Die Reduzierung der in Geschäftsprozessen verwendeten Papiermenge und die Digitisierung bestehender papierbasierter Dokumente sind zu zwei der wichtigsten Initiativen in verschiedenen Organisationen und Unternehmen geworden. Vor allem in der Finanzbranche ist der Übergang zu einer papierlosen Kultur oder elektronischen Dokumentenverarbeitung unübersehbar.

Dies ist darauf zurückzuführen, dass Papierlastige Prozesse strenge Compliance-Anforderungen erfordern, um Prozesse zu beschleunigen und den Zugang zu Dokumenten zu regeln. Die Umstellung auf digitale Unterlagen ist jedoch ein entscheidender Ansatz für jede Branche, die im heutigen Umfeld wettbewerbsfähig bleiben will. Was können Unternehmen also von der Digitisierung papierbasierter Dokumente in elektronische Akten und Aufzeichnungen erwarten, die auf Workflow-Management und optimierte Verarbeitung ausgerichtet sind?

In diesem Artikel erfährst du, warum die Digitisierung entscheidend ist, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen, welche Modelle es für die Digitisierung von Dokumenten gibt und welche Faktoren bei der Durchführung einer Digitisierungsinitiative eine Rolle spielen.

Was ist Digitisierung wirklich?

Digitisierung ist der Prozess der Umwandlung von Informationen in ein digitales Format. In diesem Format werden die Informationen in einzelne Dateneinheiten (so genannte Bits) aufgeteilt, die separat adressiert werden können (normalerweise in Gruppen von mehreren Bits, so genannten Bytes). Das sind die binären Daten, die Computer und viele Geräte mit Rechenleistung (wie Digitalkameras und digitale Hörgeräte) verarbeiten können.

Verwechsle Digitisierung nicht mit Digitalisierung. Auch wenn sie oft als synonym verwendet werden, sind sie unterschiedlich.

Digitisierung ist einfach die Umwandlung von Dateien und Dokumenten aus Papier in digitale Dateien und digitale Dokumente. Stell dir vor, du scannst ein Bild ein, lädst Papierdokumente hoch oder konvertierst einen Bericht in das PDF und speicherst ihn auf einem Computer. Das ist Digitisierung.

Die Daten und Informationen bleiben dieselben, nur die Zugänglichkeit und Speicherung ändert sich. Das ist für Unternehmen von Vorteil, weil wichtige Informationen sofort und einfach abgerufen werden können.

Text und Bilder können auf ähnliche Weise digitisiert werden: Ein Scanner erfasst ein Dokument oder ein Bild (bei dem es sich um ein Text Bild handeln kann) und wandelt es in eine Bilddatei um, z. B. eine Bitmap. Ein Programm zur optischen Zeichenerkennung (OCR) analysiert ein Testbild auf helle und dunkle Bereiche, um jeden Buchstaben oder jede Ziffer zu identifizieren, und wandelt jedes Zeichen in einen ASCII-Code um.

Bei der Audio- und Video Digitisierung wird eines von vielen Analog-Digital-Wandlungsverfahren eingesetzt, bei dem ein kontinuierlich veränderliches (analoges) Signal in ein mehrstufiges (digitales) Signal umgewandelt wird, ohne seinen wesentlichen Inhalt zu verändern. Bei der Abtastung wird die Amplitude (Signalstärke) einer analogen Wellenform an gleichmäßig verteilten Zeitpunkten gemessen und die Abtastwerte als numerische Werte dargestellt, die als digitale Daten eingegeben werden können.

Die Digitisierung von Informationen macht es einfacher, sie aufzubewahren, zugänglich zu machen und weiterzugeben. Ein historisches Originaldokument kann zum Beispiel nur für Menschen zugänglich sein, die den Ort besuchen, an dem es aufbewahrt wird. Wenn der Inhalt des Dokuments jedoch digitalisiert wird, kann es Menschen auf der ganzen Welt zugänglich gemacht werden. Es gibt einen wachsenden Trend zur Digitisierung historisch und kulturell bedeutender Daten.

Der Unterschied zwischen Digitisierung, Digitalisierung und digitaler Transformation?

Digitisierung ist der Prozess der Umwandlung von Informationen in ein digitales Format. In diesem Format werden die Informationen in einzelne Dateneinheiten (so genannte Bits) aufgeteilt, die separat adressiert werden können (normalerweise in Gruppen von mehreren Bits, so genannten Bytes). Das sind die binären Daten, die Computer und viele Geräte mit Rechenleistung (wie Digitalkameras und digitale Hörgeräte) verarbeiten können.

