Digitaler Arbeitsplatz / Transformation zum digitalen Arbeitsplatz / Kapitel 16

Kapitel 16

Wie man eine Remote Working Richtlinie entwickelt

Remote Work gehört für eine steigende Zahl von Arbeitnehmern zum Alltag. Sie schreiben eine E-Mail im Café, lesen im Park einen Geschäftsbericht oder nehmen im Hotelzimmer an einem Video-Meeting teil. Remote arbeiten bringt das Büro an jeden Ort der Welt.

Früher dachte ich, dass ich durch das Arbeiten aus der Ferne möglicherweise von Gesprächen und wichtigen Meetings am Arbeitsplatz ausgeschlossen werden könnte. Aber heute finden Angestellte aller Ebenen und Rollen kreative Wege, die Technologie zu nutzen und von zu Hause aus zu arbeiten. 

Dennoch zögern viele Unternehmen und Einzelpersonen, den Wechsel zu vollziehen. Tatsächlich glauben 64% der Personalverantwortlichen der Millennials und Gen Z, dass ihr Unternehmen die Ressourcen hat, um Telearbeit zu unterstützen, aber 57% haben keine Richtlinien für Telearbeit. 


Was ist eine Richtlinie für Telearbeit? 

Eine Fernarbeitsrichtlinie ist eine Vereinbarung, die alle notwendigen Informationen für Mitarbeiter enthält, die an einem anderen Ort als dem Büro des Unternehmens arbeiten. Diese Richtlinien sollen es den Mitarbeitern ermöglichen, erfolgreich zu arbeiten, auch wenn sie sich außerhalb des Firmengeländes befinden.

Eine starke Richtlinie für die Arbeit von zu Hause ist die Grundlage für eine erfolgreiche Belegschaft, die von zu Hause aus arbeitet. Wenn dein Unternehmen neu in dieser Art von Initiative ist, ist es unerlässlich, dass du ausreichend Zeit und Ressourcen aufbringst, um eine Richtlinie zu erstellen, die es deinen Mitarbeitern ermöglicht, erfolgreich zu sein, während sie an einem anderen Ort arbeiten.

Wie man eine effektive Richtlinie für Fernarbeit erstellt

Wenn dein Unternehmen darüber nachdenkt, Fernarbeit zuzulassen, solltest du sicherstellen, dass du eine grundsolide Richtlinie für Fernarbeit hast. Fernarbeit und flexible Arbeitsplätze müssen auf Vertrauen beruhen; eine klare Richtlinie für Fernarbeit wird dir später Kopfschmerzen ersparen.

Definiere die Art der Fernarbeitsrichtlinien, die du erstellen möchtest

Unabhängig davon, wo Mitarbeiter

 arbeiten, wird Fernarbeit dadurch definiert, wo sie nicht arbeiten, in einem Büro. Remote-Mitarbeiter in virtuellen Teams reisen vielleicht regelmäßig in ein Büro, um sich mit den Teammitgliedern vor Ort zu treffen, aber den Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen sie getrennt von ihren Kollegen außerhalb eines traditionellen Büros. 

Flexible Arbeitsbedingungen

Unabhängig davon, ob sie in einem Büro oder aus der Ferne arbeiten, können Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsplänen ihre Arbeitszeiten so gestalten, wie es für sie am besten ist, anstatt jeden Tag zu einer bestimmten Zeit arbeiten zu müssen. Mit flexiblen Arbeitsplänen kann ein Angestellter morgens von zu Hause ausarbeiten, mittags Sport treiben und nachmittags ins Büro kommen. 

Flexible Arbeitsrichtlinien zeichnen sich weniger dadurch aus, wo die Mitarbeiter arbeiten, sondern eher dadurch, wann sie arbeiten und ob sie ihre Zeitpläne ändern können, wenn es ihnen passt.

Arbeit von zu Hause aus

Heimarbeit bezieht sich auf Mitarbeiter, die von zu Hause ausarbeiten und sich über Videokonferenzsoftware mit dem Büro verbinden. 

