Archivierungssoftware ist ein wesentliches Werkzeug in der modernen Unternehmenswelt, das die langfristige Speicherung, Verwaltung und Zugänglichkeit digitaler Daten und Dokumente ermöglicht. Sie unterstützt Organisationen dabei, große Informationsmengen systematisch zu archivieren, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, die Integrität der Daten sicherzustellen und den Zugriff auf historische Informationen zu erleichtern.

Mit Funktionen wie automatischer Indexierung, leistungsfähigen Suchmöglichkeiten und strikten Zugriffsrechten bietet Archivierungssoftware eine effektive Lösung für das wachsende Bedürfnis nach effizientem und sicherem Datenmanagement.

Was ist eine Archivierungssoftware?

Eine Archivierungssoftware ist eine spezialisierte Anwendung, die entwickelt wurde, um digitale Daten und Dokumente langfristig zu speichern, zu verwalten und zugänglich zu machen. Sie ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, große Mengen an Informationen systematisch zu archivieren, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, die Datenintegrität zu gewährleisten und den Zugriff auf historische Daten zu erleichtern.

Funktionen einer Archivierungssoftware:

• Datenarchivierung: Langfristige Speicherung von Dateien, E-Mails, Datenbanken und anderen digitalen Inhalten in einem zentralen Archiv.
• Indexierung und Katalogisierung: Automatische Zuordnung von Metadaten zu archivierten Inhalten, um ein schnelles Auffinden zu ermöglichen.
• Suchfunktionen: Bereitstellung leistungsfähiger Suchwerkzeuge, um spezifische Dokumente oder Informationen innerhalb des Archivs zu finden.
• Zugriffssteuerung: Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen, um den Zugriff auf sensible oder vertrauliche Daten zu kontrollieren.
• Revisionssicherheit: Sicherstellung, dass archivierte Daten unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Automatisierung von Aufbewahrungsfristen: Festlegung und Verwaltung von Lebenszyklen für Dokumente, einschließlich automatischer Löschung nach Ablauf gesetzlicher oder interner Aufbewahrungsfristen.

Anwendungsbereiche:

• Rechtliche Compliance: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, E-Mails und anderen relevanten Dokumenten.
• Effizienzsteigerung: Entlastung aktiver Systeme durch Auslagerung seltener genutzter Daten, was die Performance erhöht und Speicherplatz spart.
• Wissensmanagement: Bewahrung von Unternehmenswissen durch langfristige Speicherung und einfache Zugänglichkeit wichtiger Informationen.
• Datensicherung: Schutz vor Datenverlust durch zusätzliche Speicherung von Informationen in einem sicheren Archivsystem.

Beispiele für Archivierungssoftware:

• Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Lösungen wie DocuWare oder ELO Digital Office, die elektronische Dokumente verwalten und archivieren.
• E-Mail-Archivierungssysteme: Anwendungen wie MailStore oder Barracuda Message Archiver, die E-Mail-Kommunikation automatisch archivieren und durchsuchbar machen.
• Enterprise Content Management (ECM): Umfassende Systeme wie OpenText oder IBM FileNet, die verschiedene Arten von Unternehmensinhalten archivieren und verwalten.

Vorteile der Nutzung einer Archivierungssoftware:

• Rechtssicherheit: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Vermeidung von Strafen oder rechtlichen Konsequenzen.
• Kostenersparnis: Reduzierung von Speicher- und Verwaltungskosten durch effiziente Datenhaltung und weniger Bedarf an physischen Speicherlösungen.
• Verbesserte Produktivität: Schneller Zugriff auf benötigte Informationen steigert die Effizienz und Entscheidungsfähigkeit der Mitarbeiter.
• Datensicherheit: Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust oder Manipulation durch robuste Sicherheitsmaßnahmen.

Archivierungssoftware für E-Mails

Archivierungssoftware spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Sicherung von E-Mails. Hier sind einige der besten Lösungen für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Backup.