Verwechsle Digitisierung nicht mit Digitalisierung. Auch wenn sie oft als synonym verwendet werden, sind sie unterschiedlich.

Digitisierung ist einfach die Umwandlung von Dateien und Dokumenten aus Papier in digitale Dateien und digitale Dokumente. Stell dir vor, du scannst ein Bild ein, lädst Papierdokumente hoch oder konvertierst einen Bericht in das PDF und speicherst ihn auf einem Computer. Das ist Digitisierung.

Die Daten und Informationen bleiben dieselben, nur die Zugänglichkeit und Speicherung ändert sich. Das ist für Unternehmen von Vorteil, weil wichtige Informationen sofort und einfach abgerufen werden können. Das ist die digitale Grundlage für alle weiteren Schritte im Digitalisierungsprozess.

Text und Bilder können auf ähnliche Weise digitisiert werden: Ein Scanner erfasst ein Dokument oder ein Bild (bei dem es sich um ein Text Bild handeln kann) und wandelt es in eine Bilddatei um, z. B. eine Bitmap. Ein Programm zur optischen Zeichenerkennung (OCR) analysiert ein Testbild auf helle und dunkle Bereiche, um jeden Buchstaben oder jede Ziffer zu identifizieren, und wandelt jedes Zeichen in einen ASCII-Code um.

Bei der Audio- und Video Digitisierung wird eines von vielen Analog-Digital-Wandlungsverfahren eingesetzt, bei dem ein kontinuierlich veränderliches (analoges) Signal in ein mehrstufiges (digitales) Signal umgewandelt wird, ohne seinen wesentlichen Inhalt zu verändern. Bei der Abtastung wird die Amplitude (Signalstärke) einer analogen Wellenform an gleichmäßig verteilten Zeitpunkten gemessen und die Abtastwerte als numerische Werte dargestellt, die als digitale Daten eingegeben werden können.

Die Digitisierung von Informationen macht es einfacher, sie aufzubewahren, zugänglich zu machen und weiterzugeben. Ein historisches Originaldokument kann zum Beispiel nur für Menschen zugänglich sein, die den Ort besuchen, an dem es aufbewahrt wird. Wenn der Inhalt des Dokuments jedoch digitalisiert wird, kann es Menschen auf der ganzen Welt zugänglich gemacht werden. Es gibt einen wachsenden Trend zur Digitisierung historisch und kulturell bedeutender Daten.

Oft werden die Begriffe Digitisierung, Digitalisierung und digitale Transformation als synonym verwendet.  Es geht aber nicht darum, Digitisierung und Digitalisierung einfach nur zu vergleichen.

Wenn es darum geht, Digitisierung vs. Digitalisierung vs. digitale Transformation zu bewerten, wirst du feststellen, dass die Begriffe je nach dem aktuellen Stand der Digitalisierung deines Unternehmens unterschiedliche Ergebnisse und Vorteile für dein Unternehmen mit sich bringen.

Während es bei der Digitisierung darum geht, Technologie auf bestehende Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe anzuwenden, bedeutet die digitale Transformation eine Neuausrichtung dieser Prozesse auf eine neue, digitale Weise.

Folglich ist die digitale Transformation viel breiter angelegt, wobei Digitalisierung und Digitisierung entscheidende Komponenten für jede Initiative zur digitalen Transformation sind.

Wie verhält sich die Digitisierung?

Digitisierung ist die Umwandlung von analogen Daten in digitale Form. Es geht darum, Informationen so zu kodieren, dass sie elektronisch verarbeitet, gespeichert und übertragen werden können.

Wenn du jemals deine Dokumente in elektronische Dateien, alte Fotos in digitale Bilder oder Kassetten in MP3-Dateien umgewandelt hast, hast du dich mit Digitisierung beschäftigt.

Der technologische Fortschritt hat uns in das digitale Zeitalter katapultiert und ermöglicht es uns, Fotos mit unseren Smartphones aufzunehmen, Nachrichten von unseren Laptops zu versenden und Informationen im Internet zu finden. Ziel der Digitalisierung ist es, die Kommunikation effizienter und schneller zu machen.

Was ist die Digitalisierung im Vergleich zur Digitisierung?

Digitisierung ist die Umwandlung von analogen Daten in digitale Form. Es geht darum, Informationen so zu kodieren, dass sie elektronisch verarbeitet, gespeichert und übertragen werden können.

Wenn du jemals deine Dokumente in elektronische Dateien, alte Fotos in digitale Bilder oder Kassetten in MP3-Dateien umgewandelt hast, hast du dich mit Digitisierung beschäftigt.

