Warum digitale Projekte scheitern

von Mathias Diwo  // 28 Oktober, 2022

Es gibt viele Gründe, warum digitale Projekte scheitern. Manchmal ist das Projekt schlecht durchdacht. Manchmal kommt ein Anbieter nicht zum Zuge, oder es gibt keine ausreichende Beteiligung oder Ressourcen.

Meistens ist es eine Kombination aus verschiedenen Faktoren, die zusammenwirken und selbst die besten Pläne zunichte machen. Und was ist oft der Grund für diese Cluster-Fehlschläge? Ein grundlegendes Missverständnis des Geschäftsprozesses.

Scheitern digitale Projekte am digitalen?

Laut einer Studie von Deloitte sind es zwischen 70 und 90 % aller digitalen Projekte die scheitern. Das hängt natürlich davon ab, über welche Art von digitalem Projekt du sprichst und was du als Scheitern definierst. Die Studie fand zum Beispiel heraus, dass 90 % der Projekte nicht wie geplant abliefen, nicht über geringfügige Verbesserungen hinauskamen oder komplett floppten. Das ist eine große Bandbreite an Misserfolgen. Vielleicht würden sich einige dieser Projekte langfristig als erfolgreich erweisen oder waren nur für geringfügige Verbesserungen gedacht.

Auf der anderen Seite berichtet Führungskräfte, dass 50 % der Unternehmen ihre digitalen Strategien nicht erfolgreich umsetzen und 20 % glauben, dass genau diese Projekte Zeitverschwendung sind.

Erstens bedeutet das, dass 20 % der Projekte scheitern, bevor sie überhaupt begonnen haben. Wenn Führungskräfte nicht an die Strategie glauben, ist es unwahrscheinlich, dass die taktische Umsetzung sie umstimmen wird.

Zweitens ist die Tatsache, dass die Hälfte der Unternehmen ihre Projekte nicht erfolgreich umsetzt, aus mehreren Gründen interessant. Es zeigt, dass es einen großen Enthusiasmus und die Erkenntnis gibt, dass sich die Unternehmen verändern müssen. Es zeigt aber auch, dass sie sich nicht sicher sind, was sie tun sollen, selbst wenn sie die Ressourcen und die Bereitschaft haben, damit zu beginnen.

Und es sind nicht nur kleine, traditionsreiche Unternehmen, die bei digitalen Projekten scheitern. Sondern auch große Konzerne. Was passiert also? Warum scheitern kluge Unternehmen bei der digitalen Transformation und wie kannst du diese Fehler in deinem Unternehmen vermeiden?

Warum sie tatsächlich scheitern

Das Interessante an digitalen Projekten ist, dass sie trotz der Regelmäßigkeit ihres Scheiterns meist aus einfachen Gründen scheitern. Ich glaube, dass das Hauptproblem darin liegt, das die digitale Transformation oder die Durchführung eines erfolgreichen digitalen Projekts eine umfangreiche Zusammenarbeit erfordert.

Das ist schwierig und bedeutet, dass sich die einfachen Gründe für das Scheitern wie Bausteine aneinanderreihen. Abgesehen von der Zusammenarbeit gibt es aber auch noch ein paar andere Gefahren, die man im Auge behalten sollte.

1. Die Nichtberücksichtigung von Geschäftsprozessen

Wie du aus dem Titel dieses Beitrags vielleicht schon erraten hast, ist das größte Hindernis für den Erfolg digitaler Projekte die Nichtberücksichtigung von Geschäftsprozessen.

Das Problem sieht folgendermaßen aus.

Zunächst stellt jemand ein Problem oder eine Unzulänglichkeit in der Art und Weise fest, wie ein Unternehmen seine Produkte und Dienstleistungen an den Kunden liefert. Sie entdecken eine digitale Lösung, die helfen könnte.

Dann arbeiten sie daran, diese Lösung durchzusetzen und verkaufen das Projekt als den nächsten Schritt in Richtung Kundenorientierung.

… aber das Tool oder die Lösung löst zwar das Problem des Kunden, passt aber nicht zu den bestehenden Geschäftsprozessen und funktioniert nicht gut mit ihnen. Die Mitarbeiter müssen ein unerträgliches Tool pflegen, das außerhalb ihres normalen Arbeitsablaufs liegt, und die mangelnde interne Unterstützung führt zu Unmut und Desinteresse bei den Mitarbeitern, wodurch ein ohnehin schon problematisches Tool noch weiter entfremdet wird.

