Kapitel 5

Was ein digitaler Arbeitsplatz nicht ist

Die Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes ist nicht alltäglich. Unternehmen sollten nicht darauf warten, dass Abteilungen selbst aktiv werden, sondern die Transformation bewusst und ganzheitlich vorantreiben.

Digitalisierte Dokumente, E-Mail und Cloud-Filesharing reichen einfach nicht mehr aus. Die Produktivität wird durch unregelmäßige Zusammenarbeit und langwierige manuelle Prozesse behindert. Etwas mehr ist nötig, um einen einheitlichen digitalen Arbeitsplatz in deinem Unternehmen zu schaffen, aber du bist dir nicht sicher, was fehlt.

Während die Digitalisierung Unternehmen sicherlich hilft, stellt sie keinen vollständigen digitalen Arbeitsplatz dar. Die rasante Beschleunigung der Softwareentwicklung kann zu einer gewissen Verwirrung darüber führen, wie ein moderner digitaler Arbeitsplatz eigentlich aussieht. Wenn du auf die üblichen Missverständnisse hereinfällst, kann das die Reise eines Unternehmens zur digitalen Transformation lähmen und den kurz- und langfristigen Fortschritt behindern.

Ein Bericht von Gartner hat ergeben, dass 62 Prozent der Unternehmen die Erwartungen an das Gewinnwachstum durch digitale Initiativen verfehlt haben. Weitere Untersuchungen ergaben, dass "die Fähigkeit eines Unternehmens, strategische Klarheit über seinen Weg zur Transformation des Geschäftsmodells zu erlangen, entscheidend für seinen Erfolg ist."

Wenn du eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz formulierst und eine Kernsoftware auswählst, solltest du dich von falschen Vorstellungen lösen, damit dein Unternehmen die unbegrenzten Vorteile eines echten digitalen Arbeitsplatzes erleben kann.


Ein digitaler Arbeitsplatz ist nicht:

Ein Intranet

Für Unternehmen sind Intranets eine zentrale Quelle für Unternehmensinformationen, Richtlinien und Nachrichten. Allerdings sind Intranets in ihrem Umfang begrenzt und umfassen keine aktiven internen Prozesse, Projekte und aktive Diskussionen.

Tatsächlich ist es möglich, einen digitalen Arbeitsplatz ganz ohne Intranet zu haben. Einige digitale Arbeitsplatzplattformen beherbergen interne Informationen und machen eine separate Datenbank überflüssig. Wenn dein Unternehmen ein Start-up oder ein KMU ist, spart es Zeit, Geld und Frustration, wenn du interne Daten von Anfang an in eine digitale Arbeitsplatzplattform einbindest.

Eine Sammlung von Apps

Hunderte von Business-App-Anbietern proklamieren, die Lösung zu sein, die die Zukunft deines Unternehmens revolutionieren wird. Eine App für jede Abteilung zu abonnieren, klingt wie ein praktischer Weg, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, aber bevor du dich versiehst, sprengen die Abo-Gebühren das Budget.

Die Anhäufung von getrennten SaaS-Apps schafft eine schwerfällige, fragmentierte Arbeitsumgebung. Die Suche nach Informationen über unzusammenhängende Abteilungen hinweg ist frustrierend. Schlechte Integration führt auch zu Zeitverschwendung. Mehr als zwei Drittel der Mitarbeiter verschwenden bis zu 60 Minuten pro Tag damit, zwischen verschiedenen Apps hin und her zu wechseln.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist nicht nur ein SaaS-Abonnement oder etwas, das man kaufen kann. Es ist eine fortlaufende Geschäftsstrategie, die Technologie und Unternehmenskultur zielgerichtet miteinander verwebt.

Die Software für den digitalen Arbeitsplatz sollte sich an den Unternehmenszielen, den digitalen Prioritäten und den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren. Die Antwort liegt nicht in mehr Anwendungen, sondern in sorgfältig ausgewählten Tools.