Der technologische Fortschritt hat uns in das digitale Zeitalter katapultiert und ermöglicht es uns, Fotos mit unseren Smartphones aufzunehmen, Nachrichten von unseren Laptops zu versenden und Informationen im Internet zu finden. Ziel der Digitalisierung ist es, die Kommunikation effizienter und schneller zu machen.

Was ist die Digitalisierung im Vergleich zur Digitisierung?

Digitalisierung bedeutet, Technologien zu nutzen, um bestehende Geschäftsmodelle zu verändern. Die Digitalisierung schafft Werte, indem sie bestehende Prozesse und Geschäftsmodelle verbessert, um den Umsatz zu steigern und die Kosten zu senken.

Das IT-Glossar von Gartner definiert Digitalisierung als „die Nutzung digitaler Technologien, um ein Geschäftsmodell zu verändern und neue Umsatz- und Wertschöpfungsmöglichkeiten zu schaffen“.

Während es sich bei der Digitisierung um die Umwandlung von analogen in digitale Daten handelt, werden bei der Digitalisierung digitale Daten mithilfe von Technologie sinnvoll genutzt.  Daher können wir mit Sicherheit sagen, dass Digitalisierung nicht ohne Digitisierung stattfinden kann. Manche betrachten die Automatisierung von Prozessen als Digitalisierung.

In diesem Fall würden auch die folgenden Beispiele dazugehören:

• Erweiterung der Kundenbetreuung durch Chatbots, Telefonbäume oder Online-Wissensdatenbanken
• Automatisierung von Software-Schulungen, Buchhaltung, Marketing oder anderen Geschäftsfunktionen
• Implementierung von KI und maschinellem Lernen für die Entscheidungsfindung
• Manche ziehen es jedoch vor, den Begriff „Digitalisierung“ oder „digitale Transformation“ zu verwenden, um sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu beziehen.

Was ist digitale Transformation?

Die Definition der digitalen Transformation ist eng mit der Digitalisierung und der Digitisierung verbunden und hat sich mit dem Aufkommen von immer mehr digitalen Technologien weiterentwickelt.

Die digitale Transformation bezieht sich auf das strategische Ziel, ein digitales Unternehmen zu schaffen.  Im Rahmen der digitalen Transformation nutzt ein Unternehmen alle Möglichkeiten, die die digitalen Technologien bieten, um den Gesamtansatz des Unternehmens zu ändern, Anpassungsfähigkeit zu schaffen und Leistung und Präsenz deutlich zu verbessern.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Weg zur digitalen Transformation nicht immer linear verläuft, d. h. von der Digitisierung zur Digitalisierung und dann zur digitalen Transformation.

Wenn eine Initiative zur digitalen Transformation gestartet wird, werden viele Unternehmen Digitalisierungsprojekte durchführen, die aus der digitalen Transformation hervorgehen und möglicherweise zur Digitisierung von Geschäftsinformationen führen.

Unternehmen, insbesondere KMU, entscheiden sich für die digitale Transformation, um sich besser auf die Anforderungen und Bedürfnisse ihrer Kunden einzustellen.

Die digitale Transformation ermöglicht es Unternehmen, ihre Kunden besser zu verstehen und mehr Möglichkeiten der Interaktion mit ihnen zu nutzen.  Durch die Nutzung digitaler Technologien können Unternehmen neue digitale Produkte und digitale Services verkaufen und neue Zielgruppen erreichen, während sie gleichzeitig eine stärkere Integration über verschiedene Arbeitsabläufe und Prozesse hinweg erreichen. Im Prinzip geht es auch darum sein Unternehmen mit digitalen Geschäftsmodellen vertraut zu machen und zu transformieren.

Die digitale Transformation umfasst alle Aspekte eines Unternehmens, unabhängig von seiner Branche oder seinem Digitalisierungsgrad.

Was ist die Digitisierung der Wirtschaft?

Laut Wirtschaftslexikon ist Digitisierung die Umwandlung analoger Informationen in digitale Form mit Hilfe geeigneter elektronischer Geräte, damit Informationen über digitale Schaltkreise, Geräte und Netzwerke verarbeitet, gespeichert und übertragen werden können.

Vereinfacht gesagt, bedeutet Digitisierung die Umwandlung von Informationen in ein digitales Format, was keineswegs ein neues Konzept ist. Die Digitisierung der Wirtschaft führt zu einem digitaleren Arbeitsplatz. Oft denken Führungskräfte, dass dies einfach nur bedeutet, dass es kein Papier mehr gibt, aber es kann so viel mehr bedeuten. Für manche Unternehmen bedeutet es eine andere Arbeitsweise, z. B. den Zugriff auf Informationen über mobile Geräte im Außendienst und die Zusammenarbeit mit Außendienstmitarbeitern auf neue Weise. Diese Prozessänderungen erfordern mehr als nur das Ersetzen von Papierdokumenten durch digitale Dokumente.

