Im Jahr 2020, das von der COVID-19-Pandemie geprägt war, überlebten Unternehmen nicht zuletzt dank Tools, die ein remotes Arbeiten ermöglichten. Hierdurch stieg die Nachfrage nach digitalen Arbeitsplatzlösungen und die Digitalisierung erlebte ihren Durchbruch. Während also 2020 ein Jahr der Lösungsfindung war, erwarten Experten, dass 2021 das Jahr sein wird, in dem diese Lösungen in strategische Ansätze münden.
Sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter informiert und vernetzt sind, ist der Schlüssel zum Erfolg all deiner geschäftlichen Initiativen und Ziele. Erfahre, wie der Digital Workplace alles zusammenbringt.
Es gibt einen Grund, warum du in letzter Zeit viel über den digitalen Arbeitsplatz gehört hast. Forscher prognostizieren, dass Unternehmen in den nächsten Jahren zwischen 35 und 80 Milliarden für digitale Arbeitsplatztechnologien ausgeben werden.
Der digitale Arbeitsplatz ist nicht nur eine Herausforderung für HR und IT, die es in den nächsten Jahren zu bewältigen gilt, das gesamte Unternehmen muss sich anpassen und verändern.
Was ist der digitale Arbeitsplatz?
Wie bei den meisten neuen Konzepten kann es schwierig sein, eine einheitliche Definition für den „digitalen Arbeitsplatz“ festzulegen, aber eine der ersten und einfachsten könnte auch die genaueste sein:
Der digitale Arbeitsplatz ist das „virtuelle, digitale Äquivalent des physischen Arbeitsplatzes.“ – Paul Miller
Darauf aufbauend benötigt diese neue digitale Version Werkzeuge und Technologien, um sowohl ihre Entstehung als auch ihre Effektivität zu ermöglichen. Diese digitalen Anwendungen werden schnell zu einem entscheidenden Teil des heutigen Arbeitsplatzes und sind im Jahr 2021 überall zu sehen, von HR-Anwendungen über Messaging-Apps, E-Mail bis hin zu Enterprise Social Media-Tools, internen Kommunikations-Apps und sogar dem Mitarbeiter-Intranet. Diese Tools bilden die Infrastruktur, von der der digitale Arbeitsplatz lebt.
Für jeden, der daran arbeitet, das Mitarbeitererlebnis durch Kommunikation und Technologie zu verbessern, zu erweitern und zu optimieren, ist der Wandel zum digitalen Arbeitsplatz und die Beschleunigung seiner Einführung im Jahr 2020 äußerst interessant.
Und während die meisten Unternehmen daran gearbeitet haben, mit der digitalen Technologie Schritt zu halten, ist nicht jedes Unternehmen so fortschrittlich, strategisch oder ausgerichtet, wie sie sein könnte.
Warum ist der Digital Workplace so wichtig?
Was treibt das Wachstum des digitalen Arbeitsplatzes an, und warum gerade jetzt? Du kannst es auf vier Kernpunkte zurückführen, wie digitale Werkzeuge die Art, wie wir leben und arbeiten, verändert haben.
Technologische Innovation: Von mobilen Geräten über maschinelles Lernen bis hin zu Robotern – digitale Werkzeuge und Plattformen machen banale Aufgaben überflüssig und erhöhen die Geschwindigkeit, mit der Arbeit erledigt wird.
Gesellschaftliche Erwartungen: Die Art und Weise, wie wir in unserem täglichen Leben kommunizieren – von Text zu Video – hat eine neue Kategorie von Anwendungen für die Mitarbeiterkommunikation entstehen lassen, die Unternehmen dabei helfen, sich mit Frontline- und Remote-Mitarbeitern zu verbinden und die Qualität und Geschwindigkeit der Kommunikation zwischen Teams zu verbessern.
Verschiebung zur Gig Economy: Der Wechsel vieler Arbeitnehmer in die Freiberuflichkeit und die Gig Economy bedeuten, dass es schwieriger denn je ist, Top-Talente anzuwerben und zu halten. Und dank digitaler Tools, die es uns ermöglichen, von fast überall und zu fast jeder Zeit zu arbeiten, setzt sich die Belegschaft nun aus Gig Workern, Remote Consultants oder Saisonarbeitern mit unterschiedlichem Hintergrund zusammen.