HR, IT und das Unternehmen müssen zusammenarbeiten, um eine integrierte, maßgeschneiderte Arbeitsumgebung zu schaffen, damit sich digitale Tools auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens und die Produktivität des Einzelnen auswirken. Tech-Entscheidungen als Management-Team zu treffen, spart unnötige Software ein und führt zu einem digitalen Arbeitsplatz, der einzigartig auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Produktivitätssoftware

MS Office, E-Mail, Google Drive und Docs & Sheets spielen nützliche Rollen, machen aber allein noch keinen einheitlichen digitalen Arbeitsplatz aus. Dateien, Kommunikation und Arbeitspläne befinden sich in separaten Systemen, was viel Raum für Informationslücken schafft. Sich ausschließlich auf diese Tools für das Arbeitsmanagement zu verlassen, führt zu Chaos und Fehlkommunikation.

Wie sieht es darüber hinaus mit Datenbank-Management-Tools, Case-Management-Tools und Design-Tools aus? Kritische Geschäftsprozesse sind in Dokumentenmanagement-Software nicht abgedeckt.

Anstatt die Arbeit um eine Produktivitätssoftware zu zentrieren, wähle eine flexible Plattform, die es dir erlaubt, dein aktuelles Dateisystem reibungslos zu integrieren. Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz hilft auch global verteilten Mitarbeitern, produktiv zu arbeiten.

Ein Kollaborationstool

Das Ersetzen von E-Mail durch ein eigenständiges Kollaborationstool ist nur ein Pflaster auf dem wichtigeren Problem eines dezentralen Systems. Kollaborationssysteme verbinden Mitarbeiter von jedem Ort aus für Diskussionen vor Ort, sind aber in der Regel auf Kommunikationszwecke beschränkt. Ein digitaler Arbeitsplatz beinhaltet viel mehr als nur Kommunikation.

Die Einbettung von Collaboration in den Kontext eines digitalen Arbeitsplatzes, in dem Arbeit und Kommunikation miteinander verbunden sind, steigert die Effizienz, reduziert die Notwendigkeit des App-Jonglierens und ermöglicht schnellere Entscheidungen.

Nur für Unternehmen

Ein digitaler Arbeitsplatz benötigt kein sechs- oder siebenstelliges Budget, um effektiv zu sein. Bestimme, was dein Unternehmen braucht, um effektiv zu arbeiten. Erschwingliche Lösungen ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, Prozesse zu automatisieren, Projekte zu verwalten, Fälle zu bearbeiten und zusammenzuarbeiten - alles auf einer Plattform. No-Code-Plattformen sind perfekt für Unternehmen mit einem begrenzten IT-Budget oder für Führungskräfte von Unternehmen, die ohne Verzögerung implementieren wollen. Non-Profit-Organisationen, KMUs und Unternehmen profitieren gleichermaßen von den Vorteilen der digitalen Arbeitsplatzsoftware auf der ganzen Welt.

Die Notwendigkeit eines digitalen Arbeitsplatzes ist für jedes Unternehmen im 21. Jahrhundert unumgänglich. Wenn du digitale Systeme im Einsatz hast, sind sie bereits Puzzleteile eines entstehenden digitalen Arbeitsplatzes. Während dein Unternehmen expandiert und seine Strategie anpasst, wird sich dein digitaler Arbeitsplatz weiterentwickeln und verbessern.

Alles über Technologie

Teamprobleme wie schlechte Kommunikation, unausgewogene Aufgabenverteilung und Engpässe verursachen so viel Stress, dass ein Viertel der Arbeitnehmer ihren Job gekündigt haben, um ein Unternehmen zu suchen, das einen optimalen digitalen Arbeitsplatz bietet.

Der Wert eines Systems hängt stark von den Menschen ab, die es nutzen. Wenn eine Anwendung für die Mitarbeiter schwierig zu handhaben oder anzupassen ist, wird ihr volles Potenzial nie erreicht werden.

Die Mitarbeitererfahrung oder DEX (digital employee experience) ist genauso wichtig wie die Technologie selbst. Die meisten Arbeitnehmer wollen sich aktiv engagieren, produktiver sein und weniger angespannt am Arbeitsplatz; aber sie brauchen die richtigen Werkzeuge, um dies zu tun.

Unternehmen, die sich die Zeit nehmen, das gewünschte Erlebnis zu erforschen und zu bieten, werden engagierte und talentierte Mitarbeiter anziehen - und sie über Jahre hinweg halten.

Nächstes Kapitel:

Die größten Herausforderungen für den digitalen Arbeitsplatz


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