Beispiele für die Digitisierung

Es gibt verschiedene Beispiele für die Digitisierung. Eines der häufigsten Beispiele ist die Umwandlung von hand- oder maschinengeschriebenem Text in ein digitales Format. Ein anderes Beispiel ist die Umwandlung von per Post verschickten Kontoauszügen in eine Computeranwendung.

Digitisierung findet auch statt, wenn die Patientenakten eines Krankenhauses in Datenbanken/ Computern statt in physischen Ordnern gespeichert werden.

Die Digitisierung ermöglicht es, durch die Umwandlung analoger Informationen in digitale Daten einen geschäftlichen Mehrwert zu schaffen und die Effizienz zu steigern, indem sie die Grundlage dafür schafft, dass ein Unternehmen diese Daten nutzen kann.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie ein Unternehmen digitisieren kann:

• Sammeln, Scannen und Speichern digitaler Kopien von Papierunterlagen.
• Umstellung von Papierbelegen auf elektronische Belege.
• Umwandlung deiner Unterschrift in ein elektronisches Format, um Dokumente online zu unterschreiben.
• Scannen eines Papierdokuments in ein digitales Dokument, z. B. ein PDF-Dokument.
• Umstellung von analogen Medien wie VHS auf digitale Formate wie CD, DVD oder Blu-Ray Discs.

Historisch gesehen bezieht sich die Digitisierung nur auf die Umwandlung von analogen in digitale Informationen. Daher ist dies wahrscheinlich der am besten geeignete Anwendungsfall für den Begriff.

Wenn der Begriff jedoch mit Digitalisierung oder digitaler Transformation verwechselt wird, ist es wahrscheinlich am besten, sich auf die beabsichtigte Bedeutung, statt auf die Terminologie zu konzentrieren.

Die Vorteile der Digitisierung

Die Digitisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäfte führen, grundlegend verändert. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Verbesserung der betrieblichen Effizienz von Geschäftsprozessen.
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
• Sicherstellung der Verfügbarkeit kritischer und dauerhafter Aufzeichnungen für die Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung.
• Entdeckung neuer Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung durch plattformübergreifende Kommunikation und potenzielle Gewinnung neuer Geschäftspartner und Kunden.
• Ermöglichung der Neuzuweisung von Arbeitskräften für Kernprozesse.

Die Digitisierung hat es den Unternehmen ermöglicht, sich von manuellen und analogen Aufgaben und Tätigkeiten zu verabschieden und so den Zeit-, Kosten- und Lageraufwand für diese Tätigkeiten und ihre Ergebnisse erheblich zu reduzieren. Die meisten Unternehmen haben sich bereits für die Digitalisierung entschieden und sehen erhebliche Vorteile darin, ihre Informationen in ein digitales Format umzuwandeln.

Wichtige Faktoren der Digitisierung

In der heutigen schnelllebigen Zeit suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und Betriebskosten zu senken. Einer der wichtigsten Wege, dies zu erreichen, ist die Digitisierung. In den letzten zwei Jahrzehnten haben Unternehmen in verschiedenen Branchen die Digitisierung nicht nur für kundenorientierte Dokumente, sondern auch für interne Unterlagen eingeführt. Mit der heutigen Cloud-basierten Infrastruktur und den Fortschritten in der mobilen Kommunikation ist es keine Überraschung, dass die Digitisierung nicht nur eine Option, sondern eine zwingende Wahl ist.

Besonders auffällig ist dieser Trend im Finanzsektor, der seit langem für dokumentenintensive Prozesse und strenge Regeln für den Zugang zu und den Umgang mit Dokumenten bekannt ist. Das ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass praktisch alle Branchen von der Digitisierung ihrer papierbasierten Dokumente und wichtigen Unterlagen profitieren können. Ob in der Logistik, bei Versicherungen, im Gesundheitswesen oder sogar bei Behörden – sie alle würden von der Verwendung und Verarbeitung digitaler Unterlagen anstelle von Papierdokumenten profitieren.

Die Digitisierung hilft dabei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Geschäftskontinuität bei unerwarteten Ereignissen wie Gesundheitskrisen und Naturkatastrophen zu fördern.

