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Warum dein Unternehmen eine Workflow-Automatisierung braucht 

Wenn du dich für die richtige Lösung entscheidest, erhältst du einfachen Zugang zu Informationen und messbare Ergebnisse, die deinem Unternehmen einen Vorsprung auf dem hart umkämpften Markt verschaffen. Workflow-Automatisierung nutzt Technologie, um den Datenfluss in Geschäftsprozessen zu automatisieren und ersetzt manuelle Arbeit durch regelbasierte Logik.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Prozesse und Praktiken flexibel anpassen und verändern können. Die rasante Modernisierung und die steigenden Kundenerwartungen treiben Unternehmen zur Umgestaltung an, um Spitzenleistungen zu erzielen.

Workflow-Automatisierung kann die Effizienz steigern

Die Workflow-Automatisierung bringt viele Vorteile für Unternehmen. Sie ermöglicht effektivere Arbeitsweisen und verbessert das Engagement der Mitarbeiter, die Prozesseffizienz und die Zusammenarbeit. Die Automatisierung macht Abläufe effizienter, flexibler und sichtbarer, indem sie sicherstellt, dass jeder Schritt genau definiert, überwacht und für maximale Effizienz optimiert wurde.

Fast jeder Teil eines erfolgreichen Unternehmens hängt davon ab, dass Informationen für die richtigen Leute zur richtigen Zeit verfügbar sind. Der Informationsfluss wird jedoch häufig durch manuelle Geschäftsprozesse behindert, die ineffizient und starr sind.

Manuelle, papierbasierte Prozesse sind nicht schnell und effizient genug für den modernen digitalen Arbeitsplatz. Sie verzögern oft die Abläufe, weil Papierdokumente von Schreibtisch zu Schreibtisch oder von Büro zu Büro wandern, um die notwendigen Genehmigungen zu erhalten.

Nachdem sie genehmigt wurden, muss jemand anderes die Daten sammeln und hochladen. Das ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, denn es ist leicht, Daten zu übersehen oder falsche Informationen einzugeben.

Wie du einen effizienten automatisierten Arbeitsablauf aufbaust

Wähle die richtige Software

Du solltest darauf achten, wie einfach die Plattform oder Software zu implementieren und zu nutzen ist. Erlaubt sie die Gestaltung von Formularen und Arbeitsabläufen per Drag-and-Drop, oder muss sie programmiert werden? Ein System zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sollte es den Menschen ermöglichen, auf einfache und schnelle Weise damit zu arbeiten. Deshalb muss es eine benutzerfreundliche Oberfläche haben, anpassungsfähig und für die Nutzer leicht zugänglich sein.

Identifiziere deine wichtigsten Ressourcen

Bevor du einen Workflow für einen bestimmten Prozess erstellst, informiere dich über die Probleme, mit denen dein Unternehmen derzeit konfrontiert ist, finde heraus, was du von der Workflow-Automatisierung erwartest, und überprüfe, ob du die Ressourcen hast, um diese Ziele zu erreichen.

Erstelle eine Liste mit den Aufgaben, die erledigt werden müssen

Es ist wichtig, die Aufgabenstruktur und die Daten, die in den Aufgaben ausgetauscht werden, zu verstehen, bevor du einen Workflow entwirfst. Sobald du die Struktur der Aufgabe herausgefunden hast, musst du bestimmen, wer an dem Arbeitsablauf beteiligt sein wird.

Erstelle eine Liste mit allen spezifischen Verantwortlichkeiten und den Informationen und Ressourcen, die zur Erreichung der Ziele benötigt werden. Auf der Grundlage dieser Analyse legst du bestimmte Rollen fest und bestimmst die Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe.

Entwirf Workflow-Diagramme, um den Prozess zu visualisieren

Wenn du ein Workflow-Diagramm erstellst, kannst du den gesamten Prozess leicht nachvollziehen. Ein Workflow-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Geschäftsprozesses und kann nützlich sein, um alle Schritte zu verstehen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Idealerweise sollte diese Visualisierung die Personen enthalten, die für die einzelnen Schritte verantwortlich sind.

Teste deinen Arbeitsablauf

Woher willst du wissen, ob der von dir erstellte Arbeitsablauf so funktioniert, wie du es erwartest? Mit einem einfachen Test kannst du deinen Arbeitsablauf auf Fehler überprüfen und sicherstellen, dass jeder Schritt und jede Ausgabe so funktioniert, wie du es dir erhoffst. In diesem letzten Teil solltest du alle Personen einbeziehen, die an dem Arbeitsablauf beteiligt sind, damit sie dir helfen können, Probleme zu finden und herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Wenn du ihr Feedback einholst und die Daten nutzt, um deinen automatisierten Arbeitsablauf zu verändern und zu verbessern, kannst du den Prozess beschleunigen und optimieren.

Workflow-Automatisierung ist der richtige Schritt zu Wachstum und Erfolg. Jedes Unternehmen sollte den Einsatz digitaler Management-Software und –Technologie begrüßen, denn sie kann die Erfolgsquote erhöhen und die Produktivität verbessern, indem sie den Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand für die einzelnen Aufgaben reduziert.

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Mathias Diwo - Digital Expert, Keynote-Speaker, Autor

Mathias schreibt über transformative Digital- und Technologietrends, der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Die Entwicklungen der Megatrends: von Cloud bis KI, von AR/VR bis 5G, den digitalen Arbeitsplatz, Management, Leadership und die Zukunft der Arbeit. Lade ihn ein, bei deiner nächsten Veranstaltung zu sprechen.

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