Die Digitalisierung von Daten ist der entscheidende erste Schritt im Prozess der digitalen Transformation. Ein Großteil der Unternehmen haben eine Digitalisierungsstrategie oder planen, sie in ihre Geschäftsabläufe zu integrieren, da sie kosteneffizient und zukunftssicher ist. Mehr als die Hälfte der Versuche zur digitalen Transformation scheitern jedoch auch an einer falschen Digitalisierungsstrategie.

Mangelnde Digitalisierung von Daten oder ein Defizit in der digitalen Infrastruktur sind die Ursache für das Scheitern der digitalen Transformation, da sie den Datenfluss in Netzwerken und an den Schnittstellen verhindern.

Die Digitalisierung von Daten kann für die Lösung von Datenintegrationsproblemen wichtig sein, da sie der Schritt ist, der analoge Informationen in ein digitales Format umwandelt.

Ohne ein konkretes Verständnis der Digitalisierung können Führungskräfte Ressourcen verschwenden und es nicht schaffen, zukunftssichere Systeme aufzubauen. Dieser Artikel erklärt die Digitalisierung von Daten und die damit verbundenen Technologien, um sie zu unterstützen.

Was ist die Digitalisierung von Daten, oder besser gesagt die Digitisierung von Daten?

Die Digitalisierung von Daten, auch als „Digitisierung“ bezeichnet, bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate. Hierbei wird beispielsweise ein physisches Dokument eingescannt und in eine digitale Datei umgewandelt. Die digitalisierte Version wird dann mit Einsen und Nullen kodiert, ohne den Inhalt des Dokuments zu verändern oder es in einem Prozess zu aktivieren.

Dies ermöglicht eine effiziente Speicherung und Verarbeitung von Daten sowie eine einfachere Übertragung und gemeinsame Nutzung von Informationen. Die Digitalisierung von Daten ist ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation von Unternehmen und Gesellschaften und hat weitreichende Auswirkungen auf viele Aspekte des täglichen Lebens.

Digitalisierung von Daten, auch bekannt als Digitale Bereitstellung von Daten, ist die Umwandlung von analogen Daten, wie z.B.:

• Gedruckter Text
• Fotografien
• Analoge Audiodaten

in ein digitales Format, das von Computern verarbeitet oder gespeichert werden kann. Bei diesem Verfahren wird das analoge Signal in eine Reihe von einzelnen Werten zerlegt, die dann durch einen Binärcode (d.h. die Ziffern 0 und 1) dargestellt werden.

Dieser Prozess wird in der Regel durchgeführt durch:

• Analog-Digital-Wandler (ADW)
• Scanner mit OCR
• andere Hardware, wie z. B. Kameras,
• oder mittlerweile durch Künstliche Intelligenz

die die analoge Form in eine digitale Form umwandelt, sodass die Daten elektronisch verändert, gespeichert und weitergegeben werden können. Durch die Digitalisierung von physischen Materialien entstehen digitale Daten.

Was sind die Eigenschaften von digitalen Daten?

Daten können in Formaten gespeichert werden wie:

• Text (z. B. Microsoft Word-Dateien)
• Videos (z. B. MP4-Dateien)
• Audio (z. B. MP3-Dateien)
• Zahlen (z. B. Microsoft Excel-Tabellen)
• Fotos (z. B. JPEG-Dokumente)

Diese Dateien können auf Festplatten, USB-Sticks oder in der Cloud gespeichert werden. Software wie:

• Textverarbeitungsprogramme (z. B. Microsoft Word)
• Datenbankmanagementsysteme (z.B. SQL)
• Tabellenkalkulationen (z. B. Microsoft Excel)

Sie können den Zugriff auf digitale Objekte ermöglichen, um Daten zu lesen oder zu bearbeiten. Texte, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Multimedia-Inhalte werden digital erstellt, gespeichert und übertragen.

Was versteht man unter der Digitalisierung von Daten und den Datenaustausch

Über Netzwerke können Daten zwischen Geräten wie Computern, Smartphones oder Tablets ausgetauscht werden.

Daten können in zwei Arten unterteilt werden:

• Strukturierte Daten, wie z. B. eine Datenbanktabelle oder eine Excel-Tabelle, sind vordefiniert.
• Unstrukturierte Daten, wie z.B. ein Textdokument oder ein Bild.
• Das weltweite Datenvolumen liegt bei über 70 Zettabyte (ZB), wobei ein ZB 1 Milliarde Terabyte entspricht und der Großteil davon sind unstrukturierte Daten, die fortschrittliche Analysetools erfordern, um sie sinnvoll zu nutzen. Bis 2025 wird das Datenaufkommen auf etwa 175 Zettabyte anwachsen.

