

Das meiste Potenzial haben Chatbots für den Kundensupport. Sie können die Kosten für den Kundenservice um 30 % senken und gleichzeitig eine bessere Erfahrung für die Kunden bieten. Die Reaktionszeit für Anfragen sinkt, und die Support-Techniker können mehr Zeit damit verbringen, sich um einzigartige Herausforderungen zu kümmern, die durch die Automatisierung von Routinefragen entstehen.

Die Zusammenarbeit im Team wird zunehmend zu einer essentiellen Technologie, da immer mehr Arbeitskräfte durch Fernarbeit und flexible Arbeitszeiten verteilt sind. Teams sind jetzt mehr verbunden und haben ein breiteres Netzwerk im Gegensatz zu einem hierarchischen Aufbau, der ihnen die Arbeit diktiert. Die Verantwortung der heutigen Führungskräfte liegt darin, diese Atmosphäre zu schaffen und unermüdlich daran zu arbeiten, sie effizienter zu gestalten.

Solution Building mit No-Code-Entwicklung

Heute wird den Mitarbeitern zunehmend die Autorität und Kontrolle über ihre Arbeit übertragen. Aber um sie wirklich digital zu befähigen, sollten Mitarbeiter und Führungskräfte der mittleren Ebene die Möglichkeit erhalten, Lösungen für ihre Anforderungen selbst zu entwickeln.

Wenn von IT-Teams erwartet wird, dass sie Tools bauen, werden die Zeitpläne länger. Sie müssen die Geschäftsanforderungen studieren und verstehen, bevor sie mit dem Bau der Tools und Apps beginnen. Die Skill-Abhängigkeit kann reduziert werden, wenn das Geschäftswissen und die Macht, Lösungen zu bauen, bei derselben Person liegt. Du kannst Low-Code-Plattformen in dem gesamten Unternehmen einsetzen, um den Abteilungen zu helfen, ihre eigenen Anwendungen für jeden Geschäftsfall zu bauen.

Cybersecurity

Seitdem Datenschutzverletzungen zu einem größeren Problem geworden sind, versuchen IT-Verantwortliche kontinuierlich, die Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig mehr Spielraum für die Mitarbeiter zu schaffen, um ihre digitalen Grenzen zu erweitern. Cybersecurity ist ein integraler Bestandteil aller cloudbasierten Anwendungen. Die Cloud hat eine Position erreicht, in der sie nun eine sicherere Art der Datenspeicherung ist als On-Premise.

Einbrüche passieren von beiden Seiten der Mauer - intern und extern. Interne Verstöße können verhindert werden, indem man Einschränkungen (Datenrichtlinien) für sensible Daten identifiziert und erstellt und außerdem Systeme zur Netzwerk-, Geräte- und Anwendungsüberwachung einsetzt.

E-Mail-Phishing ist der häufigste Kanal für externe Malware-Angriffe. Die Aufklärung der Mitarbeiter über Best Practices und das Delegieren von Verantwortungsbewusstsein für die Datensicherheit kann erheblich dazu beitragen, Verstöße zu verhindern.

Datenanalytik

Analytics-Funktionen sind jetzt von den meisten Anwendungsanbietern als Add-on erhältlich. Datenanalysen können Einblicke sowohl auf individueller Ebene (Mitarbeiter und Kunden) als auch in Bezug auf den Arbeitsplatz als Ganzes liefern. Die Macht der Analytik kann den Endanwendern gegeben werden, ohne dass Vorkenntnisse in Datenwissenschaften vorausgesetzt werden.

Wenn sie auf individueller Ebene genutzt wird, kann sie Informationen über den Kompetenzbereich jedes Mitarbeiters liefern. Führungskräfte können ihre Teams schneller als bisher führen, wenn sie die Fähigkeiten und Interessen der einzelnen Mitarbeiter kennen. Sie können auch Kompetenzlücken mit etwas mehr Transparenz identifizieren.