Die Digitisierung von Antragsformularen

Die Digitisierung von Antragsformularen und Belegen kann die Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten erheblich beschleunigen, mangelhafte Anträge lösen und die Antragsteller über den Status ihres Antrags informieren.

Da die wichtigen Felder nach dem Scannen der Dokumente erfasst und indiziert werden, kann die Datenbank genau mit Daten gefüllt werden, die für die weitere Bearbeitung und andere damit verbundene Geschäftsprozesse nützlich sind. Eine effizientere Bearbeitung solcher Anträge führt zu höheren Erträgen für die Bank und einem besseren Erlebnis für ihre Kunden.

Die Umstellung auf digitale Datensätze

Unternehmen stellen auf digitale Datensätze um, um neue Geschäftsmöglichkeiten auf verschiedenen Plattformen zu nutzen, neue Kunden zu gewinnen und ihre Einnahmen zu steigern. Für diese Unternehmen ist es wichtig, daran zu denken, dass es bei der Digitisierung nicht nur darum geht, Papierdokumente in elektronische Datensätze umzuwandeln, sondern die Daten für die weitere Verarbeitung nutzbar zu machen.

Die Möglichkeit, Daten von Anfang an zu erfassen, macht es möglich, sie später zu überprüfen, selbst wenn das ursprüngliche Papierdokument beschädigt wird oder verloren geht. Mit den Fortschritten des Internets und cloudbasierter Technologien können die erfassten Informationen mit autorisierten Nutzern geteilt werden, ohne dass der Aspekt der Datensicherheit und Vertraulichkeit beeinträchtigt wird. Das wiederum würde die Bearbeitungszeit verkürzen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, was wiederum zu höheren Einnahmen für das Unternehmen führt.

Schließlich ermöglicht die Digitisierung den Unternehmen, die Daten, die sie bearbeiten, zu analysieren. Die Arbeitssummen werden automatisch gezählt und nützliche Berichte können sofort erstellt werden, sodass Unternehmen einen vollständigen Einblick in ihre Daten erhalten. Auf dieser Grundlage können wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen und entsprechende Änderungen an Prozessen oder der Belegschaft vorgenommen werden, um Engpässe zu beseitigen und den Betrieb weiter zu rationalisieren.

Warum Unternehmen digitisieren müssen

Während immer mehr Unternehmen die Digitisierung ihrer Kundenunterlagen und internen Dokumente einführen, testen viele von ihnen zunächst die prozessbasierte Digitisierung. Zum Beispiel können Banken die Digitisierung bei der Beantragung von Kreditkarten ausprobieren, während Versicherungsmakler mit der Digitisierung bei dem Versicherungsabschluss beginnen können. Der Punkt ist, dass die Digitisierung nicht sofort in vollem Umfang durchgeführt werden muss, um Ergebnisse zu sehen.

Andererseits entscheiden sich manche Organisationen dafür, die Digitisierung auf Abteilungsbasis durchzuführen. Ein Beispiel dafür wäre eine Verwaltungsbehörde, die ihre Mitarbeiterunterlagen digitalisiert hat. Die Menge an Papier, die für die Speicherung dieser Art von Unterlagen verwendet wird, kann erheblich reduziert werden, so dass die eingesparten Ressourcen für wichtigere Projekte oder Aufgaben eingesetzt werden können.

Um einen noch größeren Nutzen aus der Digitisierung zu ziehen, ist eine rationelle Verarbeitung von Anfang bis Ende der richtige Weg. Die Herausforderung besteht darin, dass die meisten Unternehmen nicht über das Know-how und die Technologie verfügen, um solche Prozesse effizient durchzuführen. Hier kann die Auslagerung solcher Dienstleistungen den Unterschied ausmachen. Ein erfahrener Dienstleister kann die Werkzeuge und Methoden für die Digitisierung bereitstellen, so dass sich die Unternehmen auf die Bereitstellung ihrer Kernprodukte und -dienstleistungen konzentrieren können.

Die weite Verbreitung von Cloud-basierten Speicherlösungen macht es für Unternehmen noch attraktiver, auf die Digitisierung umzusteigen. Früher war die Datenspeicherung sehr teuer, so dass nur wenige Unternehmen in der Lage waren, Geräte zur Speicherung ihrer Daten anzuschaffen. Die heutige Cloud-basierte Infrastruktur stellt jedoch eine kostengünstige Lösung für die Datenspeicherung dar, was die Rentabilität der Erfassung von Daten aus Papierdokumenten und die Speicherung dieser Daten für einen späteren Abruf noch verstärkt.