Bis 2050 werden wir mindestens zwei Exabyte an Daten haben. Nur zum Vergleich: Wenn 2 Exabyte Bücher wären, die nebeneinander aufgereiht werden, dann könnte man damit eine Bibliothek mit über 20 Milliarden Büchern füllen.

Der Übergang von der Digitalisierung von Daten zur digitalen Transformation

Digitisierung, Digitalisierung und digitale Transformation sind Begriffe, die eng miteinander verbunden sind, häufig synonym verwendet und manchmal auch verwechselt werden.

Hier ist eine Erklärung für ihre Unterscheidung:

Digitisierung

Der Hauptzweck der Digitisierung besteht darin, Informationen leichter zugänglich, durchsuchbar und langlebig zu machen. Hier wird ein Papierdokument wie ein Vertrag, eine Versicherungsrechnung oder ein Foto umgewandelt. Der Prozess umfasst in der Regel die folgenden Digitisierungsverfahren:

Vorbereitung: In Vorbereitung auf die Digitisierung wird das analoge Material gereinigt, korrigiert und geordnet.

Scannen: In diesem Schritt wird das analoge Material in ein digitales Format wie ein Bild gescannt.

Datenerfassung: Das digitale Material wird in diesem Prozess mit spezieller Software extrahiert, z. B. mit optischer Zeichenerkennung (OCR).

Qualitätskontrolle: In dieser Phase wird die Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten überprüft.

Datenmanagement: In dieser Phase werden die Daten digital gespeichert und für den langfristigen Zugriff aufbewahrt.

Die digitale Transformation erfordert Digitalisierung von Daten und die Digitisierung.

Digitalisierung

Digitalisierung ist eine Teilmenge der digitalen Transformation, auf die häufig der Schritt der Optimierung folgt. Digitalisierung ist eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmensabläufe durch digitale Technologie, die zu neuen Geschäftsmodellen führt. Sie kann folgendes beinhalten.

Datenverarbeitung und Datenverwendung:

• Künstliche Intelligenz (KI)
• Cloud Computing
• Maschinelles Lernen (ML)
• Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Software-Integration mit:

• Content-Services-Plattformen (CSP)
• Workload-Automatisierung (WLA)

Hier erfährst du mehr über die Digitalisierung Vor- und Nachteile.

Digitale Transformation

Die digitale Transformation nutzt digitale Technologien, um die Abläufe in einem Unternehmen und den Kundennutzen zu verändern. Sie setzt digitale Technologien in allen Bereichen eines Unternehmens ein, um die Anforderungen des Marktes und die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Sie kann die Einführung eines Geschäftsmodells beinhalten, das:

• Kundenorientiert,
• Datengesteuert,
• Plattformorientiert sind.

Welche digitalen Formate soll ich wählen?

Digitale Formate repräsentieren und speichern digitale Informationen, während die Digitalisierung von Daten analoge Informationen in digitale umwandelt. Digitale Formate können:

• Komprimieren (z. B. ZIP-Dateien).
• Schützen (z. B. Passwortschutz für PDF-Dokumente).
• Verschlüsseln (z. B. Passwörter für Dateien).
• Metadaten zu digitalisierten Daten hinzufügen. (z. B. Datums- und Orts-Metadaten für JPEG-Bilder).

Die Zugänglichkeit, Bewahrung und Qualität der Daten hängen vom digitalen Format ab. Bild- und Audiodateien werden zum Beispiel in bestimmten Formaten digitalisiert. TIFF und FLAC sind größer als verlustbehaftete Formate wie JPEG und MP3, aber sie erzeugen qualitativ hochwertigere digitale Dateien.

Die Wahl eines offenen und weit verbreiteten Formats macht es einfacher, Daten auszutauschen. Zum Beispiel werden Fotos normalerweise im JPEG-Format und Textdokumente im PDF-Format gescannt. Des weiteren gibt es *.png, *.psd, *.pm4, *.avi und *.mov Dateien.

Die Wahl des richtigen digitalen Formats

Die digitale Vorhaltung und den Schutz der digitalisierten Informationen. PDF hat zum Beispiel ein „festes Layout“ und unterstützt Verschlüsselung. Dokumente mit festem Layout können auf jedem Gerät oder mit jeder Software angezeigt werden. Das ist wichtig für Dokumente, die von mehreren Personen gelesen werden.

Sie zugänglich und gemeinsam nutzbar zu machen. Content-Services-Plattformen (CSPs) können digitale Inhalte an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Diese Plattformen lassen sich mit Datenspeicher- und Analysetechnologien integrieren.