Heimarbeitsrichtlinien können eine bestimmte Anzahl von Tagen pro Woche festlegen, an denen Mitarbeiter im Büro von zu Hause ausarbeiten können, oder sie können mit flexiblen Arbeitsrichtlinien kombiniert werden, die es den Mitarbeitern erlauben, je nach Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten, abhängig von ihren Zeitplänen. 

Die Begriffe "Heimarbeit" und "Fernarbeit" werden oft synonym verwendet, aber während "Heimarbeit" als "Fernarbeit" klassifiziert wird, bedeutet "Fernarbeit" nicht gleich "Arbeit von zu Hause". Im Allgemeinen wird die Arbeit von zu Hause aus von Mitarbeitern erledigt, die von einem Bürostandort aus arbeiten, während Remote Worker in Vollzeit außerhalb eines Büros arbeiten. 

Viele Fernarbeitsrichtlinien sind eine Kombination aus diesen verschiedenen Mitarbeiterrichtlinien. Die folgenden Fragen helfen dir dabei, herauszufinden, welche Richtlinien für dein Team am sinnvollsten sind, damit du deinen Mitarbeitern die Richtlinien klar kommunizieren und dokumentieren kannst, wenn du sie einführst.

Finde die Besonderheiten deiner Richtlinie für Fernarbeit heraus

Du und deine Mitarbeiter werden eine bessere Beziehung zueinander haben, wenn alles in deinen Richtlinien für die Fernarbeit klar definiert ist. Lege fest, was dein Unternehmen den Mitarbeitern, die sich für Fernarbeit entscheiden, erlaubt und zur Verfügung stellt und ob du getrennte Richtlinien für Mitarbeiter hast, die zu 100 % von zu Hause ausarbeiten, und solche, die flexible Arbeitsvereinbarungen haben.

Hier sind einige Fragen, die du bei der Erstellung oder Aktualisierung deiner Unternehmensrichtlinien für Fernarbeit berücksichtigen solltest:

1. Welche Rollen können aus der Ferne arbeiten?

Für viele Rollen ist es kein Problem, ein paar Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, ohne die anderen Teammitglieder oder den Geschäftsbetrieb in irgendeiner Weise zu beeinträchtigen.

Ein Werbetexter in einem Marketingteam kann beispielsweise per Videokonferenz an Teambesprechungen teilnehmen; er kann Google Docs nutzen, um Inhalte zu erstellen, zu teilen und zu bearbeiten; und er benötigt nur einen Laptop, eine WiFi-Verbindung und Kopfhörer, um ein produktiver Teil des Teams zu sein.

Für einen HR-Recruiter, der Büroführungen für neue Mitarbeiter durchführt und Kandidaten für Interviews trifft, erfordert eine Remote-Arbeitsrichtlinie mehr Koordination.

Für Produktmanager, die sich regelmäßig mit Ingenieuren, Designern und Vertriebsmitarbeitern treffen müssen, sollten die Richtlinien für die Arbeit per Fernzugriff mit Blick auf die funktionsübergreifende Zusammenarbeit erstellt werden.

Berücksichtige jede Rolle, ihre Verantwortlichkeiten, die benötigte Ausrüstung und die Anforderungen an die Zeitplanung, wenn du deine Richtlinie erstellst.

2. Wie oft können die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten?

Kann die Richtlinie nach dem Ermessen der Mitarbeiter genutzt werden oder gibt es eine begrenzte Anzahl von Tagen pro Monat, an denen sie aus der Ferne arbeiten können? Wird es Blackout-Tage geben, an denen alle Mitarbeiter gemeinsam im Büro sein müssen?

3. Welche Meetings sollten remote oder persönlich stattfinden?

Macht ein persönliches Gespräch oder ein Ferngespräch für die folgenden Meetings Sinn:

  • 1:1 Meetings
  • Leistungsüberprüfungen
  • Kundenmeetings
  • Team Kickoffs

Alle anderen Meetings, die spezifisch für dein Unternehmen oder dein Team sind

Überlege dir, welche Meetings, wenn überhaupt, persönlich stattfinden müssen, oder ob du für diese Gespräche Videokonferenzen zulässt.