Das „neue Normal“: Während der COVID-Pandemie mussten Unternehmen den digitalen Arbeitsplatz in einem unglaublichen Tempo ausbauen. Im Jahr 2021 wird der digitale Arbeitsplatz durch die Verlagerung der Arbeit von zu Hause aus und die vermehrte Nutzung von Videoanrufen wichtiger denn je.
Die Ausrichtung des Arbeitsplatzes und die Vereinfachung der Mitarbeitererfahrung ist ein komplexes Unterfangen, es erstreckt sich über mehrere Kategorien.
Woher weiß man, ob ein digitaler Arbeitsplatz richtig funktioniert?
Wenn du versuchst zu verstehen, ob ein digitaler Arbeitsplatz erfolgreich ist, kannst du auf ein paar spezifische Anzeichen achten. Betrachte die folgenden Anzeichen als Kennzeichen eines Unternehmens, das in die richtigen digitalen Werkzeuge investiert hat, sie erfolgreich mit den Geschäftszielen und den Arbeitsabläufen im Team abgestimmt hat und die gesamte Belegschaft dazu gebracht hat, diese Werkzeuge anzunehmen und routinemäßig zu nutzen.
- Banale Aufgaben wurden entweder eliminiert oder stark reduziert.
- Die Effizienz am Arbeitsplatz hat sich erhöht.
- Die Produktivität ist gestiegen.
- Das Engagement der Mitarbeiter ist hoch.
- Die Mitarbeiter sind besser vernetzt, informiert und auf die Führung abgestimmt.
- Remote-Mitarbeiter sind vernetzt, engagiert und produktiv.
- Die Nutzung von digitalen Arbeitsplattformen und der Cloud hat zu mehr Agilität und Abstimmung geführt.
- Mitarbeiter sind in der Lage, Informationen leicht zu teilen und zu finden, mit konsistenten Erfahrungen über Geräte und Standorte hinweg.
- Die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten ist einfacher geworden.
Die Art der Technologie, die du an deinem Arbeitsplatz anbietest, wirkt sich auf die Fähigkeit deiner Mitarbeiter aus, zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und innovativ zu sein; und die Unternehmen beginnen, mehr für ihre digitalen Arbeitsplätze auszugeben. Forscher prognostizieren, dass Unternehmen in den nächsten Jahren fast 35 – 80 Milliarden für digitale Arbeitsplatztechnologien ausgeben werden.
Warum ist es für Unternehmen wichtig, ihren digitalen Arbeitsplatz zu verbessern?
Unternehmen, die sich auf die Verbesserung des digitalen Arbeitsplatzes konzentrieren, sehen signifikante Leistungsverbesserungen im Vergleich zu ihren Wettbewerbern. Der digitale Arbeitsplatz spielt nicht nur eine große Rolle bei der Steigerung der Produktivität, sondern auch bei der Schaffung eines positiven Mitarbeitererlebnisses. Eine Studie hat herausgefunden, dass 87% der Führungskräfte das Erreichen eines effektiven digitalen Arbeitsplatzes mittlerweile als ein Muss ansehen.
Wie der digitale Arbeitsplatz die Mitarbeitererfahrung verbessert
Der digitale Arbeitsplatz ist um die Bedürfnisse der Mitarbeiter herum aufgebaut und auf sie zugeschnitten. Insbesondere sind viele der heutigen Technologie-Tools darauf ausgelegt, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, zu verbessern und Freude daran zu schaffen.
Das macht Sinn, denn das Engagement der Mitarbeiter ist direkt mit den Umsatzergebnissen verbunden. Welche Auswirkungen kann ein tolles Mitarbeitererlebnis haben?
- Positive Erlebnisse können das Engagement und die Produktivität steigern
- Senkung der Abwanderungsrate, da die Teams zufriedener sind und seltener das Unternehmen verlassen
- Geschäftsziele schneller zu erreichen und die organisatorische Ausrichtung zu verbessern
Untersuchungen zeigen, dass Teams, die im obersten Quartil des Mitarbeiterengagements rangieren, die Teams im untersten Quartil bei den Kundenbewertungen um 10%, bei der Rentabilität um 22% und bei der Produktivität um 21% übertreffen. Das Mitarbeitererlebnis ist so wichtig geworden, dass Unternehmen beginnen, Chief Experience Officers einzusetzen, die sich um die Optimierung der Worker Journey kümmern. Ein positives Mitarbeitererlebnis zu schaffen bedeutet, in deinen digitalen und physischen Arbeitsplatz zu investieren und eine positive Unternehmenskultur zu schaffen.
Die Rolle der Technologie
Beachte, dass unter den Variablen, die das Mitarbeitererlebnis und die Worker’s Journey beeinflussen, die Technologie eine große Rolle spielt. Der Einsatz der richtigen Tools kann dafür sorgen, dass Mitarbeiter gerne arbeiten. Das ist ein großes Ziel für viele Unternehmen, denn 51% der Mitarbeiter sind nicht engagiert und schockierende 16% sind aktiv nicht engagiert.
Wenn deine Mitarbeiter glücklich sind, werden sie eher produktiv sein und im Unternehmen bleiben. Anstatt nur daran zu arbeiten, die Mitarbeiter engagiert zu halten, solltest du ein positives Arbeitsplatzerlebnis schaffen, das sie dazu ermutigt, ihre beste Arbeit zu leisten. Dein digitaler Arbeitsplatz hat einen enormen Einfluss auf dein Mitarbeitererlebnis. Wenn die Teams mit den nötigen Werkzeugen ausgestattet sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie ihre Arbeit gut erledigen.
Trotz der Auswirkungen der COVID-Pandemie auf die Arbeitsplätze befinden wir uns immer noch in einem relativ engen Arbeitsmarkt, vor allem für Fachkräfte. Da Unternehmen auf der ganzen Welt nach den gleichen Fachkräften suchen, wird die Rekrutierung schwieriger. Während die Arbeitslosigkeit sinkt, steigt der Krieg um Talente. Um Top-Talente anzuziehen, müssen Unternehmen den Arbeitnehmern zeigen, warum ihr Unternehmen ein großartiger Ort zum Arbeiten ist.
Nicht-monetäre Vorteile und Vergünstigungen spielen eine immer größere Rolle bei der Entscheidung der Mitarbeiter, wo sie arbeiten wollen. Flexible Arbeitszeiten, Telearbeit, mehr PTO und eine bessere Work-Life-Balance werden von Arbeitssuchenden immer häufiger erwartet.
Der Wettbewerb um Talente hat die Notwendigkeit erhöht, die Erfahrung der Mitarbeiter zu differenzieren. Dein digitaler Entwicklungsstand sollte bei der Einstellung von Talenten eine Rolle spielen, genauso wie dein Leistungspaket, das Top-Talente anziehen kann. Tools, die eine reibungslose Arbeitserfahrung ermöglichen, können potenzielle Mitarbeiter dazu ermutigen, sich für dein Unternehmen zu entscheiden.
Die Unterschiede zwischen den Generationen tragen ebenfalls zu den Fortschritten des digitalen Arbeitsplatzes bei. Die Baby-Boomer scheiden allmählich aus dem Erwerbsleben aus. Die Millennials stellen nun die größte Gruppe in der Erwerbsbevölkerung dar und sicherzustellen, dass sie sich bei der Arbeit engagieren, hat für viele Unternehmen oberste Priorität. Um Millennials bei der Stange zu halten, geben Unternehmen mehr Geld aus, um ihren Arbeitsplatz modern zu gestalten.
Millennials erwarten, dass die Technologie, die sie bei der Arbeit nutzen, vergleichbar mit der Technologie ist, die sie zu Hause nutzen. Dies setzt die Unternehmen unter Druck, Tools bereitzustellen, die agil und mit den neuesten KI-Funktionen ausgestattet sind, um ein personalisiertes Erlebnis zu schaffen.
Millennials stellen mittlerweile die größte Gruppe in der Erwerbsbevölkerung dar und sicherzustellen, dass sie sich bei der Arbeit engagieren, hat für viele Unternehmen oberste Priorität.
Der digitale Arbeitsplatz für Frontline- und Remote-Arbeiter
Frontline-Arbeiter machen ein größeres Segment der globalen Belegschaft aus. Mehr als 80% der Mitarbeiter sitzen nicht am Schreibtisch und haben keinen Zugang zu Kommunikationsmitteln. Obwohl diese Arbeiter einen großen Teil der Belegschaft ausmachen, werden sie vom Silicon Valley oft vergessen, wenn sie Updates und neue Software-Features entwickeln.