Datenintegration. Tools zur Workload-Automatisierung können zum Beispiel PDF-Konvertierungen aus Word oder Excel automatisieren.

Digitalen Formate, die Unternehmen nutzen

Archivformate

7z: Dieses Open-Source-Format ermöglicht, wie ZIP und RAR, höhere Komprimierungsraten, Passwortsicherheit und Verschlüsselung.

RAR: Dieses Format ist ähnlich wie ZIP und komprimiert und archiviert Dateien. Es bietet Passwortschutz und Verschlüsselung und kann das Archiv in zahlreiche Teile aufteilen.

ZIP: Dieses Format wird häufig zum Komprimieren und Archivieren von Dateien verwendet und ermöglicht Passwortschutz und Verschlüsselung.

Audioformate

AAC: Dies ist ein verlustbehaftetes Audioformat, das mit MP3 vergleichbar ist, aber eine höhere Klangqualität bei niedrigeren Bitraten bietet.

MP3: Dies ist ein weit verbreitetes verlustbehaftetes Audioformat, das für die meisten Arten von Musik geeignet ist. Es komprimiert die Audiodaten, um die Dateigröße zu verringern, was zu einer schlechteren Klangqualität führen kann.

WAV: Dies ist ein verlustfreies Audioformat für hochwertige Audiodaten. Es hat eine größere Dateigröße als MP3, behält aber die ursprüngliche Audioqualität bei.

Dokumentformate

Adobe Illustrator (.ai): Professionelle Grafikdesigner verwenden dieses Format, um vektorbasierte Bilder und Illustrationen zu erstellen und zu bearbeiten, aber es erfordert Adobe Illustrator, um es zu öffnen.

Microsoft Word (.doc, .docx): Microsoft hat dieses Textdokumentenformat erfunden. Es bietet viele Formatierungs- und Layoutmöglichkeiten, aber sein proprietäres Format funktioniert möglicherweise nicht mit anderer Software.

PDF: Das Portable Document Format (PDF) wird häufig zum Senden und Empfangen von Dokumenten verwendet, weil es leicht zu lesen ist, die Formatierung beibehält und Passwortsicherheit, digitale Signaturen und interaktive Elemente unterstützt.

Bildformate

GIF: Dieses Bildformat, das Transparenz und eine Palette von 256 Farben erlaubt, wird hauptsächlich für animierte Bilder und einfache Grafiken verwendet.

JPEG: Dieses verlustbehaftete Bildformat wird für die Fotografie verwendet. Das Format komprimiert die Bilddaten, um die Dateigröße zu minimieren, allerdings können zahlreiche Komprimierungen die Bildqualität beeinträchtigen.

PNG: Dieses verlustfreie Bildformat ist für transparente und gleichfarbige Bilder geeignet. Es hat eine größere Dateigröße als JPEG, behält aber die Bildqualität bei, was es zu einem hervorragenden Format für Grafiken, Logos und andere Anwendungen macht.

Textformate

Extensible Markup Language (XML): Dieses Format verfügt über ein Standardverfahren zur Auszeichnung und Identifizierung von Dokumentkomponenten, einschließlich Überschriften und Absätzen. Dies erleichtert den Austausch von Daten zwischen Systemen und Anwendungen, aber es erfordert technisches Wissen, um es zu verstehen und zu nutzen.

Einfacher Text (auch als ASCII-Text bekannt): Einfacher Text ohne Formatierung. Er ist sehr klein und kann mit jedem Texteditor bearbeitet werden. Einfacher Text kann nicht fett, kursiv oder unterstrichen werden.

Rich Text Format (RTF): Die meisten Textverarbeitungsprogramme können dieses Format öffnen, das Fett-, Kursiv- und Unterstreichungen unterstützt. Im Gegensatz zu Microsoft Word oder Adobe InDesign sind die Formatierungsmöglichkeiten jedoch begrenzt.

Videoformate

AVI: Dieses ältere Videoformat wird noch für einige Videos verwendet, aber MP4 ist beliebter. Es unterstützt verschiedene Codecs und Auflösungen.

MKV: Dieses Containerformat kann zahlreiche Video-, Audio- und Untertitelspuren enthalten. Es wird häufig verwendet, um Filme und TV-Episoden mit mehreren Sprach- oder Untertiteloptionen zu speichern.

MP4: Dieses weit verbreitete Videoformat ist für die meisten Arten von Videos geeignet. Es verwendet den H.264-Komprimierungsstandard, der für eine hohe Videoqualität und eine geringe Dateigröße sorgt.

WMV: Dieses von Microsoft entwickelte Videoformat wird häufig für Videoaufzeichnungen und Streaming auf Windows-basierten Systemen verwendet.