E-Mail-Backup-Lösungen

E-Mail-Backup-Lösungen sind essenziell für den Schutz und die Wiederherstellung von E-Mails. Eine der führenden Lösungen in diesem Bereich ist Dropsuite Email Backup. Diese Software bietet umfassende Funktionen zur Sicherung und Wiederherstellung von E-Mails und ist insbesondere für Unternehmen geeignet, die ihre Daten sicher und zugänglich halten müssen.

Automatisches Archivieren von E-Mails

Die automatische Archivierung von E-Mails ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alle Nachrichten sicher und konform mit gesetzlichen Anforderungen gespeichert werden. ecoMAILZ ist eine ausgezeichnete Software für die automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen. Sie ist sowohl für Unternehmen als auch für Privatnutzer geeignet und erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

ecoMAILZ ermöglicht die automatische Archivierung von eingehenden und ausgehenden Nachrichten ab einem wählbaren Zeitpunkt. Benutzer können von überall und von jeder Plattform über einen webbasierten Client auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Diese Lösungen bieten eine zuverlässige Methode, um E-Mails sicher zu archivieren und jederzeit darauf zugreifen zu können, was besonders in einer professionellen Umgebung von großer Bedeutung ist.

Vulnerability Management Lösungen

In der heutigen digitalen Landschaft ist es unerlässlich, Schwachstellen in der IT-Infrastruktur proaktiv zu identifizieren und zu priorisieren. Effektives Vulnerability Management ist entscheidend für den Schutz von Daten und die Aufrechterhaltung der Systemsicherheit.

Proaktive Identifizierung von Schwachstellen

Die proaktive Identifizierung von Schwachstellen ist der erste Schritt im Vulnerability Management Prozess. Durch den Einsatz spezialisierter Tools können Unternehmen potenzielle Sicherheitslücken frühzeitig erkennen und beheben.

Eine umfassende Lösung wie DataguardNXT in Partnerschaft mit SecPod bietet Unternehmen die Möglichkeit, Schwachstellen in ihrer IT-Infrastruktur systematisch zu erkennen und zu bewerten.

Die kontinuierliche Überwachung und Analyse von IT-Systemen ermöglicht es, Sicherheitslücken zu erkennen, bevor sie ausgenutzt werden können. Dies reduziert das Risiko von Datenverlusten und Cyberangriffen erheblich.

Priorisierung von IT-Infrastrukturschwachstellen

Nach der Identifizierung von Schwachstellen ist die Priorisierung der nächste entscheidende Schritt. Nicht alle Schwachstellen haben das gleiche Risiko- oder Schadenspotenzial, daher ist es wichtig, diejenigen zu priorisieren, die das größte Risiko für das Unternehmen darstellen.

Die Priorisierung von Schwachstellen basiert auf mehreren Faktoren:

• Schweregrad der Schwachstelle: Wie kritisch ist die Schwachstelle?
• Ausnutzbarkeit: Wie einfach kann die Schwachstelle ausgenutzt werden?
• Auswirkungen auf das Unternehmen: Welche potenziellen Schäden könnten durch die Ausnutzung entstehen?

Durch die Verwendung von Bewertungssystemen und Algorithmen können Unternehmen die wichtigsten Schwachstellen identifizieren und priorisieren, um gezielte Maßnahmen zu ergreifen.

Eine effektive Priorisierung hilft dabei, Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass die kritischsten Schwachstellen zuerst behoben werden. Dies trägt dazu bei, das Sicherheitsniveau der gesamten IT-Infrastruktur zu erhöhen und das Risiko von Cyberangriffen zu minimieren.

Durch die Kombination von proaktiver Identifizierung und gezielter Priorisierung können Unternehmen eine robuste Sicherheitsstrategie entwickeln, die ihre IT-Infrastruktur schützt und die Integrität ihrer Daten gewährleistet.

Data Loss Prevention (DLP)

Schutz vor Datenlecks und IP-Diebstahl

Data Loss Prevention (DLP)-Lösungen sind essenziell, um Unternehmen vor Datenlecks und dem Diebstahl geistigen Eigentums (IP) zu schützen. Eine fortschrittliche DLP-Software wie InDefend von Data Resolve Technologies bietet umfassenden Schutz und Sicherheit.