Der Anstieg der Remote-Arbeiter hat auch die Bedeutung der mobilen Kommunikation in der Belegschaft erhöht. Viele dieser Arbeiter haben keinen Zugang zu einem Firmenlaptop oder Intranet. Um ein ganzes Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, musst du die Werkzeuge haben, um jeden Mitarbeiter zu erreichen. Dadurch wird es immer wichtiger, dass die interne Kommunikation auf dem persönlichen Gerät deiner Mitarbeiter verfügbar ist. Dein digitaler Arbeitsplatz muss bereit sein, die wachsenden Anforderungen einer sich verändernden Belegschaft zu erfüllen.
Digital Workplace Best Practices
Digitale Arbeitsplatztransformationen geschehen nicht über Nacht. Diese Transformationen sind eher eine organisatorische Veränderung als eine einfache Zusammenarbeit mit der IT, um ein System zu aktualisieren.
Um eine Veränderung in deinem Unternehmen zu bewirken, musst du eine Strategie entwickeln, die auf die individuellen Bedürfnisse deiner Belegschaft abgestimmt ist. Das bedeutet, dass du dich auf die Menschen in deiner Organisation konzentrieren musst, deine Vision mit der gesamten Organisation durch interne Kommunikation abstimmen musst, dein aktuelles Tech-Stack bewerten und eine Roadmap für den zukünftigen Erfolg erstellen musst.
Hier sind einige Best Practices für die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes:
Best Practice #1: Konzentriere dich darauf, was deine Mitarbeiter brauchen.
Traditionell lag der Fokus der meisten Unternehmen auf der Consumer Journey. Aber deine Mitarbeiter sind die treibende Kraft hinter der Schaffung einer positiven Consumer Journey. Zufriedene Mitarbeiter schaffen zufriedene Kunden, also sollte deine Vision für die digitale Transformation auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter ausgerichtet sein.
Um zu verstehen, was sie brauchen, musst du Feedback sammeln, Herausforderungen bewerten und ein tieferes Verständnis dafür gewinnen, wie dein Tech-Stack genutzt wird. Dazu solltest du dir folgende Fragen stellen.
- Verwenden unsere Mitarbeiter derzeit so viele Technologie-Tools, dass sie zu viel Zeit damit verbringen, mit Tools zu arbeiten, anstatt ihre Aufgaben zu erledigen?
- Machen digitale Ablenkungen im Büro es den Mitarbeitern schwer, sich zu konzentrieren?
- Sind unsere Technologie-Tools siloartig angeordnet?
- Arbeiten unsere Tools in Harmonie mit den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter oder verursachen unsere Tools Produktivitätsunterbrechungen?
- Verfügt unser Unternehmen über Tools, die den unterschiedlichen Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnissen (je nach Abteilung, Funktion und Region) der Mitarbeiter gerecht werden?
Das Feedback, das du einholst, sollte verschiedene Perspektiven beinhalten und versuchen herauszufinden, welche Technologien und Prozesse sie am meisten schätzen. Das Feedback könnte in Form von Umfragen oder Interviews gegeben werden. Indem du einen ganzheitlichen Blick auf deine aktuelle Arbeitsplatzumgebung bekommst, kannst du einschätzen, welchen Herausforderungen und Barrieren deine Mitarbeiter gegenüberstehen.
Best Practice #2: Richte deine Vision aus
Nachdem du das Feedback der Mitarbeiter eingeholt hast, ist es an der Zeit, die Stakeholder der einzelnen Geschäftsbereiche mit einzubeziehen. Organisatorische Veränderungen beginnen an der Spitze, sollten aber von der gesamten Belegschaft angenommen und beschlossen werden. Menschen können resistent gegen Veränderungen sein, und wenn sie sie nicht verstehen, könnten die Initiativen scheitern. Deshalb ist die interne Kommunikation entscheidend für deinen Erfolg.
Indem du die wichtigsten Führungskräfte einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass alle bei deiner digitalen Transformation an Bord sind. Stakeholder können dabei helfen, erfolgreiche Transformationen zu leiten, indem sie ihre Geschäftsbereiche ermutigen, neue Tools zu übernehmen. Sobald du deine Vision mit deinem gesamten Unternehmen abgestimmt hast, wird es viel einfacher sein, neue Technologien zu implementieren.