Technologien zur Digitalisierung von Daten

Die folgenden Technologien sind in der Lage, analoge Materialien zu digitalisieren.

Audio-Digitalisierung - Diese Software kann analoge Audioaufnahmen digitalisieren:

• Digitale Audio-Workstations (DAWs)
• Software zur Audiobearbeitung

Digitalisierung der Dateneingabe

• Automatisierungswerkzeuge: Die Dateneingabe kann mit Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden, um die Digitalisierung zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.
• Scannen von Barcodes und QR-Codes: Barcode- und QR-Code-Scansysteme können greifbare Gegenstände, wie z.B. Lagerware, durch Scannen ihrer Barcodes oder QR-Codes digitalisieren.

Bilderkennung, -verarbeitung und -digitalisierung

• 3D-Scannen: Durch 3D-Scannen können physische Gegenstände in digitale Darstellungen umgewandelt werden, die bearbeitet, untersucht und weitergegeben werden können.
• Intelligente Dokumentenerfassung (IDC): IDC-Verfahren erfassen, verarbeiten und extrahieren automatisch Daten aus gescannten Dokumenten. Damit können verschiedene Informationen digitalisiert werden, z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lebensläufe und andere Geschäftsdokumente.
• IDC nutzt Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um Daten automatisch aus Dokumenten zu extrahieren und sie in digitalen Systemen verfügbar zu machen.
• Mobile Erfassung: Informationen können mit mobilen Geräten mit Kameras und Barcode-Scannern digitalisiert werden, um Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu erfassen, wie z. B.:
• Formular- oder Umfrageantworten
• Barcodes
• QR-Codes
• Fotos
• Standorte

Dies kann bei der Datenerfassung im Außenbereich von Vorteil sein.

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Diese Technologie erkennt Text in Fotos und wandelt ihn mithilfe von Algorithmen für maschinelles Lernen in bearbeitbaren, durchsuchbaren Text um.
• Fotografie: Fotos von greifbaren Gegenständen wie Kunstwerken, Artefakten oder dreidimensionalen Objekten können mit Digitalkameras aufgenommen werden. Das ist sehr hilfreich bei der Bewahrung von Kunst und kulturellem Erbe.
• Remote Capturing: Mithilfe von Spezialkameras und Bilderfassungsgeräten können schwer zugängliche oder empfindliche Gegenstände wie z. B. Handschriften gescannt werden:
• Manuskripte
• Karten
• Scanner: Dazu gehören Flachbettscanner, Dokumentenscanner und andere Scanner, die Papierdokumente, Fotos und analoge Informationen digitalisieren können.

Video-Digitalisierung

Dazu gehört das Digitalisieren von analogen Bändern und Filmrollen in ein digitales Format. Digitale Einzelbildaufnahmen können Artefakte beseitigen und die Qualität der Videos erhalten.

Vorteile der Digitalisierung von Daten

 Die Digitalisierung von Daten kann die folgenden Vorteile bieten:

Verbesserte Zusammenarbeit: Dokumentenmanagementsysteme können dabei helfen, digitale Dokumente zu organisieren, zu speichern und zu finden und ermöglichen einen einfachen Zugriff und Austausch innerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglichen es den Nutzern zum Beispiel, Dokumente auf einer einzigen Plattform zu teilen, zu speichern und zu ändern.

Verbesserte Dokumentensuche: Ein Großteil der Büroangestellten hat Probleme, Dokumente in angespannten Situationen schnell zu finden. Die Digitalisierung erzeugt eine digitale Datei, die:

• Anhand von Schlüsselwörtern durchsucht werden kann.
• In Content-Services-Plattformen gespeichert werden kann.
• Sie können elektronische Dateien anhand von Metadateninformationen ordnen.

Dokumentenverarbeitung verbessern: Dank der Digitalisierung von Daten können Dokumente viel schneller, genauer und in hochwertiger Qualität erstellt, gespeichert und verwaltet werden.

Geringere Lagerkosten: Die Aufbewahrung von Dokumenten kann bei Papierdokumenten teurer sein. Schätzungen zufolge belaufen sich die Kosten für die Speicherung von einem Terabyte (TB) an Papierdokumenten auf 400 € für zwei Aktenschränke. Die Aufbewahrung der gleichen Daten in der Cloud kostet unter 50 €.

Die Digitalisierung von Daten verändert viele Branchen

Die Fertigung: Industrie 4.0, das Internet der Dinge (IoT) und künstliche Intelligenz haben die Produktion effizienter, wettbewerbsfähiger und nachhaltiger gemacht.