Diese Lösungen überwachen und kontrollieren Datenflüsse innerhalb und außerhalb des Unternehmensnetzwerks und verhindern so unbefugten Zugriff und Datenverluste.

Mit diesen Funktionen können Unternehmen sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und nur autorisierte Personen Zugriff auf wichtige Daten haben.

Prävention von Mitarbeiterfehlverhalten

Ein weiterer wichtiger Aspekt von DLP-Lösungen ist die Prävention von Mitarbeiterfehlverhalten. DLP-Software wie InDefend hilft dabei, potenziell schädliches Verhalten von Mitarbeitern zu erkennen und zu verhindern. Dies umfasst die Überwachung von Datenzugriffen, das Erkennen ungewöhnlicher Aktivitäten und das Blockieren unerlaubter Datenübertragungen.

Durch diese Maßnahmen können Unternehmen das Risiko von Datenmissbrauch und -verlusten durch interne Bedrohungen minimieren und so ihre Datensicherheit erheblich verbessern.

DLP-Lösungen sind ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, um ihre sensiblen Informationen zu schützen und die Integrität ihrer Daten zu gewährleisten. Mit fortschrittlichen Funktionen zur Überwachung, Kontrolle und Prävention bieten sie umfassenden Schutz vor Datenlecks, IP-Diebstahl und Mitarbeiterfehlverhalten.

Backup und Notfallwiederherstellung

Effektive Backup- und Notfallwiederherstellungslösungen sind entscheidend für die Sicherung und Wiederherstellung von Daten im Falle eines Datenverlusts oder einer Katastrophe. In diesem Abschnitt beleuchten wir einige der besten Angebote für Sicherungssoftware sowie wichtige Partnerschaften für Datensicherungslösungen.

Sicherungssoftwareangebote

Die Wahl der richtigen Sicherungssoftware ist entscheidend für den Schutz Ihrer Daten. Es gibt verschiedene Anbieter, die spezialisierte Lösungen anbieten, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Acronis Cyber Protect bietet eine komplette Lösung für Backup und Notfallwiederherstellung an. Diese Software kombiniert Datensicherung mit erweiterten Cybersicherheitsfunktionen, um einen umfassenden Schutz zu gewährleisten.

Dropsuite Email Backup ist spezialisiert auf die Archivierung und Sicherung von E-Mails. Diese Lösung ermöglicht eine zuverlässige Sicherung und Wiederherstellung von E-Mail-Daten, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) von Vorteil ist.

ecoMAILZ ist eine Software, die speziell für die automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen entwickelt wurde. Sie ist sowohl für Unternehmen als auch für private Nutzer geeignet und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der DSGVO.

ecoDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das eine effiziente Archivierung, Organisation und Wiederauffindung von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Lieferscheinen ermöglicht. Diese Software unterstützt die nahtlose Digitalisierung und strukturierte Verwaltung von Dokumenten.

Partnerschaften für Datensicherungslösungen

Partnerschaften spielen eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung umfassender Datensicherungslösungen. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Partnerschaft ist die Zusammenarbeit zwischen DataguardNXT und Acronis Cyber Protect.

Die Partnerschaft zwischen DataguardNXT und Acronis Cyber Protect ermöglicht es, umfassende Lösungen für Backup und Notfallwiederherstellung anzubieten, die sowohl Datensicherung als auch erweiterten Cyberschutz umfassen. Dies sorgt für einen umfassenden Schutz Ihrer Daten vor Verlust und Cyberangriffen.

Die Kombination von ecoMAILZ und ecoDMS ermöglicht eine nahtlose Archivierung und Verwaltung von E-Mails und Dokumenten. Diese Lösungen sind besonders nützlich für Unternehmen, die sowohl ihre E-Mail-Kommunikation als auch wichtige Dokumente effizient und gesetzeskonform archivieren möchten.

Durch die Auswahl der richtigen Sicherungssoftware und die Nutzung strategischer Partnerschaften können Unternehmen ihre Daten effektiv schützen und im Falle eines Datenverlusts schnell wiederherstellen.