Und schließlich können Unternehmen durch die Anwendung von Workflow-Monitoring und Geschäftsprozessmanagement einen noch größeren Nutzen aus der Digitisierung ziehen. Da die Unternehmen in der Lage sind, die Dokumente auf ihrem Weg durch den Digitisierungsprozess zu überwachen, können sie bei Engpässen Korrekturmaßnahmen ergreifen und sogar ihr Personal umschulen, wenn dies notwendig erscheint.

Das sind nur einige der vielen Gründe, warum es unerlässlich ist, eingehende Dokumente von Anfang an zu digitalisieren. Die Verteilung des Arbeitsaufkommens kann durch ein verbessertes Produktionsmanagement und eine Echtzeit-Berichterstattung über den Workflow-Status optimiert werden, was zu weiteren Einsparungen im Vergleich zu den Aufgaben führt, die bisher manuell an einem papierintensiven Arbeitsplatz erledigt wurden.

Die Implementierung von Prozesse und Software

Unter Digitisierung versteht man die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Unterlagen, auf die über einen Index in einem Dokumentenmanagementsystem zugegriffen werden kann. Klingt einfach genug? In gewisser Weise ja. Aber damit die Digitisierung effektiv ist, braucht man die richtigen Werkzeuge und Prozesse sowie das Personal, das die Werkzeuge benutzt und die Prozesse umsetzt. Bei der Digitisierung werden in der Regel die folgenden Werkzeuge eingesetzt:

• Scangeräte – Das sind Eingabegeräte, die Papierdokumente in Bilder umwandeln. Die Bandbreite reicht von langsamen Scannern und Multifunktionsdruckern mit Scanfunktion bis hin zu Hochgeschwindigkeitsscannern für große Mengen.
• Scan- und Qualitätssicherungssoftware – Das sind Anwendungen, die den Output eines Scangeräts in ein handhabbares Informationsgut umwandeln. Dazu gehören Software zur Daten- und Bildqualitätssicherung und -korrektur, mit der du die Dokumente und Bilder zuschneiden, drehen, schrägstellen und entflechten kannst. Ebenfalls enthalten ist die Indexierungssoftware, die zur Eingabe der erforderlichen Indexfelder sowie zur Überprüfung der eingegebenen Daten und ggf. zur Vornahme von Korrekturen verwendet wird. Je nach Kundenwunsch werden auch Anwendungen zur optischen Zeichenerkennung (OCR) und Wasserzeichen verwendet.
• Dokumentenmanagementsystem – Das Dokumentenmanagementsystem ist im Grunde der Speicher für die bei der Digitisierung erzeugten Dokumente und Bilder. Es ermöglicht das einfache Auffinden von Dokumenten und Bildern durch die Eingabe von Indexfeldern.
• Software zur Überwachung des Arbeitsablaufs – Der Hauptzweck dieser Anwendung besteht darin, die Dokumente zu überwachen, während sie von einem Schritt zum nächsten Übergehen, oft unterstützt durch Zeitstempel, Geotags und die Benutzer-ID des Personals, das das jeweilige Dokument bearbeitet hat.

Auch wenn jeder Anbieter seine eigenen Prozesse hat, gibt es bei der Digitisierung einen ziemlich standardisierten Ablauf, der verschiedene Tools umfasst. Die wichtigsten Phasen lassen sich wie folgt auflisten:

• Vorbereitung der Dokumente – Dies ist die Phase, in der die Dokumente auf den für das Scannen erforderlichen Zustand vorbereitet werden. Typische Schritte sind das Entfalten der Seiten, das Entfernen von Heft- und Büroklammern, das Sortieren der Dokumente nach Größe, das Einfügen von Seitentrenner und Blättern mit Strichcode.
• Scannen – Dieser Schritt ist die eigentliche Umwandlung der Papierdokumente in ein elektronisches Format. Wie bereits erwähnt, können dafür Scanner mit geringer Geschwindigkeit und Multifunktionsgeräte verwendet werden. Bei großen Mengen können auch mehrere Hochgeschwindigkeitsscanner eingesetzt werden, um den Prozess zu beschleunigen. Diese Phase umfasst auch die Dokument- und Bildqualitätssicherung und -korrektur, wie z. B. die Dokument- und Bilddrehung, Schräglagenkorrektur und Entschärfung. Diese Funktionen sind manchmal in die Scansoftware integriert oder können mit einer separaten Software angewendet werden.
• Indexierung – Dies ist die Phase der Kodierung oder Erfassung der Daten oder Metadaten aus den gescannten Bildern. Die meisten Erfassungstools unterstützen automatische Erkennungs- und Indizierungsverfahren wie Barcode-Erkennung und OCR. Außerdem bieten die meisten Erfassungssoftwareprodukte die Möglichkeit, ein Dokument oder ein Bild manuell zu indizieren. In dieser Phase wird auch eine Qualitätssicherung für die indizierten Felder durchgeführt, um die Genauigkeit und Korrektheit der Daten sicherzustellen.
• Datenumwandlung und Laden in ein Dokumentenmanagementsystems (DMS) – Der wahre Wert der Bild- und Datenerfassung von Dokumenten kann nur dann realisiert werden, wenn es eine Möglichkeit gibt, sie bei Bedarf effizient zu suchen und abzurufen. Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist genau das Richtige. Bevor die digitalisierte Ausgabe in ein DMS geladen werden kann, müssen die Daten in das Format konvertiert werden, das für das eingesetzte DMS erforderlich ist.