Gesundheitswesen: Elektronische Gesundheitsakten und Telemedizin ermöglichen es den Ärzten, medizinische Informationen auszutauschen und die Patientenversorgung zu verbessern.

Einzelhandel: Online-Shopping, Zahlungen per Smartphone und Datenanalysen zur Anpassung des Kundenerlebnisses haben den Einzelhandel verändert. Unternehmen nutzen Daten und Analysen, um Empfehlungen anzupassen, das Kundenerlebnis zu verbessern und Abläufe zu rationalisieren.

Regierungen und öffentliche Dienste: Die Digitalisierung hilft Regierungen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung, ihre Dienstleistungen zu verbessern, Kosten zu senken und die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erhöhen. Auch Betrug, Verschwendung und die Erbringung sozialer Dienstleistungen können mithilfe von Daten bekämpft werden.

Bildung: Durch die Digitalisierung von Daten sind Bildungsmaterialien und -ressourcen online verfügbar, wodurch der Zugang zu Bildung erleichtert wird. Daten können auch genutzt werden, um das Lernen anzupassen und die Leistungen der Schüler zu verbessern.

Unterhaltung: Digitale Musik, Streaming und E-Books haben die Unterhaltungsbranche verändert, vor allem durch Technologien wie Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR), die bei der Datenerstellung eingesetzt werden.

Forschung: Der durchschnittliche Einflussfaktor (Impact Factor) von Online-Artikeln hat zugenommen und wird immer bedeutender für Entwicklungen und Forschungen.

Eine Zusammenfassung für die Digitalisierung von Daten und deren Wichtigkeit

Die Digitalisierung von Daten hat in den letzten Jahren eine immense Bedeutung für die Wirtschaft und die Gesellschaft erlangt. Im Folgenden wird erläutert, warum dies der Fall ist.

Zunächst einmal ermöglicht die Digitalisierung von Daten eine schnellere und effizientere Verarbeitung von Informationen. Durch die Verwendung von Computern und anderen digitalen Technologien können Daten schnell gesammelt, verarbeitet und analysiert werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und effektiver zu arbeiten.

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Digitalisierung von Daten ist die Möglichkeit, Informationen besser zu teilen und zu kommunizieren. In der Vergangenheit war der Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen und Organisationen oft langsam und umständlich. Mit der Digitalisierung von Daten können Informationen schnell und einfach ausgetauscht werden, was die Zusammenarbeit und Effizienz verbessert.

Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung von Daten auch eine bessere Datenspeicherung und -sicherheit. Durch die Verwendung von Cloud-basierten Technologien können Unternehmen und Organisationen große Mengen an Daten speichern und sicherstellen, dass sie vor Verlust oder Diebstahl geschützt sind.

In der Gesellschaft hat die Digitalisierung von Daten auch einen positiven Einfluss auf die Bereitstellung von Dienstleistungen. Zum Beispiel können Patientendaten digital erfasst und in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, wodurch Ärzte und andere medizinische Fachkräfte schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können. Dies kann dazu beitragen, dass die Gesundheitsversorgung schneller und effektiver erfolgt.

Darüber hinaus kann die Digitalisierung von Daten auch dazu beitragen, die Bildung zu verbessern. Digitale Technologien können genutzt werden, um den Zugang zu Bildungsmaterialien zu verbessern und das Lernen zu individualisieren. Dies kann dazu beitragen, dass mehr Menschen Zugang zu Bildung haben und ihre Fähigkeiten und Kenntnisse verbessern können.

Insgesamt ist die Digitalisierung von Daten für die Wirtschaft und die Gesellschaft von großer Bedeutung. Sie ermöglicht eine schnellere und effizientere Verarbeitung von Informationen, eine bessere Zusammenarbeit und Effizienz sowie eine verbesserte Datenspeicherung und -sicherheit. Darüber hinaus kann sie dazu beitragen, die Bereitstellung von Dienstleistungen zu verbessern und die Bildung zu verbessern.

Es ist daher wichtig, dass Unternehmen und Organisationen die Vorteile der Digitalisierung von Daten nutzen und sich auf die Verwendung digitaler Technologien konzentrieren, um ihre Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten.

Die Digitalisierung von Daten ist ein unverzichtbarer Bestandteil unserer Zukunft. Du solltest dich mit diesem Thema auseinandersetzen, um in deinem Berufsfeld wettbewerbsfähig und innovativ zu bleiben.

Indem du dich über die Vorteile der Digitalisierung informierst, kannst du deine Prozesse effizienter gestalten, deine Daten sicher speichern und diese wertvollen Informationen optimal nutzen. Zögere also nicht und beschäftige dich mit dem Thema, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Daten