Da die Analysetools immer leistungsfähiger werden, müssen Führungskräfte die Daten, die in jedem einzelnen Geschäftsprozess generiert werden, effektiv bündeln. Die Gruppierung von Daten in weniger Tools ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Daten sortiert bleiben. Dies wird auch eine Menge Kosten für die Datenmigration in der Zukunft sparen, wenn bessere Tools eingeführt werden müssen.

Neue Technologien für zusätzliche Kontrolle und Einblicke

Die folgenden Technologien gewinnen derzeit an Popularität auf dem Markt der Arbeitsplatztechnologien. Sie sind nicht sofort absolut notwendig, aber sie sollten auf deinem Radar sein und du kannst anfangen zu planen, wie du sie einsetzen wirst.

Die nächste Stufe der KI

Die Sentiment-Analyse ist eine aufstrebende Technologie, die Anwendungen im Marketing, im Kundensupport und auch für interne Zwecke findet. Durch die Analyse von Text mit NLP können sehr präzise Vorhersagen über die Emotionen einer Person gemacht werden. Im Marketing können tausende von Bewertungen gesammelt werden, um das allgemeine Gefühl zu untersuchen, was die Kunden über die Produkte denken. 

Kundendiensttechniker können mit Hilfe der Sentiment Analyse feststellen, welche Tickets ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen, indem sie verärgerte Kunden von allgemeinen Anfragen trennen. Die Sentiment Analyse kann auch das Verhalten der Mitarbeiter auf digitalen Apps untersuchen, basierend auf bestimmten Metriken wie Wutklicks und Häufigkeit des Drückens bestimmter Buttons. Es kann ein großartiges Instrument sein, um die Mitarbeitererfahrung zu untersuchen und zu verbessern.

Virtuelle Assistenten (VAs) können Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. Sie sind das digitale Äquivalent von persönlichen Assistenten. VAs beobachten das Verhalten der Nutzer und schlagen zum richtigen Zeitpunkt passende Aktionen vor. Von der Automatisierung von Aufgaben bis zum Abrufen von Informationen können sie der Power-Handle des Mitarbeiters/Kunden sein. Die nützlichste Fähigkeit ist das Manipulieren und visuelle Darstellen von Daten. Viele Softwarehersteller bieten VAs als Add-on zu ihren Produkten an.

IoT

IoT konzentriert sich in erster Linie auf die Integration verschiedener Geräte und Netzwerke am Arbeitsplatz, um Routinefunktionen in einem automatisierten Workflow auszuführen. IoT am Arbeitsplatz kann sicherstellen, dass alle Abläufe reibungslos und pünktlich ablaufen. Die Leistung mehrerer Systeme kann genutzt werden, um einen koordinierten Arbeitsplatz zu schaffen, der von selbst läuft.

Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern, manuell in mehrere Aktionen einzugreifen, wie z.B. Meetings zu organisieren, Einrichtungen einzurichten, Vorräte zu pflegen, etc. Sie können einfach ins Büro gehen und Geräte wie Drucker und Klimaanlagen auf einem Gerät verwalten.

Technologie ist nur der Anfang

Ein Rahmenwerk von Technologien zu haben, in das man investieren kann, ist der erste Schritt zum Aufbau eines stärkeren Systems, das helfen kann, die Geschäftsziele voranzutreiben und die Menschen zu stärken. Der nächste Schritt besteht darin, die richtigen Tools zu evaluieren und auszuwählen, die diese Technologien ergänzen.

Nach der Anschaffung der richtigen Tools für den digitalen Arbeitsplatz sollte dein Augenmerk auf der Implementierung eines Programms liegen, das alle Mitarbeiter mit deiner Vision für deinen digitalen Arbeitsplatz in Einklang bringt. Führungskräfte sollten die Bemühungen lenken, eine gesunde digitale Kultur zu schaffen, die die perfekte Atmosphäre für die Mitarbeiter schafft, um an einer besseren Zukunft für das Unternehmen zu arbeiten.

Nächstes Kapitel:

Wie man Remote arbeitet - von jedem Ort der Welt


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