4. Müssen Remote-Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit am Tag online sein?

Können Remote-Mitarbeiter ihre Zeit selbst einteilen oder müssen sie jeden Tag eine bestimmte Anzahl von Stunden online sein und arbeiten? Viele Remote-Mitarbeiter arbeiten nach flexiblen Zeitplänen, aber du möchtest vielleicht Prozesse für die Änderung von Zeitplänen einrichten, wenn du z.B. eine Abdeckung in verschiedenen Zeitzonen benötigst.

5. Wie werden die Mitarbeiter kommunizieren, wenn sie von zu Hause aus arbeiten?

Müssen die Mitarbeiter proaktiv anfragen, wann sie von zu Hause ausarbeiten können, oder liegt es in ihrem Ermessen, wann sie es tun? Lege fest, wie lange im Voraus du Bescheid wissen willst, wenn deine Mitarbeiter von zu Hause ausarbeiten wollen. 

Denke an Dinge wie Pendlerprobleme, schlechtes Wetter oder Notsituationen (z.B. ein krankes Haustier, ein geplanter oder plötzlicher schulfreier Tag für dein Kind oder ein plötzlicher Magen-Darm-Infekt über Nacht) und überlege, ob diese Situationen als Ausnahmen für die Arbeit von zu Hause in letzter Minute erlaubt sind.

6. Werden allen Mitarbeitern die Kosten für das Home Office erstattet oder nur denjenigen, die Vollzeit von zu Hause aus arbeiten?

Remote-Mitarbeiter möchten vielleicht in einen zweiten Monitor, stärkeres WiFi, Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung oder andere Hilfsmittel investieren, die ihnen helfen, produktiv im Home-Office zu arbeiten.

Du musst also abwägen, ob dein Firmenbudget es zulässt, dass Mitarbeiter, die vollständig, teilweise oder gemischt im Büro und von unterwegs arbeiten, die Erstattung zusätzlicher Kosten für die Schaffung einer Arbeitsumgebung außerhalb des Büros in Anspruch nehmen können, die ihrem Arbeitsplatz im Büro entspricht.

7. Werden bestimmte Rollen nur für Mitarbeiter angeboten, die vollständig remote arbeiten?

Werden Mitarbeiter auf einer bestimmten Ebene verpflichtet sein, außerhalb des Büros zu arbeiten, oder wirst du deine Remote-Arbeitspolitik für Teamleiter, Direktoren und Vizepräsidenten öffnen? 

Ab welchem Level ist es den Mitarbeitern erlaubt (oder verboten), aus der Ferne zu arbeiten? Haben Praktikanten und Teamleiter die gleichen Privilegien für die Arbeit von zu Hause aus?

8. Wie passen internationale Mitarbeiter in deine Fernarbeitsrichtlinien?

Wenn dein Unternehmen die Möglichkeit hat, internationale Mitarbeiter einzustellen, wie wird dies in deine Richtlinien für Fernarbeit integriert? Arbeite mit deinen Partnern in der Finanz-, Personal- und Rechtsabteilung zusammen, um die arbeitsrechtlichen und steuerlichen Auswirkungen der Einführung einer Fernarbeitsrichtlinie in verschiedenen Staaten oder Ländern zu bestimmen. Finde heraus, ob es deinem Ergebnis nützt oder schadet und arbeite von dort aus.

9. Werden Remote-Mitarbeiter andere Leistungskennzahlen haben?

Wenn du Mitarbeiter hast, die aus der Ferne arbeiten, überlege dir, ob du ein tägliches oder wöchentliches Standup einführen willst, um den Fortschritt ohne Mikromanagement zu verfolgen. Viele Performance Management Software Tools bieten Funktionen, die die Mitarbeiter fragen, was sie am Vortag gemacht haben, woran sie heute arbeiten und welche Hindernisse sie haben. 

