In 6 Schritten zur Prozessoptimierung durch Digitalisierung


Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Unternehmen, die ihre Prozesse und Abläufe ohne Nutzen für das Business digitalisiert haben, können mit ihrer digitalen Transformation nicht zufrieden sein, denn sie hat nichts als zusätzliche Kosten und Ärger gebracht.

Die Prozessoptimierung durch Digitalisierung der Abläufe ist der Grundstein für neue Geschäftsmodelle und die digitale Transformation. Es ist jedoch entscheidend, dass die Unternehmen ihre Geschäftsprozesse zunächst an die neue digitale Realität anpassen.

Sobald sie optimiert sind, können die Prozesse digitalisiert und richtig verwaltet werden. Indem wir Prozesse auf eine digitale Basis stellen und ein Prozessmanagement einführen, können wir Prozesse transparenter, sichtbarer und effizienter machen, Geschäftsrisiken verringern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung als Mehrwert für den Geschäftsbetrieb

Das hört sich großartig an, aber wir können es nur dann wirklich umsetzen, wenn wir bereit sind, uns zu ändern. Sehr oft ist das Problem trivial: alte Gewohnheiten. Warum sollten wir etwas ändern, das funktioniert, bereits mit den Richtlinien übereinstimmt und unseren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit effizient zu erledigen?

Wenn wir anfangen, so zu denken, haben wir wenig Motivation, in Verbesserungen zu investieren. Aber Maßnahmen, die in der papierbasierten Umgebung sinnvoll oder machbar waren, können in der digitalen Umgebung anders durchgeführt werden, was sie benutzerfreundlicher und effizienter macht, auch im Hinblick auf die Unternehmensleistung.

Diese Optimierung lässt sich am Beispiel des Vertragsmanagements veranschaulichen. Viele Unternehmen nutzen immer noch die E-Mail-Kommunikation, um Vertragsinhalte mit ihren internen Interessengruppen und Geschäftspartnern abzustimmen, und die beteiligten Parteien sind oft verwirrt darüber, welche Version die neueste ist.

Ohne die Option zur Änderungsverfolgung ist die Urheberschaft unklar, die endgültige Version muss ausgedruckt, unterschrieben und an die anderen Parteien verschickt werden und der Vertrag muss den Parteien für die Dauer seiner Laufzeit zugänglich gemacht werden, z. B. während der Rechnungsprüfung. Schließlich ist da noch die Frage der Archivierung.

Unternehmen beklagen sich oft über die eingeschränkte Nachvollziehbarkeit und das Risiko der Offenlegung vertraulicher Informationen.

Die Prozessoptimierung durch Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, wie z. B. eine vollständige und nachvollziehbare Vertragshistorie, die Einbeziehung der Beteiligten bei der endgültigen Festlegung des Inhalts in der sicheren Umgebung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Die Verwaltung von Vertragsversionen, die elektronische Unterzeichnung und sichere Weitergabe an andere Partner, die Verknüpfung mit anderen Prozessen und Dokumenten sowie die sichere und gesetzeskonforme elektronische Archivierung nach Ablauf der Vertragslaufzeit.

Digitale Reife für effektivere Verbesserungen

Bevor du dich für die Digitalisierung eines Prozesses entscheidest und den Anbieter auswählst, der dir dabei helfen kann, ist es ratsam, ein Brainstorming aller Bedürfnisse und Erwartungen durchzuführen, sie gemeinsam mit den wichtigsten Interessengruppen zu analysieren und einen vorläufigen Entwurf für Prozessverbesserungen zu erstellen.

Diese Verbesserungen sollten in den Prozess implementiert werden, bevor wir mit der Prozessoptimierung durch Digitalisierung beginnen. Andernfalls riskieren wir, einen Großteil der Arbeit zu verdoppeln und möglicherweise sogar die Durchführbarkeit der Digitalisierung innerhalb des vorgegebenen Rahmens zu gefährden. Wann immer möglich, sollte der ausgewählte Anbieter bereits in dieser Phase einbezogen werden.

Die Digitalisierung im Unternehmen legt großen Wert auf die Konnektivität mit anderen IT-Systemen und -Diensten, wodurch die Automatisierung von Prozessen erleichtert und die Anzahl der Fehler bei der Prozessausführung reduziert wird.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung in Organisationen und Unternehmen

Jede Organisation arbeitet mit verschiedenen Prozessen, die eng miteinander verbunden sind. Wenn ein Prozess nicht wie geplant abläuft, hat das Auswirkungen auf die gesamte Organisation.