Die Lösung dazu

Kundenorientierung bedeutet nicht, dass man die internen und Backend-Anforderungen ignoriert. Es bedeutet, sie aus der Perspektive des Kunden zu betrachten und sie entsprechend zu lösen. Das bedeutet, dass du dir Zeit nehmen musst, um die internen Systeme zu verstehen, die für ein positives Kundenerlebnis sorgen, und dass du sicherstellen musst, dass dein neues digitales Projekt innerhalb dieser Prozesse funktioniert.

2. Das Versäumnis, die Zustimmung aller Führungskräfte einzuholen

Fast jeder, der sich gescheiterte digitale Projekte ansieht, kommt zu dem Schluss, dass die fehlende Zustimmung der Führungskräfte ein entscheidendes Problem darstellt.

Die Herausforderung, die wir immer wieder sehen, besteht darin, dass einige Führungskräfte überzeugt sind, z. B. der CEO, der Innovationsbeauftragte oder der CIO, aber andere entweder nicht konsultiert werden oder sich weigern, den Weg mitzugehen.

Problematisch wird es dann, wenn die Projekte abteilungsübergreifend sind und plötzlich die Führungskräfte, die die Vision anfangs nicht unterstützt haben, aufgefordert werden, sich zu beteiligen und eine Änderung in ihrem Bereich voranzutreiben.

Nehmen wir an, der CMO und das Marketingteam haben die Aufgabe, das digitale Erlebnis für ein großes E-Commerce Unternehmen zu verbessern. Sie beschließen, dass eine eigene App die beste Lösung ist. Sie holen das Entwicklungsteam, die App-Entwickler und den Geschäftsführer an Bord.

Aber der Geschäftsführer ist nicht überzeugt. Er weiß, dass er derjenige ist, der das Projekt umsetzen muss, und möchte keine Kopfschmerzen dabeihaben. Das Projekt wird trotzdem weitergeführt.

Dann stellen das Marketing- und das Entwicklungsteam fest, dass sie die über die App getätigten Einkäufe in die breiteren Arbeitsabläufe der Lieferkette und des Fulfillments einbinden müssen – beides fällt in den strengen Zuständigkeitsbereich des COO, der nun aufgefordert wird, seine Arbeitsabläufe neu zu gestalten und seine Ressourcen in ein Projekt zu stecken, an das er vor sechs Monaten nicht geglaubt hat.

Abgesehen von der offensichtlichen Möglichkeit, kleinlich zu sein, werden die Führungskräfte in dieser Situation auch aufgefordert, Ressourcen für Projekte bereitzustellen, die sie nicht befürworten, was ein sicherer Weg ist, das Budget gerade dann zu kürzen, wenn man es am meisten braucht.

Die Lösung dazu

Es gibt zwei Lösungen. Erstens musst du den CEO dazu bringen, der digitalen Transformation Priorität einzuräumen, und dann digitale Projekte unter diesem Dach durchführen. Wenn die Entscheidung von ganz oben kommt, ist es einfacher, sich die Zustimmung der anderen zu sichern.

Zweitens solltest du dein Projekt sorgfältig planen und alle Führungskräfte identifizieren, die davon betroffen sein könnten. Dann fang nicht an, bevor du nicht die Zustimmung dieser Führungskräfte hast.

3. Nicht in Hochglanzfolien investieren, sondern in den Kundennutzen

Projekte, die scheitern, sind oft das Ergebnis von Investitionen in ein cooles Gadget, aber nicht von Investitionen in den Geschäfts- oder den Kundennutzen.

Nehmen wir an, ein CEO beauftragt einen digitalen Projektmanager mit der Einführung eines CRM. Der CEO hat gerade einen Artikel gelesen, in dem es heißt, dass CRMs die Zukunft sind, und er möchte eines haben. Das ist kein guter Auftrag für ein digitales Projekt. Warum?

Weil es nicht mit einer Geschäftsanforderung oder einem Kundenbedürfnis begonnen hat, oder die Hauptanforderung an das Projekt ist. Ein CRM mag zwar eine gute Idee sein, aber es ist sicher keine gute Idee, nur weil der Geschäftsführer das sagt.

Und wenn das Projekt mehr Ressourcen verbraucht, länger läuft oder eine Reform der Geschäftsprozesse erfordert, stellt sich plötzlich die Frage nach dem ROI.

Die Lösung dazu

Stelle sicher, dass du alle deine digitalen Projekte planst, egal wie groß oder klein sie sind. Stelle sicher, dass es auf jeder Ebene klar ist:

  • Warum du das Projekt durchführst.
  • Welches Geschäftsproblem damit gelöst wird.
  • Welches Kundenbedürfnis es löst.