Je nach Anforderungen des Unternehmens kann das DMS als lokaler Speicher oder als Cloud-basiertes System konfiguriert werden. Mit einem cloudbasierten DMS können die Unternehmen von praktisch jedem Ort mit Internetzugang auf ihre digitalisierten Unterlagen zugreifen. Ein weiterer Vorteil ist die Kostenvariabilität und die Skalierbarkeit des Speichers für zukünftige Erweiterungen. Oder es kann ein hybrides Modell sein – die aktuellen und tagesaktuellen Dokumente werden in der Cloud gespeichert, damit sie schnell abgerufen werden können, während alte und archivierte Dokumente lokal gespeichert werden.

Natürlich sollten auch die Kosten für die Durchführung jeder Aktivität berücksichtigt werden. Die Aufbereitung der Dokumente ist in der Regel die arbeitsintensivste Aufgabe, gefolgt vom erneuten Scannen bei schlechter Qualität und der Behandlung von Ausnahmen. Das Scannen ist in der Regel der kostengünstigste Prozess.

Die Kosten für die Indexierung hängen von der Anzahl der Indexfelder und der vom Kunden geforderten Genauigkeit ab. Je nach Umfang der zu digitalisierenden Dokumente können der Personalbestand und die eingesetzte Hardware angepasst werden, um den erforderlichen Durchsatz zu erreichen, insbesondere bei zeitkritischen Dokumenten wie neue Abrechnungen und Anträge.

Die Auswahl des geeigneten Digitisierungsmodells

Während die Hauptprozesse bei verschiedenen Projekten der Dokumenten-Digitisierung gleichbleiben, ist es möglich, je nach spezifischen Projektanforderungen unterschiedliche Modelle zu verwenden, um den Einsatz der Ressourcen zu optimieren. So kann zum Beispiel der Personaleinsatz so angepasst werden, dass die Digitisierungsaufgaben in der vorgegebenen Zeit effizient erledigt werden können. Auch bei den Hardwarekomponenten lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen, wenn das für ein bestimmtes Digitisierungsprojekt am besten geeignete Modell eingesetzt wird.

1. Aufbereitung, Scannen und Indexierung vor Ort

Bei diesem Modell werden alle Prozesse (vom Eingang der Dokumente bis zur Übermittlung der Ergebnisse) am Projektstandort durchgeführt. Das Personal wird am Projektstandort eingesetzt, um die Dokumente zu bearbeiten, zu scannen und zu indexieren und den täglichen Output für den Kunden abzunehmen. Die Qualifikationen des Personals sind entscheidend für das Erreichen der Tagesziele.

Da es sich um einen sequenziellen Prozess handelt, kann schon eine kleine Verzögerung beim Zusammentragen das Tagesergebnis beeinträchtigen. Die Geschwindigkeit des Aufbereitungsverfahrens hängt von der Größe, dem Zustand und dem Alter der Dokumente ab. Die Indexierung ist der kritische Pfad des Prozesses. Die Fähigkeiten zur Kodierung können nur mit der Zeit entwickelt werden, wenn man sich mit den zu indizierenden Dokumenten vertraut macht. Es kann problematisch sein, die richtigen Mitarbeiter für entlegene Standorte zu rekrutieren.

Der Hauptvorteil dieses Modells ist, dass täglich mit vollständig digitalisierten Ergebnissen gerechnet werden kann. Engpässe im Prozess können leicht erkannt und behoben werden, da alle Schritte an einem einzigen Arbeitsplatz durchgeführt werden.