Unternehmen haben daher die wichtige Aufgabe, die Kontrolle über die internen Prozesse zu behalten und sicherzustellen, dass sie optimiert werden. Die Prozessoptimierung durch Digitalisierung und Automatisierung kann helfen, die Prozesse in deinem Unternehmen zu verbessern und besser zu überwachen.

Der Übergang zum datengesteuerten Arbeiten stellt enorme Anforderungen an eine Organisation, sowohl an das Management als auch an die Experten und Führungskräfte. Die Anwendung von Data Science und maschinellem Lernen klingt oft nach einer großen Herausforderung.

Ein erster Schritt in diesem Prozess ist die Entwicklung klarer und attraktiver Dashboards mit einer ansprechenden Software. Mit den heute verfügbaren Tools wirst du nicht lange brauchen, um dich und dein Unternehmen von der Macht der eigenen Daten zu überzeugen.

Der Wert der Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Bei der Prozessoptimierung durch Digitalisierung geht es um die Anpassung von Geschäftsprozessen, um niedrigere Kosten und eine höhere Effizienz zu erreichen. Das kann zu einem finanziellen Vorteil und damit zu einem Wettbewerbsvorteil führen. 

Dank Software und Tools wie Software as a Service (SaaS) ist es jetzt viel schneller und einfacher, große Datenmengen in dynamischen Dashboards und Berichten zu visualisieren. Durch die Visualisierung erhält man Einblicke in die Prozesse und die Leistung eines Unternehmens, mit denen sich Muster erkennen und Ergebnisse vorhersagen lassen.

Außerdem können Organisationen so schneller erkennen, wo die Engpässe sind oder wo die Leistung gut läuft. Das gibt dir die Sicherheit, dass du rechtzeitig reagieren, die notwendigen Änderungen vornehmen und die Rentabilität verbessern kannst.

Außerdem kannst du deine Mitarbeiter mehr mit wertschöpfenden Aufgaben betrauen, wenn administrative, sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass sie länger motiviert bleiben, ihren Beitrag zum Unternehmen zu leisten.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung: Ein Fahrplan in 6 Schritten

Die Darstellung von Prozessen in übersichtlichen Dashboards und Berichten klingt wunderbar, aber welche Schritte muss dein Unternehmen bei der Prozessoptimierung durch Digitalisierung unternehmen, damit das funktioniert?

In 6 Schritten zur Prozessoptimierung durch Digitalisierung

1. Identifikation der Prozesse

Als Erstes solltest du dir genau überlegen, welche Informationen in deiner Organisation relevant sein könnten und welche Ziele deine Organisation verfolgt.

Wenn es um die Prozessoptimierung durch Digitalisierung geht, kann es außerdem hilfreich sein, sich zu überlegen, welche Prozesse potenziell ineffizient und so wichtig für die Organisation sind, dass ihre Verbesserung erhebliche Auswirkungen auf das Endergebnis der Organisation haben wird.

2. Deinen Datenbestand validieren

Als Nächstes ist es wichtig, bei der Prozessoptimierung durch Digitalisierung eine Bestandsaufnahme zu machen, welche Daten benötigt werden, um das angestrebte Ziel zu erreichen, und ob du die Daten tatsächlich hast.

Der Schlüssel dazu ist, auf die Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Daten zu achten. Der nächste Schritt betrifft den Erschließungsprozess. Einer der vielen Vorteile von Software oder Automatisierungstools ist, dass Daten aus verschiedenen Quellen importiert und zu Dashboards zusammengestellt werden können.

Schließlich spielt die Validierung eine Rolle. Dabei geht es um die Frage, ob die Ergebnisse korrekt sind.

3. Die Prozessbeschreibung analysieren

Parallel zur Dateninventur ist es von größter Bedeutung zu verstehen, wie ein bestimmter Prozess abläuft.

Die Wertstromkarte ist ein hilfreiches Flussdiagramm, das die wichtigsten Schritte des Prozesses klar darstellt. Das hilft dir enorm bei der Umsetzung der Prozessoptimierung durch Digitalisierung.

4. Die Analyse der bestehenden Prozesse

Die erfassten Daten werden verwendet, um Visualisierungen in Dashboarding-Tools zu erstellen. Je nach Branche und Betrieb können sie bei der Prozessoptimierung durch Digitalisierung bestimmte kritische Leistungsindikatoren (KPIs) anzeigen.