Finde die beste Performance Management Software

Dokumentiere und kommuniziere deine Fernarbeitsrichtlinien klar mit deinen Mitarbeitern

Achte darauf, dass du deine Richtlinien für Fernarbeit klar dokumentierst, um vollständige Transparenz in deinem Unternehmen zu gewährleisten. Lege fest, welche Rollen in Frage kommen, ob die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden einhalten müssen und wie Produktivität und Verfügbarkeit gemessen werden (wenn überhaupt).  

Halte Team- oder Betriebsversammlungen ab, um den Mitarbeitern die Richtlinie zu erklären, und ernenne jemanden aus deinem Sozialleistungs- oder HR-Team zum Manager des Fernarbeitsprogramms, an den sich die Mitarbeiter mit Fragen wenden können. Überprüfe deine Richtlinien für Telearbeit mindestens einmal im Jahr, um mit Trends und Wettbewerbern Schritt zu halten. Biete Schulungen und Ressourcen für Teammanager an, damit sie darauf vorbereitet sind, Fragen zu beantworten und Konflikte innerhalb ihres Teams zu lösen, wenn Verwirrung aufkommt.

Bestimme die Werkzeuge, die dein Team braucht, um aus der Ferne zu arbeiten.

Wenn dein Team zu einer flexiblen Remote-Arbeitsmethode wechselt, solltest du dir Gedanken darüber machen, wie deine Mitarbeiter kommunizieren werden. Videokonferenzsoftware für Telefonkonferenzen kann eine Menge hin- und her Gespräche eliminieren, die sich sonst per E-Mail oder Telefon in die Länge ziehen würden. Statistiken zeigen, dass 96% der Remote-Mitarbeiter berichten, dass Videokonferenzen die Produktivität verbessern.

Hier ist eine kleine Liste die du bereitstellen solltest, um Remote-Mitarbeiter zu unterstützen: 

  • Laptop oder Desktop, verbunden mit WiFi
  • VPN oder eine Möglichkeit für Remote-Mitarbeiter, auf gemeinsame Dateien des Unternehmens zuzugreifen und Daten zu schützen
  • Eine Messaging-App, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sowohl arbeitsbezogen als auch sozial zu kommunizieren
  • Eine Videokonferenzkamera sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch für externe Mitarbeiter
  • Ein gemeinsamer Kalender, um zu verfolgen, wann die Mitarbeiter im Büro, aus der Ferne oder außerhalb des Büros arbeiten
  • Eine Projektmanagement-Software, um den Überblick über Teamaufgaben zu behalten, wenn man sich nicht persönlich treffen kann
  • Ein Tool zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, um Dokumente und Projekte einfach und sicher zwischen Teammitgliedern an verschiedenen Standorten zu teilen
  • Andere rollenspezifische Geräte und Tools, zum Beispiel hochwertige Kopfhörer für einen Tontechniker oder Headsets für Außendienstmitarbeiter

Hybride Teams funktionieren nicht auf die gleiche Weise wie homogene Teams. Für hybride Teams, die sowohl aus Mitarbeitern im Büro als auch aus externen Mitarbeitern bestehen, spielen Messaging-Apps, Videoanrufe, gemeinsame Kalender und andere Formen der Kommunikation eine größere Rolle, um sicherzustellen, dass alle im Team auf dem neuesten Stand sind.

Erleichtere eine kollaborative Arbeitsumgebung zwischen Mitarbeitern im Büro und aus der Ferne

Wenn du eine Richtlinie für Remote-Arbeit in Erwägung ziehst, solltest du darauf achten, dass die Mitarbeiter sich persönlich treffen, um soziale Kontakte zu knüpfen und teambildende Aktivitäten durchzuführen. Wir empfehlen, dass sich einzelne Teams mindestens einmal im Quartal zu einer Teambuilding-Aktivität oder einem Retreat treffen und dass sich das gesamte Unternehmen mindestens einmal im Jahr persönlich trifft.