2. Aufbereitung und Scannen vor Ort, Indexierung am Produktionsstandort

In diesem Modell werden nur die Aufbereitung und das Scannen am Projektstandort durchgeführt. Die Indexierung wird an einem bestimmten Betriebsstandort durchgeführt. Nur die Mitarbeiter für die Aufbereitung und das Scannen werden zum Projektstandort entsandt. Die Mitarbeiter führen während ihrer Schicht die Pflege und das Umbinden durch, während die anderen Mitarbeiter das Scannen der Dokumente und die Qualitätssicherung der gescannten Bilder übernehmen.

Der Grundgedanke hinter diesem Modell ist, dass die ausgewiesene Produktionsstätte mit erfahrenen Mitarbeitern effizienter im Indizierungsprozess ist und die Arbeit schneller und genauer zu geringeren Kosten erledigen kann. Die Indexierung erfolgt in der Regel an zwei verschiedenen Standorten, wobei sich einer der Standorte nur auf die freigegebenen Felder konzentriert. Die Übertragung der gescannten Bilder erfolgt über gesicherte VPN-Verbindungen zwischen dem Projektstandort und den Produktionsstandorten. Dieses Modell ist am besten geeignet, wenn die Indexfelder zahlreich und komplex zu kodieren sind.

Die Indizierungsgeschwindigkeit kann maximiert werden, da die Indizierungsarbeiten von erfahrenen Mitarbeitern am jeweiligen Betriebsstandort durchgeführt werden. Dieses Modell eignet sich auch am besten für Dokumente, die täglich zum Scannen übergeben werden, wenn sie von externen oder internen Parteien kommen.

Die Aufbereitung und das Scannen können während der regulären Arbeitszeit erfolgen, während die Indizierung während der Nachtschicht in der Betriebsstätte durchgeführt werden kann, um sicherzustellen, dass das Ergebnis am nächsten Arbeitstag für den Kunden bereitsteht.

3. Vor-Ort-Pflege, Scannen und Indexieren, variabler Personaleinsatz

Dieses Modell ist eine Kombination aus den ersten beiden Modellen. Die Aufbereitung und das Scannen werden nacheinander durchgeführt. Die Indizierung erfolgt jedoch erst am Projektstandort, nachdem das Scannen der Dokumente abgeschlossen ist. Die am Projektstandort installierte Hardware wird vom Scannen zum Indizieren umkonfiguriert, um den Durchsatz zu optimieren.

Die Zusammensetzung des Teams hängt von der Anzahl der zu scannenden Seiten und der Geschwindigkeit des Aufbereitens ab. Dieses Modell eignet sich am besten, wenn die Indexierungsgeschwindigkeit maximiert werden muss und das Projekt erfordert, dass die gesamte Arbeit am Projektstandort erledigt wird.

Warum KMU jetzt mit der Digitisierung starten sollten

Die Umstellung auf Digitisierung und papierlose Verarbeitung rückt in stark papierabhängigen Arbeitsumgebungen ins Rampenlicht. Die potenziellen Kosteneinsparungen durch die Rationalisierung dokumentenintensiver Prozesse zwingen Unternehmen dazu, ihre Einstellung zur Digitisierung zu überdenken.

Im Zuge dieses Wandels suchen immer mehr Unternehmen nach neuen Möglichkeiten, die Vorteile von Workflow-Monitoring und Business-Prozessmanagement (BPM) für ihren Arbeitsplatz zu nutzen. Die Kostenreduzierung ist nicht nur eine wichtige Triebfeder für Digitisierungsprojekte, sondern auch eine Voraussetzung für die moderne Art, Geschäfte zu machen, einschließlich des Vorteils, über verschiedene Plattformen kommunizieren zu können und so neue Geschäftsmöglichkeiten und potenzielle Kunden zu entdecken.

Die Digitisierung wichtiger Aufzeichnungen und geschäftskritischer Dokumente verbessert auch die Möglichkeiten zur Einhaltung von Vorschriften, indem sie die Bereitstellung von Informationen an die betroffenen Unternehmen oder Behörden erleichtert. Darüber hinaus stärkt die Digitisierung auch die Geschäftskontinuität und die Disaster-Recovery-Fähigkeiten eines Unternehmens.

Die Vorteile der Digitisierung überwiegen bei weitem die Risiken, die mit der Einführung eines neuen Geschäftsansatzes verbunden sind. Daher wirkt sich die Digitisierung auch auf die Kostenstrukturen aus, da immer mehr Unternehmen den digitalen Wandel vollziehen, um der Konkurrenz voraus zu sein. Je mehr Branchen die Digitisierung für sich nutzen, desto mehr Geschäftsmöglichkeiten werden erschlossen. Die Digitisierung ist nicht nur eine Option. Sie ist die eindeutige Wahl für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen.