Kapitel 9

Hybrid Work Apps und Tools für hybride Teams

Die Digitalisierung hat Unternehmen geholfen, besser durch die Krise zu kommen. Technologien wurden vielerorts über Nacht integriert, um kurzfristig widerstandsfähig zu sein. So wurde die Krise branchenübergreifend zu einem „Digitalisierungs-Katalysator“. 2021 muss die Unternehmenskultur dem digitalen Wandel folgen, um Mitarbeiter auf dem Weg mitzunehmen.

Effektive Kommunikation und Produktivität sind die Top-Prioritäten und Herausforderungen für Unternehmen mit einer verteilten Belegschaft. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Tools, die die Produktivität der Mitarbeiter verbessern, aber der Aufbau eines Tech-Stacks für verteilte Teams ist nicht nur eine Frage einer Sammlung von großartigen Tools.

Es kommt darauf an, wie du diese Tools buchstäblich stapelst und wie sie nahtlos zusammenarbeiten, damit sie für deine Mitarbeiter nützlich und effektiv sind. Hier sind 20+ Apps und Tools, mit denen deine Mitarbeiter unabhängig von ihrem physischen Standort produktiv und als eine Einheit zusammenarbeiten können.


7 Arten von Fernarbeitstools

  • Werkzeuge für Videokonferenzen
  • Projektmanagement-Tools
  • Messaging-Tools
  • Tools zur Dateiverwaltung und -freigabe
  • IT-Befähigungs-Tools
  • HR-Befähigungs-Tools
  • Tools zur Teambildung

Werkzeuge für Videokonferenzen

Cloud-basierte Videokonferenzen

Cloud-basierte Videokonferenzen sind besonders nützlich für Unternehmen mit verteilten Teams, da du von jedem Smart Device oder Laptop aus an einer Videokonferenz teilnehmen kannst. Die Lifesize App bietet dir eine einfache Möglichkeit, einen Videochat zu starten, einem Meeting beizutreten oder eine Videokonferenzschaltung direkt von deinem PC, Mac, Tablet oder Telefon zu planen. Das bedeutet, dass entfernte Teammitglieder, die von zu Hause aus, in Cafés, Mitarbeiterzentren und unterwegs arbeiten, sich alle ganz einfach mit einem Videoanruf verbinden können und über verschiedene Geräte hinweg die gleiche Benutzererfahrung haben. Das Einzige, was anders ist, ist die Bildschirmgröße.

4K-Konferenzraum-Systeme

Durch die Verbindung von cloudbasierter Videokonferenzsoftware mit den branchenweit besten 4K-Konferenzraumlösungen bietet Lifesize ein wirklich bemerkenswertes Konferenzerlebnis für jeden Anruf. Die lebensechte Bildqualität, das Teilen von ultrahochauflösenden Inhalten und der überragende Sound erwecken deine Meetings zum Leben und geben dir das Gefühl, dass du dich mit deinem verteilten Team im selben Raum befindest. Lifesize bietet drei verschiedene 4K-Kamerasysteme an, sodass du die richtige Lösung für deinen Meetingraum finden kannst.

Drahtlose Bildschirmfreigabe

Mit der kabellosen Bildschirmfreigabe sparst du dir den Ärger und die verlorene Zeit, während des Meetings den richtigen Dongle oder das richtige Kabel zu finden und weiterzugeben. Lifesize Share macht es bemerkenswert einfach, deinen Bildschirm in Echtzeit zu teilen, ein Video abzuspielen und deine Präsentation direkt von deinem Smart Device aus zu steuern. Lifesize Share stellt sicher, dass deine Präsentationen reibungslos ablaufen und fesselt die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer der Telefonkonferenz.

Whiteboard-Freigabe

Whiteboards sind großartig, um schnell Ideen zu teilen, Brainstorming mit deinem Team zu betreiben und visuelle Konzepte leichter verständlich zu machen, aber wenn du über Video in das Meeting rufst, kannst du dich leicht ausgeschlossen fühlen. Mit Lifesize Share und dem Kaptivo Whiteboard-Kamerasystem kannst du Inhalte von jedem Standard-Whiteboard digital erfassen und teilen. Kaptivo entfernt Personen, Reflexionen und Blendungen aus der Whiteboard-Sitzung und präsentiert allen Teilnehmern des Meetings ein klares und scharfes digitales Bild in Echtzeit. Nach dem Meeting kannst du deine Whiteboard-Sitzung ganz einfach herunterladen oder mit deinem gesamten Team oder Personen außerhalb deines Unternehmens teilen.