Versuche, häufigere Videokonferenzen mit einer flexiblen Agenda einzubauen, um Smalltalk und das Knüpfen von Kontakten zwischen hybriden Teamkollegen zu ermöglichen. Indem du einen Raum für die Mitarbeiter schaffst, in dem sie sich unterhalten und austauschen können, kannst du eine reibungslosere Teamdynamik schaffen und die Produktivität steigern.

Einige hybride Teams haben "offene Sprechstunden" für Mitarbeiter, die sich über Google Hangouts oder Zoom zwischen bestimmten Stunden an einem bestimmten Wochentag mit Teammanagern oder Unternehmensleitern austauschen können. Es ist eine großartige Gelegenheit, Ideen mit Kollegen auszutauschen, mit denen man vielleicht nicht so oft zu tun hat, und eine nette Alternative zum Stehen an der Kaffeemaschine im Büro oder zur Begegnung mit jemandem im Aufzug.

Eine weitere Option ist es, den Mitarbeitern ein vierteljährliches Reisebudget anzubieten. Dies kann sowohl für vollständig entfernte als auch für hybride Unternehmen gut funktionieren. Mitarbeiter in Unternehmen, die zu 100 % remote arbeiten, können regelmäßig zu Retreats reisen oder von einem anderen Standort aus mit einem anderen Remote-Mitarbeiter zusammenarbeiten. Diejenigen, die remote für ein Unternehmen mit einem Hauptsitz arbeiten, können ins Hauptquartier reisen, um sich mit ihrem Team zu treffen, Leistungsbeurteilungen zu haben oder an kurzfristigen Projekten zu arbeiten. 

Zu guter Letzt solltest du Teambuilding- und Kommunikationskanäle einbauen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, mit ihren Kollegen vor Ort und aus der Ferne zu interagieren, wenn sie nicht persönlich Zeit miteinander verbringen können. Tools wie virtuelle "Lunch and Learns", wöchentliche virtuelle Kaffeetreffen mit verschiedenen Mitarbeitern oder die Zusammenarbeit mit einem Mentor im Büro können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, dass sich die Mitarbeiter einbezogen und als Teil der Teamkultur fühlen. 

Beziehe die Mitarbeiter in das Gespräch mit ein 

Wenn du zum ersten Mal flexible Arbeitsbedingungen einführst, solltest du sicherstellen, dass deine Mitarbeiter Teil des Gesprächs sind. Deine Mitarbeiter sind ein wertvoller Aktivposten, wenn es darum geht, zu wissen, welche Vergünstigungen wichtig sind und dir helfen, Talente anzuziehen und zu halten, sowie alle glücklich und zufrieden zu halten. 

Daten lügen nicht

Die Menschen haben gesprochen: 65% der Erwachsenen glauben, dass ein flexibler Zeitplan es ihnen ermöglichen würde, produktiver zu sein, und Remote-Mitarbeiter berichten, dass sie sich glücklicher und weniger gestresst fühlen als Mitarbeiter im Büro. Die moderne Technologie hat es ermöglicht, dass der Arbeitsplatz außerhalb der Wände eines traditionellen Büros existiert. Wenn du noch keine Richtlinien für Telearbeit hast, was hält dich dann noch davon ab?

Nächstes Kapitel:

Die Perpektiven des digitale Arbeitsplatz für dieses Jahr und darüber hinaus


Willst du Insider-Tipps?

Werde INSIDER, es geht um DICH!
Die Digitale-Community von Gleichgesinnten kommt zusammen und wird am lebendigsten durch das E-Mail-Abonnement.
 

Sichere dir Neuigkeiten, Ideen und Inspiration rund ums Thema Digitalisierung. Exklusiv und aus erster Hand. Dazu Blogartikel, Whitepapers, Buchtipps, Einladungen, Best Practice, Podcast und vieles mehr.