Persönliche Treffen und Versammlung gibt es schon seit ein paar tausend Jahren, quasi seit der Mensch ein soziales Wesen geworden ist. Und seit über einem Jahr haben wir vollständig digitale Meetings. Jetzt scheint jeder bereit zu sein, sich auf hybride Meetings einzulassen.

Aber es ist nicht einfach, in hybriden Meetings gut zu sein. Die typische Herangehensweise an hybride Meetings führt zu Entfremdung, Desinteresse und einem großen Rückschritt auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz.

Aber wenn du hybride Meetings richtig durchführst, können sie ein einzigartiger Vorteil sein. Du ermutigst neue Mitarbeiter und verteilte Arbeitskräfte und bist für die Zukunft gerüstet.

Was ist ein Hybrid-Meeting?

Bei einem hybriden Meeting sitzen einige Teilnehmer im Home Office/Remote und andere an verteilten Standorten. Hybride digitale Meetings gibt es schon seit es die erste Telefonkonferenz gibt. In großen Unternehmen gibt es sie schon seit Jahrzehnten.

Aber die Pandemie hat die Dinge für alle verändert. Eine Zeit lang haben alle von zu Hause aus „angerufen“. Die Meetings waren nicht perfekt, aber es gab viele Vorteile, wenn man nicht an einen bestimmten Ort gebunden war.

Da sich viele Unternehmen auf die Rückkehr ins Büro vorbereiten, wollen sie das Beste aus beiden Welten anbieten – ein hybrides digitales Meeting. Du kannst im Büro sein oder dich von überall aus einklinken.

Das große Problem der meisten hybriden Meetings

Hybride Meetings scheinen eine großartige Idee zu sein. Sie kommen sowohl denjenigen entgegen, die persönlich anwesend sein wollen, als auch denjenigen, die das nicht können oder nicht am selben Ort sein wollen.

Aber das Problem, das die meisten digitalen Führungskräfte nicht sehen, ist das gleiche Problem wie bei den meisten hybriden Ansätzen.

Die Menschen im Büro haben einen klaren Vorteil.

Stell dir vor das.

• Das Treffen beginnt, wenn die Mitarbeiter im Büro ankommen und bereit sind.
• Die Mitarbeiter im Büro informieren sich gegenseitig, wenn sie den Konferenzraum betreten.
• Normalerweise gibt es nur eine Kamera für alle im Büro. Remote-Teilnehmer können alle sehen, aber sie können sich vielleicht vor der Kamera verstecken.
• Wenn jemand im Büro aufsteht, um auf dem Whiteboard zu zeichnen, können die anderen im Büro etwas dazu schreiben. Entfernte Teilnehmer haben Pech, es sei den sie sind technisch mit einem virtuelle Board ausgestattet.
• Wenn die Verbindung im Büro unterbrochen wird, ist die Besprechung vorbei. Wenn die Verbindung eines entfernten Teammitglieds abbricht, wird die Besprechung fortgesetzt.
• Die Menschen im Büro scheinen zuerst zu sprechen und fühlen sich berechtigt, die anderen zu übergehen.
• Die Teilnehmer im Büro können Körpersprache und Mikroausdrücke wahrnehmen, die für die Teilnehmer im Büro nicht verständlich sind.
• Wenn das Meeting zu Ende ist, diskutieren die Menschen im Raum in kleinen Gruppen weiter miteinander.

Ein hybrides digitales Meeting scheint inklusiv zu sein. Aber wenn es ein abgestuftes System gibt, fühlen sich die entfernten Mitarbeiter entfremdet, ignoriert und unengagiert.

Wenn es dir ernst damit ist, ein digitaler Arbeitsplatz auf hohem Niveau zu entwickeln, muss dein Ziel darin bestehen, gleiche Bedingungen für alle zu schaffen. Die Erfahrungen derjenigen, die nicht im Büro sind, dürfen nicht schlechter sein als die derjenigen, die im Büro sind.

13 Wege, um hybride Meetings für alle fair zu gestalten

1. Es gibt keine Ausnahmen: Das suggeriert, dass die eigentliche Besprechung nicht im Büro stattfindet und alle anderen sich dazwischenschieben. Sondern wenn sich stattdessen alle sich in das Meeting einloggen, ist damit klar, dass die Technologie im Mittelpunkt steht.

2. Alle loggen sich ein. Unabhängig davon, wo du sitzt, sollten sich alle in den Videoanruf einloggen. Wenn sie das nicht tun, wissen die anderen Teilnehmer nicht, wer im Raum ist, wer gegangen ist oder wer zu spät gekommen ist.

3. Investiere in Telepräsenztechnologie. Für regelmäßige Besprechungen am selben Ort sind Telepräsenz-Tools ein entscheidender Vorteil. Sie kommen dem Gefühl, mit anderen im selben Raum zu sein, am nächsten. Sie sind nicht billig, aber wenn du auf digitale Zusammenarbeit angewiesen bist, sind sie eine lohnende Investition. Zeig, dass du willst, dass alle die gleiche Erfahrung machen können.