Best Practice #3: Beurteile deine aktuelle Kommunikationstechnologie
Kommunikation ist der Schlüssel zu einer digitalen Arbeitsplatzinitiative. Du musst wissen, welche Tools du bereits hast, welche Technologie am meisten genutzt wird und wie deine Mitarbeiter sie verwenden. Die Identifizierung der Funktionen, auf die sie sich verlassen, oder der Tools, die sie in Zukunft nutzen wollen, ist entscheidend für eine nachhaltige Transformation.
Sobald du die positiven Eigenschaften identifiziert hast, kannst du daran arbeiten, die Lücken in deinem Stack aufzuzeigen. Zu den Lücken könnte der wachsende Bedarf an einer mobilen App gehören, um externe Mitarbeiter zu erreichen, mehrsprachige Funktionen oder die Zentralisierung deiner internen Kommunikation. Dies wird dir helfen, Lösungen für deine aktuellen technischen Anforderungen zu finden.
Eines der größten Hindernisse für ein nahtloses digitales Erlebnis ist eine isolierte Technologie. Wenn die Systeme nicht integriert sind, kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, die benötigten Informationen zeitnah zu erhalten. Eine einzige digitale Plattform kann dabei helfen, deine Technologie aufeinander abzustimmen.
Best Practice #4: Entwickle eine Roadmap
Nachdem du das Feedback deiner Mitarbeiter eingeholt, die Stakeholder an Bord geholt und deine aktuelle Technologie bewertet hast, bist du bereit, deine Roadmap zu erstellen. Erstelle eine Roadmap, damit deine Geschäftsbereiche und Stakeholder die Schritte verstehen, die du als Unternehmen unternehmen musst. Wenn du aufzeigst, wann die einzelnen Phasen starten und wer während der verschiedenen Schritte involviert sein wird, hilft das deinem Unternehmen, für den Wandel bereit zu sein.
Identifiziere, wie du den ROI bestimmen wirst; dies wird deiner Strategie Legitimität verleihen und den Stakeholdern eine Möglichkeit geben, den Erfolg zu verfolgen. Der Endpunkt deiner Roadmap sollte eine erfolgreiche digitale Transformation sein, die deine Belegschaft befähigt und ein positives Mitarbeitererlebnis schafft.
Fazit: Investiere in deinen Digital Workplace
Ein digitaler Arbeitsplatz ist heute unabdingbar, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, ein hohes Maß an Produktivität zu generieren und Mitarbeiter (und Kunden) zufrieden zu stellen. Deine Mitarbeiter erwarten, dass ihr Arbeitsplatz die gleiche Art von anspruchsvoller Technologie bietet, die sie auch in ihrem Privatleben nutzen und genießen. Und die Qualität der internen Kommunikation steht dabei im Mittelpunkt.
Ein positiver digitaler Arbeitsplatz kann zu einem besseren digitalen Mitarbeitererlebnis führen. Dies kann dir dabei helfen, die Abwanderungsrate zu senken und dein Unternehmen auf die strategischen Geschäftsziele auszurichten.
Immer mehr Unternehmen investieren in ihren digitalen Arbeitsplatz und führen Transformationen durch, um das Geschäftswachstum voranzutreiben. Da der Wettbewerb um Talente zunimmt und Millennials einen größeren Teil der Arbeitskräfte ausmachen, hat die Bedeutung einer erstaunlichen digitalen Suite zugenommen. Die steigende Anzahl von Außendienstmitarbeitern hat auch den Druck auf Unternehmen erhöht, die notwendigen Kommunikationsmittel zu haben, um ihre gesamte Organisation zu erreichen.
Um einen fantastischen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, muss deine Strategie von den Mitarbeitern bestimmt werden. Wenn deine Technologie die Arbeitsweise deiner Mitarbeiter nicht verbessert, spielt es keine Rolle, wie benutzerfreundlich diese Technologie ist.
Zu den Best Practices für eine erfolgreiche digitale Transformation gehört es, die einzigartigen Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter und Stakeholder deines Unternehmens zu verstehen. Richte das gesamte Unternehmen auf deine Veränderung aus, indem du effektiv kommunizierst, um eine erfolgreiche Einführung und Annahme sicherzustellen. Du musst auch die Lücken in deinem aktuellen Tech-Stack identifizieren und herausfinden, welche Tools du benötigst. Schließlich wird die Erstellung einer Roadmap dabei helfen, deine Transformation zu definieren und den ROI für dein Unternehmen aufzuzeigen.