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Was ist eine digitale Buchhaltung? 

Heute ermöglicht die digitale Buchhaltung den Unternehmern und ihren Buchhaltern, funktionale Aufgaben schneller und genauer zu erledigen und Daten effizienter zu interpretieren und zu melden. Auf diese Weise können sich Unternehmen auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren und sich um komplexe Fragen kümmern, z. B. um ein besseres Finanz Management.

Was ist die digitale Buchhaltung?

Unter digitaler Buchhaltung versteht man die Erstellung, Darstellung und Übermittlung von Finanzdaten in einem elektronischen Format. Statt in Papierform werden alle Buchhaltungstransaktionen in einer elektronischen Umgebung durchgeführt.

Das Konzept entstand aus der Notwendigkeit, ein effizienteres Steuersystem zu schaffen. Die digitale Buchhaltung tauchte Anfang 2000 als Projekt der Bundesregierung zur Modernisierung der Steuer- und Zollverwaltung auf. Dann kamen die elektronische Rechnung und das digitale Buchhaltungssystem. Ein paar Jahre später wurde das Digitale Buchhaltungssystem für Steuern und Soziales eingeführt und modernisiert.

Um ein Missverständnis auszuräumen: Die digitale Buchführung beseitigt nicht die Rolle des Buchhalters oder die Bedeutung der Buchhaltungsroutinen. Sie wertet vielmehr die Arbeit von Buchhaltern und Buchhalterinnen auf, indem sie ihre Arbeit effizienter macht.

Jetzt, wo du weißt, was es ist, wollen wir die Vorteile der digitalen Buchführung besprechen:

Was sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung

Die begehrteste Eigenschaft von Software und Maschinen ist, dass sie nicht anfällig für Fehler sind. Automatisierte Software und Dienstleistungen liefern genaue Ergebnisse und sind viel zuverlässiger als herkömmliche Buchhaltungsmethoden.

Im Gegensatz dazu sind menschliche Fehler bei der Datenerfassung unvermeidlich. Genauigkeit ist extrem wichtig, denn Unternehmen sind auf Daten angewiesen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Stell dir vor, du triffst eine falsche Entscheidung auf der Grundlage ungenauer Steuer- und Buchhaltungsdaten, die zum Scheitern des Unternehmens führt. Digitale Buchhaltungslösungen helfen, das zu vermeiden.

Abgesehen von der Genauigkeit ist ein digitales Buchhaltungssystem bei Unternehmern auch wegen seiner Skalierbarkeit beliebt. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, muss das Buchhaltungssystem massiv aufgerüstet werden, um den wachsenden Geschäftsumfang zu unterstützen.

Zu viele Fachkräfte einzustellen, um die gestiegenen Anforderungen an die Buchhaltung zu bewältigen, kann sich als kostspielig erweisen. Ein digitales Buchhaltungssystem ist eine kostengünstige Möglichkeit, deine Buchhaltung in der Wachstumsphase zu erweitern. Wenn du eine zuverlässige Buchhaltungssoftware hast, brauchst du nur ein einfaches Software-Upgrade, um den wachsenden Anforderungen deines Unternehmens gerecht zu werden.

Die Buchhaltung von überall aus bedienen

Ein weiterer großer Vorteil eines digitalen Buchhaltungssystems ist, dass es dir einen Remotezugriff auf die Finanzdaten deines Unternehmens ermöglicht. Das bedeutet, dass Fachkräfte nicht im Büro sein oder ihren Laptop überallhin mitnehmen müssen, um auf wichtige Informationen zuzugreifen. Als cloudbasierte Lösungen ermöglichen digitale Buchhaltungssoftwarepakete dir und anderen Mitarbeitern, sich von überall und jederzeit in das System einzuloggen, um Ergebnisse und Daten zu verfolgen.