Projektmanagement-Tools

Asana

Asana ist eine beliebte Web- und Mobilanwendung, die entwickelt wurde, um Teams bei der Organisation, Verfolgung und Verwaltung ihrer Arbeit zu unterstützen. Eines der besten Dinge an Asana ist seine einfache und leicht zu bedienende Oberfläche. Es gibt dir die Flexibilität, wie deine Projekttafel aussieht, lässt dich Aufgabenlisten einfach verschieben und hebt Projekte mit Fälligkeitsdaten, Beauftragten und Fortschritt hervor. Du hast auch Zugriff auf einen Aktivitäts-Feed auf deinem Dashboard, um zu sehen, woran dein Team gerade arbeitet. Asana eignet sich hervorragend für weniger komplexe Projekte.

Jira

Jira hilft dir, deine Softwareentwicklungsprojekte zu planen, zu verfolgen und zu verwalten. Es kann vor allem von größeren Unternehmen genutzt werden, die mehrere komplexe Projekte mit einer verteilten Belegschaft koordinieren müssen. Alle Projekte durchlaufen einen benutzerdefinierten Aufgaben-Workflow, der sowohl den Status des Projekts als auch die Regeln, nach denen es in andere Status übergeht, steuert.

Monday.com

Monday.com ist ein anpassbares Tool, das die Art und Weise vereinfacht, wie Teams Arbeitslasten verwalten, Projekte verfolgen und kommunizieren. Die meisten Projektmanagement-Tools erlauben Teammitgliedern nur den Zugriff auf ihre eigenen Arbeitsbereiche, was die Arbeit mit Freelancern und Drittfirmen erschwert. Mit Monday.com kannst du so viele Drittnutzer hinzufügen, wie du möchtest und ihre Zugriffsrechte anpassen, um sicherzustellen, dass sie nur die ihnen zugewiesenen Projekte sehen.

Messaging Tools

Slack

Slack ist ein Champion, wenn es um Instant Messaging für Unternehmen geht und eine gute Möglichkeit, Einzel- und Gruppenchats in deinem gesamten Unternehmen einzurichten. Neben Texten kannst du auf der Plattform auch GIFs und Videos verschicken, was die Nachrichten noch spannender macht. Du kannst bis zu 10.000 Nachrichten archivieren und alle Dateien und Chats sind durchsuchbar. Die Oberfläche von Slacks bietet eine der besten Benutzererfahrungen über alle deine Geräte hinweg.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die beliebteste Messaging-App für Unternehmen und ein außergewöhnliches Tool für die dauerhafte Zusammenarbeit und das Teilen von Dokumenten innerhalb der Office 365®-Plattform. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen, die bereits für ein Office 365 Premium oder Essentials Abonnement zahlen, da es im Abonnement enthalten ist.

Es gibt eine Reihe von Drittanbieter-Apps, die sich ebenfalls nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Die Lifesize-Integration mit Microsoft Teams fügt das Audio- und Videoerlebnis in Lifesize-Qualität zur Microsoft Teams-Oberfläche hinzu und erweitert die Videokonferenzfunktionen auf Partner, Interessenten und andere Kontakte außerhalb deines Unternehmens.

Google Hangouts

Google Hangouts begann als verbraucherfreundlicher Chat-Dienst, hat sich aber zu einer nützlichen Integration innerhalb der G Suite Apps für Unternehmen entwickelt. Google Hangouts Chat ist in einem G Suite-Konto für Unternehmen enthalten. Wenn dein Unternehmen also bereits Gmail für E-Mails oder Google Docs für die Textverarbeitung nutzt, dann hast du bereits Google Hangouts Chat und musst nicht extra dafür bezahlen. Hangouts Chat ermöglicht es deinem Team von bis zu 8.000 Mitgliedern, durch die Verwendung eines Chat-Raums und direkter Nachrichten einfach zu kommunizieren.

Dateimanagement und Freigabetools

OneDrive

OneDrive ist der Dateihosting- und Synchronisationsdienst von Microsoft und ist in einem Office 365-Abonnement enthalten. Mit OneDrive kannst du Office 365-Dateien, einschließlich Microsoft Teams, von all deinen Geräten aus speichern, darauf zugreifen und sie teilen. Bearbeitungen, die du offline vornimmst, werden automatisch hochgeladen, wenn du dich das nächste Mal verbindest. Mit OneDrive kannst du mit Personen innerhalb und außerhalb deines Unternehmens in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, indem du Word, Excel und PowerPoint nutzt.