Die erfolgreichsten Projekte haben alle drei Anforderungen. Die meisten Projekte haben (2) ODER (3). Schreckliche Projekte haben nur (1), und das ist meistens so etwas wie „Unser CEO hat einen Artikel gelesen.“

4. Schlechte Definition und Erwartungshaltung

Es ist sehr verlockend, bei digitalen Projekten nach einem Patentrezept zu suchen. Beide Seiten wollen es: Der digitale Sponsor will sichergehen, dass er die Zustimmung bekommt, und der Geschäftsführer ist ständig auf der Suche nach dem nächsten großen Ding. Sie wollen glauben, dass jedes digitale Projekt so einfach ist wie eine Softwarerollout vor 10 Jahren.

Aber das ist nicht die Realität digitaler Projekte, und das führt zu zwei Problemen.

Erstens: Wenn du die ganze Welt versprichst, ist eine Ausweitung des Umfangs unvermeidlich. Die Grenzen zwischen dem, was drin ist, und dem, was nicht drin ist, sind fließend, weil dein Ziel so fantastisch weit entfernt ist, dass immer mehr Dinge dazukommen.

Zweitens: werden die Erwartungen viel zu hoch angesetzt, was bedeutet, dass es fast unmöglich ist, sie zu erfüllen.

Die Lösung

Kontrolliere die Erwartungen. Auch wenn es sich beim Pitch kontraintuitiv anhört, solltest du dein digitales Projekt auf eine klar definierte Einheit beschränken. Stelle sicher, dass von Anfang an klar ist, was ausgeschlossen oder eingeschlossen ist. Profi-Tipp: Das ist viel einfacher, wenn du dich auf ein Geschäftsproblem und das Kundenerlebnis konzentrierst.

5. Eine schlechte Auswahl der Anbieter

Zum Schluss kommen wir zu dem häufigsten Problem, das wir bei gescheiterten digitalen Projekten beobachten: die schlechte Auswahl der Anbieter.

Ein Anbieter kann in vielerlei Hinsicht über dein Projekt entscheiden, nicht nur wegen seiner technischen Fähigkeiten. Wenn du ein vergleichsweise kleiner Kunde bist, kann es sein, dass dein Projekt nachrangig behandelt wird. Wenn du hingegen das größte Projekt eines Anbieters bist, kann es sein, dass er Schwierigkeiten hat, dich effektiv zu betreuen.

Es gibt auch eine Reihe von Herausforderungen die es zu bewältigen gilt: von der Wahl der digitalen Kommunikationsmittel bis hin zu der Frage, wie ihr eure Projekte auf Kurs haltet.

Die Lösung

Gehe sehr  Sorgfältig vor. Lies dir unbedingt die Bewertungen deines Anbieters durch, prüfe mehrere Optionen und frage nach Referenzen von ähnlichen Unternehmen oder Projekten, an denen sie bereits gearbeitet haben. Wenn du dich für eine Ausschreibung entscheidest, solltest du einen Profi hinzuziehen, der dir bei der Erstellung hilft, damit du weißt, welche Fragen du stellen musst. Ein bisschen mehr Geld kann dein gesamtes digitales Projekt retten.

Zusammenfassung und Checkliste für den Erfolg eines digitalen Projekts

Erstens: Digitale Projekte sind von Natur aus ein riskantes Unterfangen. Viele scheitern. Das ist ganz normal. Das liegt zum Teil an der Natur der Innovation – man muss eine Menge probieren, testen und auch Misserfolge zu haben, um am Ende etwas Gutes zu schaffen.

Zweitens: Da die Technologie immer enger mit allen Aspekten eines Unternehmens verflochten ist, erfordern digitale Projekte mehr Planung, mehr Zusammenarbeit und mehr Zustimmung als je zuvor.

Abgesehen von der Zusammenarbeit gibt es ein paar spezifische Risiken, auf die du bei digitalen Projekten achten solltest und nach Möglichkeit die eliminieren:

  • Geschäftsprozesse ignorieren
  • Die Zustimmung der Geschäftsleitung nicht vollständig einholen
  • Investitionen in die Optik statt in die Lösung von Geschäftszielen oder die Verbesserung des Kundenerlebnisses
  • Schlechte Projektdefinition und Erwartungshaltung
  • Schlechte Auswahl der Anbieter
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Über den Autor

Mathias Diwo

Mathias schreibt über transformative Digital- und Technologietrends, der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Die Entwicklungen der Megatrends: von Cloud bis KI, von AR/VR bis 5G, den digitalen Arbeitsplatz, Management, Leadership und die Zukunft der Arbeit. Lade ihn ein, bei deiner nächsten Veranstaltung zu sprechen.

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