Wenn du dir zum Beispiel die Lieferkette ansiehst, kann z.B ein Dashboard für die Logistik erstellt werden, das Anhaltspunkte und Zusammenhänge aufzeigt, wie z. B. zu spätes Eintreffen an bestimmten Zielorten. Und für vertriebsbezogene Analysen kannst du dir die Anzahl der Transaktionen und Rücksendungen ansehen.

Ein Management-Dashboard kann auch erstellt werden, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie gut verschiedene Mitarbeiter in einer Organisation agieren. Was auch immer der Zweck ist, das Ziel ist es, Engpässe und Schritte zu identifizieren, mit denen Geld gespart werden kann, oder aufzuzeigen, wo sich wiederholende Arbeiten zu einer ineffizienten Leistung führen.

5. Die Optimierung der bestehenden Prozesse

Sobald du die Engpässe kennst, kannst du Prozesse und Verfahren verbessern. Welcher Optimierungsweg eingeschlagen werden soll, hängt vom Prozess ab.

Ein effektives Optimierungsinstrument bei der Prozessoptimierung durch Digitalisierung ist die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA), bei den Maschinen sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten im Prozess übernehmen können.

Du musst immer daran denken, dass die Optimierung ein Prozess ist, der deine ständige Aufmerksamkeit erfordert.

6. Die Überwachung der Prozesse

Du kannst mit Sicherheit sagen, dass die Prozessoptimierung durch Digitalisierung deines Unternehmens ein kontinuierlicher Prozess ist. Verbesserungen müssen analysiert und bei Bedarf angepasst werden.

Deshalb ist es wichtig, dass Dashboards Echtzeit-Visualisierungen enthalten. So kannst du die Auswirkungen von Verbesserungen verfolgen und Entscheidungen auf der Grundlage realistischer Erkenntnisse treffen.

Die Wichtigkeit der Software und Tools für die Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist und welche Anforderungen dein Unternehmen hat, die Tools wie Zapier oder Make sind ein guter Anfang für die Prozessautomatisierung durch Digitalisierung. Außerdem sollten die eingesetzten Tools in der Regel folgende Merkmale aufweisen.

Dynamisch, automatisch und interaktiv

Ein wesentlicher Vorteil von Software und Tools zu Prozessautomatisierung durch Digitalisierung sind, dass Dashboards automatisch aktualisiert werden können, wenn mehr Daten verfügbar sind oder hinzugefügt werden. Das gilt auch für Anpassungen.

Die Geschichte deiner Daten wird durch interaktive Visualisierungen erzählt, die auf Mitarbeiter-, Lieferanten-, Kunden- und Produktebene gefiltert werden können. Ganz gleich, in welcher Branche dein Unternehmen tätig ist, Dashboarding hilft dir, Geschäftsprozesse darzustellen und zu analysieren, um sie zu optimieren.

Die Zugänglichkeit

Dank intelligenter Technologie sind Tools und Software sehr einfach zu bedienen. Es erfordert kaum Aufwand, Filter anzuwenden und Fragen zu stellen ist einfach. Das Einrichten eines Berichts oder eines Dashboards erfordert zwar Fachwissen und Kenntnisse.

Dashboards sind jedoch einfach zu benutzen, wenn relevante Daten mit einem einzigen Klick gefiltert werden können. Das macht Dashboards zum idealen Analysewerkzeug für verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen.

Fit für die Zukunft mit der Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Die Fähigkeit des Unternehmens, Geschäftsprozesse über die internen und externen Grenzen der eigenen Organisation sowie mit Kunden und Partnern zu integrieren, ist von entscheidender Bedeutung. Die Gestaltung der Prozessoptimierung durch Digitalisierung ist der Schlüssel zum richtigen Gleichgewicht zwischen Effizienz, Qualität und Anpassungsfähigkeit und damit zur nachhaltigen Verbesserung von Wettbewerbsfähigkeit und Umsatz.

Dies gilt sowohl für Prozesse in etablierten Geschäftsmodellen als auch für neue Geschäftsmöglichkeiten, die sich durch die Digitalisierung eröffnen. Heute liegt der Fokus zunehmend auf der Neugestaltung der Kundenbeziehung, der Verbesserung des Kundenerlebnisses und der Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen.

Der Erfolg deiner Digitalisierungsstrategie wird maßgeblich von der Qualität der implementierten Prozessoptimierung durch Digitalisierung bestimmt.


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Mathias schreibt über transformative Digital- und Technologietrends, der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Die Entwicklungen der Megatrends: von Cloud bis KI, von AR/VR bis 5G, den digitalen Arbeitsplatz, Management, Leadership und die Zukunft der Arbeit.

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