Managed IT-Services

Managed IT-Services bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, insbesondere wenn es um die Verwaltung und Sicherheit ihrer Daten geht. In diesem Abschnitt werden skalierbare Sicherheitslösungen und die Entlastung interner IT-Teams durch Managed Services näher beleuchtet.

Skalierbare Sicherheitslösungen

Skalierbare Sicherheitslösungen sind essentiell für Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur flexibel anpassen möchten. Anbieter wie DataguardNXT ermöglichen es Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen, skalierbare Lösungen zu nutzen und die Datensicherheit zu priorisieren. Diese Lösungen passen sich den sich ständig ändernden Bedürfnissen an und bieten umfassende Cybersecurity-Maßnahmen.

Entlastung interner IT-Teams

Managed IT-Services entlasten interne IT-Teams, indem sie Routineaufgaben und komplexe IT-Prozesse übernehmen. Dies ermöglicht den internen Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und die Effizienz zu steigern. Anbieter wie DataguardNXT bieten Dienstleistungen an, die speziell darauf ausgerichtet sind, die internen Ressourcen zu entlasten und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Durch die Nutzung von Managed IT-Services können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur optimal verwaltet wird, ohne die internen Ressourcen zu überlasten. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der vorhandenen Ressourcen und einer stärkeren Fokussierung auf die Kernkompetenzen des Unternehmens.

Herausforderungen bei Archivierungstools

Komplexe regulatorische Landschaft

Die regulatorische Landschaft wird zunehmend komplexer, insbesondere für Unternehmen, die Office 365 oder ähnliche cloudbasierte Lösungen nutzen. Diese Firmen stehen vor neuen Herausforderungen, da die nativen Compliance-Tools von Office 365 oft unzureichend, ineffizient oder unvollständig sind. Dies gefährdet die digitale Transformation und kann die Marke sowie das Endergebnis negativ beeinflussen.

Viele Organisationen kämpfen mit veralteten Fähigkeiten, obsoleszenten Technologien und einem immer größeren manuellen Arbeitsaufwand. Diese Herausforderungen werden durch das exponentielle Datenwachstum und personelle Kürzungen weiter verschärft.

Diese Faktoren machen Unternehmen anfällig für Bußgelder und die Prüfung durch Regulierungsbehörden, was sowohl den Ruf als auch die finanzielle Stabilität des Unternehmens beeinträchtigen kann.

Manueller Arbeitsaufwand und Kostenbeschränkungen

Ein weiteres großes Problem bei Archivierungstools ist der erhebliche manuelle Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um die Datenverwaltung aufrechtzuerhalten. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Branchen, in denen die Anforderungen an die Datenarchivierung sehr hoch sind.

Kostenbeschränkungen verschärfen diese Probleme weiter. Viele Organisationen sind nicht in der Lage, in moderne, effiziente Archivierungssoftware zu investieren, was zu einer Abhängigkeit von veralteter Technologie führt. Dies resultiert in höheren Betriebskosten und einer erhöhten Anfälligkeit für Datenverlust und Sicherheitsverletzungen.

Insgesamt stehen Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen, wenn es um die effektive Nutzung von Archivierungstools geht. Die Kombination aus regulatorischer Komplexität, manuellem Arbeitsaufwand und finanziellen Einschränkungen stellt eine erhebliche Belastung dar, die innovative und skalierbare Lösungen erfordert.

Software as a Service (SaaS) Trend

In der heutigen digitalen Landschaft setzen immer mehr Unternehmen auf Software as a Service (SaaS) Lösungen, insbesondere für die Archivierung von Daten. Dieser Trend bietet zahlreiche Vorteile, die im Folgenden erläutert werden.

Flexibilität und Preisstrukturen

Eine der Hauptgründe, warum viele Organisationen auf SaaS-Lösungen umsteigen, ist die Flexibilität und die vorteilhaften Preisstrukturen. SaaS-Modelle ermöglichen es Unternehmen, nur für die Dienstleistungen zu zahlen, die sie tatsächlich nutzen. Dies macht es besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um umfangreiche IT-Infrastrukturen aufzubauen und zu verwalten.