Das ist besonders hilfreich für das Finanz-Management. Wenn deine Finanzen instabil sind, könntest du auf den Bankrott zusteuern. Deine Finanzdaten sind also das Lebenselixier deines Unternehmens.

Für einen effizienten Finanzmanagement spielt die Entscheidungsfindung eine entscheidende Rolle. Mit einer cloudbasierten Buchhaltungslösung kannst du deine Finanzen aus der Ferne analysieren und schnelle Entscheidungen über Zahlungen, Investitionen usw. treffen. Indem du deine Finanztransaktionen online überwachst, solltest du ein besseres Verhältnis zu den Finanzen deines Unternehmens entwickeln.

Mit anderen Worten: Du hast eine bessere Kontrolle über die Ein- und Ausgaben deines Buchhaltungssystems am Ende des Monats, am Ende der Woche oder sogar am Ende eines bestimmten Geschäftstages. Die Analyse der Finanzprognosen sollte dann klar und sicher sein, und du kannst dir sicher sein, dass das Geld zur Verfügung steht, wenn die Zahlungen fällig sind.

Der Echtzeit-Zugang zu den Zahlungsströmen versetzt dich auch in eine viel bessere Position, um über die finanzielle Zukunft des Unternehmens zu entscheiden. Du wirst wahrscheinlich genaue Vorhersagen treffen und rationale, langfristige Entscheidungen treffen können.

Bequemlichkeit und verbesserte Produktivität

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer unglaublicher Vorteil der Umstellung auf ein digitales Buchhaltungssystem. Im Gegensatz zur manuellen Buchführung sind Buchhaltungssoftware-Anwendungen super einfach zu bedienen und bieten den Nutzern Komfort und Bequemlichkeit.

Der eigentliche Zweck der Buchhaltung ist die jährliche, vierteljährliche oder monatliche Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und die Analyse dieser Zahlen und Daten, um geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Bei einer manuellen Buchführung muss ein Buchhalter unter Umständen Stunden oder sogar Tage damit verbringen, Informationen für das vergangene Jahr zu sammeln und daraus eine Kapitalflussrechnung und andere Finanzberichte zu erstellen.

Ein digitales Format hingegen bietet dir den Komfort, verschiedene automatisierte Finanztests auf leicht zugänglichen Daten durchzuführen, so dass die Buchhaltung den Abschluss innerhalb von Minuten erstellen kann. Fachleute können viel Zeit sparen, wenn sie dieselben Berichte und Zahlen zusammenstellen und präsentieren, wodurch die Bearbeitung von Online-Transaktionen beschleunigt wird.

In Verbindung mit einer besseren Entscheidungsfindung führt dies zu einer hohen Effizienz und gesteigerten Produktivität. Indem du viele Buchhaltungsfunktionen durch die digitale Buchhaltung automatisierst, kannst du mehr Personal für andere wichtige Funktionen wie die Geschäftsentwicklung oder den Vertrieb einsetzen. Das bedeutet, dass du in der Lage sein solltest, mit denselben Ressourcen mehr Einnahmen zu erzielen.

Sicherheit und Agilität

Während papierbasierte Buchhaltungsunterlagen nicht völlig sicher sind, wird die Datensicherheit zu einem größeren Problem, wenn es um die digitale Buchhaltung geht. Das Problem bei der internen Datenspeicherung und -verwaltung ist, dass du bei einem Systemabsturz oder -ausfall alle Daten verlieren kannst, wenn du keine soliden Maßnahmen zur Datenwiederherstellung getroffen hast. Stell dir vor, du würdest die Buchhaltungsdaten, die du in jahrelanger harter Arbeit gesammelt hast, auf einen Schlag verlieren.

Cloud-basierte Buchhaltungslösungen sind eine großartige Lösung. Diese Lösungen verfügen über einen Cloud-Speicher, der von mehreren Rechenzentren für die Datensicherung unterstützt wird. Viele nutzen die SSL-Technologie zur Datenverschlüsselung, wie sie auch zur Sicherung von Finanzdaten in Banken verwendet wird. Mit einer digitalen Buchhaltungslösung solltest du in der Lage sein, deine Daten abzurufen oder zu sichern, selbst wenn etwas schief läuft.

Einfache Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung

Wenn du dich nicht um die Rechnungsstellung und die Zahlungsverfolgung kümmerst, kannst du Zahlungsverzögerungen bei deinen Kunden nicht vermeiden. Es gibt zu viele Ablenkungen, die dich davon abhalten, dich mit deinen Schuldnern in Verbindung zu setzen. Das kann sich negativ auf deinen Cashflow auswirken. Ein digitales Buchhaltungssystem ist die beste Lösung für dieses Problem, denn es automatisiert den Versand von Rechnungen und Zahlungsaufforderungen.

Bessere Integration und Synchronisierung

Eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit manuellen Buchhaltungssystemen ist die mangelnde Kompatibilität mit anderen in deinem Unternehmen verwendeten Tools. Die besten digitalen Buchhaltungslösungen bieten eine erstaunliche Flexibilität in Bezug auf die Integration mit anderen Unternehmenstools wie dem Kassensystem, der Gehaltsabrechnung, der Bestellabwicklung auf der Website und mehr. Die Kosten für diese Integrationen sind oft gleich null oder vernachlässigbar. Diese Anwendungen bilden Ökosysteme aus Hunderten von Geschäftsanwendungen, die einen freien Datenaustausch ermöglichen.

Darüber hinaus können Integrationsdienste die Anzahl der Programme, mit denen dein Buchhaltungsprogramm verbunden werden kann, gegen eine geringe Gebühr erweitern.

Wenn du ein digitales Buchhaltungsprogramm mit einer anderen Online-Geschäftsanwendung integrierst, können sich beide in Echtzeit, täglich oder bei Bedarf durch automatische Synchronisierung der Daten gegenseitig aktualisieren. Das ist ein unglaublicher Ersatz für die hektische Export-Import-Routine, bei der Daten manuell von einer Plattform zur anderen übertragen werden. Das ist der Grund, warum manuelle Buchhaltungsprozesse ins Hintertreffen geraten und zu unvollständigen Datenversionen in verschiedenen Programmen führen. Die einfachsten Fehler wie falsche Postadressen können zu unzufriedenen Kunden und Umsatzeinbußen führen.

Der automatische Datenabgleich mit digitalen Buchhaltungslösungen bedeutet, dass du eine Adresse oder E-Mail nur an einer Stelle aktualisieren musst und die Änderung automatisch in andere Programme übernommen wird.

Wenn dein Unternehmen wächst, werden diese Integrationen immer wichtiger. Die Einfachheit zukünftiger Geschäftsprozesse wird von ihnen abhängen. Allerdings bieten nicht alle Buchhaltungsanbieter eine hohe Flexibilität in Bezug auf Integrationen und bieten einen Datenabgleich in beide Richtungen. Einige können nur Daten holen oder pushen, während andere beides können. Achte also auf diese Funktionen, wenn du eine Buchhaltungssoftware auswählst.

Eine passende Software erleichtert die Steuermeldung

Bei der manuellen Buchführung ist es äußerst schwierig, steuerrelevante Dokumente zu sammeln und sich auf die Abgabe der nächsten Steuererklärungen vorzubereiten. Außerdem führt sie zu einer schlechten Finanzübersicht, was es schwierig macht, Mittel für Steuerzahlungen zurückzustellen. Wenn du dich nicht auf die Steuererklärung vorbereitest, während die Frist immer näher rückt, kann dich das in ernsthafte Schwierigkeiten bringen.