4. Verbessere die audiovisuelle Ausstattung der Remote-Teilnehmer. Verbessere die Kamera, das Mikrofon, die Beleuchtung und die Internetgeschwindigkeit jedes regelmäßigen Teilnehmers. Wenn du jemanden als körnigen, verpixelten Klecks siehst, ist er schnell im Nachteil.

5. Hacke das Erlebnis. Wenn du dir nichts Ausgefallenes leisten kannst, werde kreativ. Lass zum Beispiel jeden im Büro seine Kamera einschalten (während du dich selbst stummschaltest und die Lautstärke herunterdrehst).

6. Beginne pünktlich. Stell dir vor, du meldest dich früh für ein wichtiges Meeting an und wartest dann nervös 5 Minuten, während die anderen lachend und mit einer Tasse Kaffee in der Hand hereinspazieren. Respektiere die Zeit der anderen.

7. Nimm dir Zeit für Gespräche vor der Besprechung. Im Büro plaudern die Menschen normalerweise miteinander, wenn sie das Treffen betreten, um sich über das Leben oder die Arbeit auszutauschen. Diese Gespräche sind entscheidend für eine gute Teamdynamik. Wenn Remote-Mitarbeiter diese Zeit nicht bekommen, verpassen sie viel. Erlaube deinen Mitarbeitern, sich früh einzuloggen und zu chatten, oder logge dich 5 Minuten früher in das Meetings ein, um Small-Talk zu halten.

8. Mache eine Check-in-Frage. Check-in-Fragen können die Rolle des „Kaffeeplauschs“ vor dem Meeting übernehmen. Sie helfen aber auch dabei, dass jeder zu Beginn der Sitzung zu Wort kommt.

9. Teile die Redezeit auf. Es ist sehr einfach für die Anwesenden, das Gespräch zu dominieren. Gib den Menschen außerhalb des Raums die Möglichkeit, sich zu äußern, bevor du Entscheidungen triffst oder weitergehst.

10. Plane Unterbrechungen ein. Diese Millisekunden der Latenzzeit sind enorm. Wenn du im wirklichen Leben bist, hast du das Gefühl, dass du zuerst sprechen kannst, weil du dich selbst zuerst gehört hast. Diejenigen, die im Raum sind, sollten andere zuerst sprechen lassen und sie nicht übergehen.

11. Biete die Möglichkeit eines digitalen Whiteboards. Du weißt, dass ein Meeting in Schwung kommt, wenn jemand aufspringt, um auf dem Whiteboard zu zeichnen. Noch besser ist es, wenn jemand anderes etwas dazu schreibt. Was passiert, wenn du virtuell teilnimmst? Verwende bei digitalen Gesprächen keine physischen Whiteboards. Verwende Tools wie Mural, Miro und weitere, damit alle auf der gleichen Fläche zusammenarbeiten können.

12. Plane das visuelle Erlebnis. Der Gastgeber des Meetings sollte sich Gedanken darüber machen, worauf alle während des Meetings schauen. Wirst du ein gemeinsames Dokument einrichten einrichten? Wird es Folien geben? Videos? Kannst du diese im Voraus freigeben, falls es Probleme mit dem Streaming gibt?

13. Nebengespräche. Auch wenn es nicht zu den guten Umgangsformen gehört, sind Nebengespräche ein Teil von Meetings. Anstatt sich stumm zu stellen und sich gegenseitig zuzuflüstern, kannst du diese Nebengespräche in einen Gruppenchat verlegen. Insider-Witze sind eine gute Möglichkeit, um ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen, aber jeder im Gespräch muss sie verstehen.

Aber die beste Idee ist…

Bleib nicht im Raum. Wenn du der Einladende bist, ist es das Beste, wenn du dich von einem anderen Ort aus einloggst. Das löst die meisten Probleme, auf die du stoßen könntest:

Es macht deutlich, dass es in Ordnung ist, wenn andere nicht anwesend sind.

Niemand bekommt einen besonderen Zugang zu dir, indem er dich nach dem Treffen abfangen kann.

Du erfährst, wie es ist, „draußen“ zu sein und Veränderungen vorzunehmen.

Ein großartiges Hybrid-Meeting zu veranstalten, ist viel schwieriger, als die meisten digitalen Führungskräfte denken. Es ist nicht so einfach, dass ein paar MenschenF von zu Hause aus anrufen können, wenn ihnen danach ist. Wie alles an einem digitalen Arbeitsplatz erfordert es ein wenig zusätzliche Arbeit und Absicht.

Die Grundregeln für gute digitale Meetings gelten auch für hybride Meetings. Aber wenn du diese kleinen Änderungen vornimmst, werden deine Teams integrativer sein, deine virtuellen Meetings ansprechender und du kannst deinen digitalen Arbeitsplatz weiter ausbauen.