Cloud-basierte Archivierungslösungen

Cloud-basierte Archivierungslösungen bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Kosten. Zum Beispiel hat Gartner beobachtet, dass eine Mehrheit der Organisationen SaaS für neue oder aktualisierte Messaging-Datenarchivierungsimplementierungen bevorzugt. Ein prominentes Beispiel ist Proofpoint’s Enterprise Archive SaaS-Lösung, die effektiv E-Mails, Unternehmenszusammenarbeitsdaten und Social-Media-Daten erfasst.

Diese Lösungen sind nicht nur kosteneffizient, sondern auch äußerst zuverlässig und skalierbar, was sie zu einer idealen Wahl für Unternehmen jeder Größe macht. Laut dem Gartner Magic Quadrant für Enterprise Information Archiving, der am 30. Oktober 2017 veröffentlicht wurde, hat Proofpoint sechs Jahre in Folge eine führende Position im Markt behauptet.

Durch die Nutzung von SaaS-Archivierungslösungen können Unternehmen ihre Daten effizient und sicher verwalten, ohne in teure Hardware oder umfangreiche IT-Ressourcen investieren zu müssen. Dies ermöglicht es ihnen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihre Daten sicher und zugänglich bleiben.

Kundenzufriedenheit und Innovation

Die Zufriedenheit der Kunden und die kontinuierliche Innovation sind entscheidende Faktoren für den Erfolg von Archivierungssoftware-Anbietern. Durch gezielte Investitionen in Forschung und Entwicklung sowie durch hohe Erneuerungs- und Zufriedenheitsraten können Unternehmen ihre Marktposition stärken und langfristig Kunden binden.

Investitionen in Forschung und Entwicklung

Ein herausragendes Beispiel für kontinuierliche Innovation ist Proofpoint. Das Unternehmen reinvestiert 20% seines Jahresumsatzes in Forschung und Entwicklung. Diese strategische Investition führt zu fortlaufenden Verbesserungen und Neuerungen in ihren SaaS-Archivierungslösungen.

Durch diese Investitionen kann Proofpoint sicherstellen, dass ihre Produkte stets den neuesten technologischen Standards entsprechen und den sich wandelnden Anforderungen der Kunden gerecht werden. Dies trägt maßgeblich zur Kundenzufriedenheit und zur Erhöhung der Erneuerungsraten bei.

Hohe Renewal- und Zufriedenheitsraten

Die hohe Kundenzufriedenheit und die Erneuerungsraten sind weitere Indikatoren für den Erfolg von Archivierungssoftware-Anbietern. Proofpoint erzielt beeindruckende Ergebnisse in diesen Bereichen:

Mit über 90% Erneuerungsrate und einer Kundenzufriedenheit von über 95% sowohl für das Produkt als auch für den Support, setzt Proofpoint Maßstäbe in der Branche. Diese hohen Raten zeigen, dass die Kunden nicht nur mit den angebotenen Lösungen zufrieden sind, sondern auch bereit sind, langfristig in die Produkte zu investieren.

Die Daten aus dem Gartner Magic Quadrant für Enterprise Information Archiving vom 30. Oktober 2017 unterstreichen die Bedeutung solcher Metriken, auch wenn Gartner keine spezifischen Anbieter, Produkte oder Dienstleistungen empfiehlt. Es wird jedoch deutlich, dass Unternehmen, die kontinuierlich in Forschung und Entwicklung investieren und hohe Kundenzufriedenheitsraten aufweisen, eine führende Rolle im Markt einnehmen.

Fazit

Die Implementierung einer Archivierungssoftware ist für Unternehmen unerlässlich, um den Herausforderungen der Datenverwaltung im digitalen Zeitalter gerecht zu werden. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und erhöht die Rechtssicherheit, sondern trägt auch zur Kosteneffizienz und Produktivitätssteigerung bei.

Durch den Schutz sensibler Informationen und die Verbesserung der Zugänglichkeit von Daten wird die betriebliche Effizienz gesteigert. In Anbetracht der stetig wachsenden Datenmengen ist eine robuste Archivierungslösung ein entscheidender Faktor für nachhaltigen Geschäftserfolg und Informationssicherheit.