Google Docs

Als Teil der G Suite-Apps kannst du mit Google Docs Dokumente mit Personen innerhalb und außerhalb deines Unternehmens erstellen und bearbeiten und Live-Bearbeitungen sehen, während andere tippen und über eine integrierte Chat-Funktion kommunizieren. Da die Dokumente auf dem Google Drive gespeichert werden, musst du kein Programm auf deinem Computer installieren, um sie zu nutzen, und du kannst überall auf die Dokumente zugreifen, wo du eine Internetverbindung hast.

Dropbox

Dropbox ist ein einfacher, zuverlässiger Dateisynchronisierungs- und Speicherdienst mit erweiterten Funktionen für die Zusammenarbeit. Dropbox kommt erst richtig zur Geltung, wenn du dich mit den zusätzlichen Funktionen des Dienstes beschäftigst, wie Dropbox Paper, das als kollaborativer Arbeitsbereich für eine Gruppe fungiert, und Dropbox Rewind, mit dem du Ordner oder ganze Konten von einem bestimmten Zeitpunkt an wiederherstellen kannst. Mit der Webversion von Dropbox kannst du Dateien bearbeiten, ohne sie herunterladen zu müssen.

IT Enablement Tools

TeamViewer

TeamViewer ist ein unverzichtbares Remote-Desktop-Tool für IT-Mitarbeiter, die verteilte Teams unterstützen, da ein persönlicher Support nicht möglich ist. Mit TeamViewer können sich IT-Administratoren von überall und zu jeder Zeit aus der Ferne mit den Desktop-Computern, mobilen Geräten und IoT-Geräten der Mitarbeiter verbinden, um in Echtzeit Support zu leisten oder auf Dateien, Netzwerke und Programme zuzugreifen. IT-Mitarbeiter können sich über mehrere Plattformen hinweg verbinden und zusätzliche IT-Techniker in komplexe Support-Sitzungen einladen.

Okta

Okta ist eine Access-Management-Plattform, die die kritischen Ressourcen eines Unternehmens sichert und eine Single-Sign-On-Lösung für Mitarbeiter bietet. Mit Okta kann die IT-Abteilung den Zugriff der Mitarbeiter auf alle Anwendungen und Geräte verwalten. Okta verfügt über integrierte Berichte und lässt sich tief in Cloud-, mobile und lokale Anwendungen, Verzeichnisse und Identitätsmanagementsysteme integrieren.

Gruppenrichtlinien

Die Gruppenrichtlinienverwaltung ist ein zentralisiertes Konfigurations- und Verwaltungstool innerhalb der Microsoft IT-Umgebung. Damit haben IT-Administratoren einen Ort, an dem sie eine Vielzahl von Windows-Einstellungen für jeden Computer in ihrem Netzwerk konfigurieren können. Diese Einstellungen können erzwungen werden, so dass Benutzer sie nicht ändern können. Die Gruppenrichtlinienverwaltung ist auch nützlich, um Computer zu sperren, den Zugriff auf bestimmte Ordner oder Anwendungen zu beschränken und unternehmensweite Software-Updates zu verteilen.

HR Enablement Tools

DayForce

Ceridian Dayforce ist eine Human Capital Management Cloud-Plattform, die HR, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Workforce Management und Talent Management in einer einzigen Anwendung vereint. Sie vereinheitlicht die HR-Daten für das gesamte Unternehmen, indem sie alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort zusammenfasst, von der Vergütung über die Sozialleistungen bis hin zur Leistung. Dayforce gibt den Mitarbeitern außerdem direkten Zugriff auf ihre eigenen Daten und Aktivitäten, um den Verwaltungsaufwand der Personalabteilung zu reduzieren.

Der Applicant Manager

Der Applicant Manager (TAM) ist eine Cloud-basierte Bewerber-Tracking-Lösung, die Recruiting-Agenturen und HR dabei hilft, den Einstellungs- und Onboarding-Prozess zu rationalisieren. TAM ermöglicht die Veröffentlichung von Jobdetails auf mehreren kostenlosen und kostenpflichtigen Jobbörsen wie Indeed, GlassDoor und Monster und lässt HR die Stellenausschreibungen verfolgen und aktiv mit Qualitätskandidaten in Kontakt treten. Zusätzlich bietet TAM erweiterte Suchfunktionen, um Bewerber nach Stichworten, Bewertungen, Fähigkeiten oder Tags zu filtern.

Schimpanse oder Champ

In einer traditionellen Büroumgebung ist es relativ einfach, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu beurteilen. Für Unternehmen mit einer verteilten Belegschaft ist die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit etwas schwieriger. Chimp oder Champ ist ein anonymes Tool zur Überwachung der Mitarbeiterzufriedenheit, das die Mitarbeiter einmal pro Woche bittet, ihre Gefühle zu teilen, Schmerzpunkte zu identifizieren und umsetzbares Feedback zu senden. Es verkürzt die Feedbackschleife, die bei traditionellen Mitarbeiterbefragungen vorherrscht, da die Berichte sofort geteilt werden.

Team Building Tools

StrengthsFinder

Die Clifton StrengthsFinder-Beurteilung hilft dabei, die Bereiche zu identifizieren, in denen du und dein Team das größte Potenzial zum Aufbau von Stärken haben. Er misst wiederkehrende Muster von Gedanken, Gefühlen und Verhaltensweisen. Während sich die meisten Assessment-Tests darauf konzentrieren, Schwächen zu entwickeln oder zu beheben, konzentriert sich der StrengthFinder auf die Stärken der Mitarbeiter und bietet ausführliche Tools und Berichte darüber, wie diese Stärken genutzt werden können, um stärkere Einzelpersonen und Teams aufzubauen.

Mo

Sich wertgeschätzt zu fühlen ist grundlegend für jede gute Arbeitsumgebung. Mo ist ein neuer Ansatz zur Mitarbeiteranerkennung, der das Engagement der Mitarbeiter mit einem Fokus auf soziale und Peer-to-Peer-Aktivitäten verbessert. Die Plattform ermöglicht es Teammitgliedern und Managern, Mitarbeiter zu nominieren und anzuerkennen, die über sich selbst hinausgewachsen sind, indem sie besondere Auszeichnungen und Preise in einem unterhaltsamen sozialen Umfeld erhalten.

Mein Leben anderswo

Eine der größten Herausforderungen bei der Arbeit mit verteilten Teams, die sich auf der ganzen Welt befinden, ist der Umgang mit Vorurteilen, die mit kulturellen Unterschieden verbunden sind. My Life Elsewhere ist eine kollaborative Community, die es dir ermöglicht, das Land, in dem du lebst, mit anderen Ländern der Welt zu vergleichen. Es zeigt dir verschiedene Statistiken, die dein Land von anderen unterscheiden, einschließlich der Lebenshaltungskosten, der geographischen Größe, der Lebensqualität und der Kultur, so dass du ein besseres Verständnis dafür hast, wie es ist, im Land deines Kollegen zu leben und zu arbeiten.

3 Faktoren, die du beim Bau deines Stacks berücksichtigen solltest

Interoperabilität

Interoperabilität ist die Fähigkeit einer Lösung oder eines Softwaretools, Daten auszutauschen und mit anderen Lösungen oder Softwaretools zusammenzuarbeiten. Tools von verschiedenen Herstellern in deinem Tech Stack zu haben, die sich integrieren und zusammenarbeiten, spart deinem Unternehmen nicht nur Geld, sondern verbessert auch die Lernkurve und den Workflow der Mitarbeiter. Zum Beispiel für Unternehmen, die auf Microsoft Office 365 standardisiert haben, fügt die Lifesize-Integration für Microsoft erstklassige Audio- und Videoqualität und fortschrittliche Kommunikations- und Kollaborationstechnologien zu ihren bestehenden Microsoft Teams und Microsoft Outlook-Workflows hinzu.

Sicherheit

Du musst dir die Zeit nehmen, die Risikoprofile deiner Anbieter zu bewerten und zu verstehen, ob jedes Tool in deinem Tech-Stack so aufgebaut und konfiguriert ist, dass sensible Daten geschützt werden. Eine Sicherheitsverletzung unterbricht nicht nur dein Geschäft, sondern kann auch den Ruf deines Unternehmens schädigen und finanzielle und rechtliche Probleme auslösen. Da immer mehr Technologie cloudbasiert wird, ist es wichtig, dass du Anbieter wählst, die die neuesten Verschlüsselungstechnologien anbieten und eine nachweisliche Erfolgsbilanz beim Schutz der Privatsphäre und der Daten ihrer Kunden haben.

Skalierbarkeit

Dein Technologie-Stack muss in der Lage sein, mit dem Wachstum deines Unternehmens mitzuwachsen. Das bedeutet, dass du eine Technologie wählst, die neue Nutzer und Datenverkehr in einem vernünftigen Tempo verarbeiten kann, wenn du neue Mitarbeiter einstellst, zusätzliche Büros eröffnest und neue Kunden und Partner gewinnst. Jede Latenzzeit kann dein Wachstum beeinträchtigen. Darüber hinaus können größere Änderungen an deinem Tech-Stack, um deinem wachsenden Unternehmen gerecht zu werden, deine Zeit und dein Geld für neue Technologien, umfangreiche Tests und die Schulung von Mitarbeitern verschlingen.

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