Du kannst die Steuerlast zwar nicht vermeiden, aber ein digitales Buchhaltungssystem kann die Vorbereitung und Abgabe der Steuererklärung für dich vereinfachen. Mit einem soliden Finanzverfolgungssystem hilft dir die digitale Buchhaltung nicht nur dabei, die Gelder für die Steuerzahlungen proaktiv zu ordnen und zu trennen, sondern vereinfacht auch die Berechnungen für die Steuer. Das sollte dich von quälendem Stress im Zusammenhang mit der Besteuerung befreien.

Eine schlechte Finanzverfolgung, wie sie bei der manuellen Buchführung üblich ist, bedeutet auch, dass du mögliche Steuerabschreibungen und verfügbare Abzüge für dein Unternehmen verpassen kannst. Um zu vermeiden, dass du Zahlungen übersiehst, die du steuerlich absetzen könntest, solltest du auf ein digitales Buchhaltungs- und Rechnungslegungssystem umsteigen.

Die Banksynchronisation leicht gemacht

Vielleicht gelingt es dir ja ganz gut, die täglichen Transaktionen manuell zu erfassen, aber die Zahlen müssen auch mit denen auf dem Kontoauszug übereinstimmen. Digitale Buchhaltungslösungen verfügen über gute Synchronisationstools, mit denen sich Fehler bei den Transaktionen und der Verarbeitung leicht aufspüren sowie Diebstahl und Betrug aufdecken lassen.

Spezialisierte Funktionen bereits integriert

Die immer weiter fortschreitende Tech-Industrie scheint darauf bedacht zu sein, eine App für jede Unternehmensfunktion zu entwickeln. Hunderte von Nischenanwendungen wurden für die unterschiedlichsten Branchen entwickelt, von der Landwirtschaft über den Einzelhandel bis hin zur Architektur. Je nachdem, wie komplex dein Geschäft ist, kannst du vielleicht eine digitale Buchhaltungslösung finden, die für dein Unternehmen besser geeignet ist als andere.

Der Online-Handel zum Beispiel erfordert eine hektische Bestandsverwaltung. Vielleicht möchtest du eine Buchhaltungsplattform wählen, die über ein effizientes Bestandsverwaltungssystem verfügt. In anderen Fällen kann dein Buchhaltungsprogramm mit anderen spezialisierten Apps verbunden werden.

Ermöglicht dir die Finanz-Beratung in Echtzeit

Immer mehr Buchhaltungsexpertinnen und -experten lösen sich von der Steuerberatung und ergreifen die Chance, Unternehmerinnen und Unternehmer in Echtzeit zu beraten.

Mit einem digitalen Buchhaltungssystem bleiben deine Daten immer auf dem neuesten Stand. Damit bist du in einer guten Position, um finanzielle Beratung in Anspruch zu nehmen. Anhand der verfügbaren Daten kann ein Finanzexperte die Zahlen analysieren und dir in Echtzeit sagen, wie du sie am einfachsten und schnellsten verbessern kannst.

Manche Buchhalter können minutenweise abrechnen, andere verlangen eine feste Gebühr für vierteljährliche oder monatliche Beratungen und Telefonate, um dich beim Wachstum deines Unternehmens zu beraten.

Ein paar Worte zum Schluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass du deine manuelle Buchhaltung durch eine digitale Buchhaltung ersetzen musst, wenn du dein Unternehmen ausbauen willst. Jetzt, da du die Antwort auf die Frage „Was ist digitale Buchhaltung?“ kennst, ist es an der Zeit, eine Buchhaltungslösung zu finden, die für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Behalte die oben genannten Aspekte im Hinterkopf, wenn du eine digitale Buchhaltungslösung auswählst.

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Mathias Diwo - Digital Expert, Keynote-Speaker, Autor

Mathias schreibt über transformative Digital- und Technologietrends, der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Die Entwicklungen der Megatrends: von Cloud bis KI, von AR/VR bis 5G, den digitalen Arbeitsplatz, Management, Leadership und die Zukunft der Arbeit. Lade ihn ein, bei deiner nächsten Veranstaltung zu sprechen.

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